وصف نظام العمل الجماعي للشركات - نظام التيم وكس .

صمم نظام العمل الجماعي لبرنامج التيم وكس لتحقيق أفضل مستويات الإدارة وعمليات الإنتاج في الشركة. فباستخدامه يمكن تنظيم العمليات الإدارية داخل الشركة وجعلها أكثر شفافية وتسرع  في عملية اتخاذ القرار بناءاً على المعلومات الشاملة والمتوفره.


إضافة الى ذلك، يتم تخزين كافة المعلومات الخاصة بالعملاء وتاريخ التعاون معهم والوثائق المختلفة والمهام والمناقشات في نظام التيم وكس. فتكون كافة هذه المعلومات متوفرة في مكان واحد ومتاحة لك من أي مكان في العالم.


نظام التيم وكس يحتوي على كل ما من شأنه المساعدة في توفير العمل الفعّال والكفؤ للشركة. ويشتمل النظام على ما يلي:


1. دائرة الموظفين

تتضمن هذه الوحدة من النظام كافة المعلومات الخاصة بالموظفين: البيانات الشخصية، العنوان، جهات الاتصال (الرسائل الفورية، البريد الإلكتروني، أرقام الهواتف) ومعلومات عن عمل الموظف في الشركة. كما يمكن حفظ نسخ من الوثائق الخاصة بذلك الموظف في النظام، مثل عقد العمل وصورة عن جواز السفر والتقارير الطبية، إلخ.



كما يتم الاحتفاظ بسجلات دوام الموظفين في هذا النظام، الأمر الذي يسهّل عملية متابعة موظفي الشركة الذين يعملون أكثر من غيرهم، وأيضاً أولئك الذين يعملون أقل من غيرهم من الموظفين. كما يعكس هذا البرنامج الهيكل التنظيمي للشركة. ففي أغلب الأوقات، يساعد أي تحليل بسيط في الكشف عن تكرار الوظائف وعدم كفاءة الهيكل التنظيمي


جرب<  عمل اختبار تجريبي في إدارة شؤون الموظفين

2. المهام

ستخدم هذه الوحدة من النظام بهدف توزيع المهام الوظيفية على الموظفين ومتابعة إنجازاتهم. ففي حال حدوث مشكلة، يمكن تحديد المهمة ومن ثم تكليف الموظفين الذين سيكونون مسؤولين عنها، وبعدها سيكون بالإمكان متابعة الأسلوب التي تم فيه إنجاز المهمة. يمكنك من خلال هذه الوحدة إجراء المناقشات المختلفة ونشر الصور وملفات الصوت والفيديو. سيساعد هذا على حل المشاكل التي تعترض العمل بسرعة وكفاءة


تتميز المهام في نظام TeamWox عن وسائل الاتصال الاعتيادية (البريد الإلكتروني، المكالمات الهاتفية، الرسائل الفورية) بميزة إضافية عند حل مشاكل العمل. فبعد إجراء محادثة هاتفية مع زميلك فإنك ستعتمد على ذاكرتك لاستعادة تفاصيل المحادثة. بينما تحتفظ رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية بالمعلومات، غير أنها تكون غير منسقة والبحث عنها يستغرق وقتاً طويلاً.


أبطلت المهام في نظام TeamWox هذه المساوئ. فبعد إغلاق المهمة ستكون قادراً على العثور عليها في الأرشيف ومراقبة تفاصيلها: الأشخاص الذين اشتركوا في المناقشات، كيفية تنفيذ المهمة، والقرارات التي اتخذت. كما ستكون قادراً على إثارة الموضوع مرة أخرى إذا تطلب الأمر.


يساعدك نظام إعداد تقارير المهام الأوتوماتيكي على تقييم إنتاجية عمل الموظفين. ستتمكن دائماً من معرفة الموظفين الذين يبذلون جهداً لإنجاز العمل وأولئك الذين يشكل عملهم المساهمة الأكبر في عمل الشركة. باستخدام مهمة إعداد التقارير في نظام TeamWox تصبح عملية  تحليل كفاءة الموظفين أكثر سهولة وسرعة.

See how Tasks work in TeamWox Demo

!

3. إدارة الوثائق

صمم هذا البرنامج لبناء عمل فعال فيما يتعلق بالوثائق. يمكنك تخزين أي وثيقة بصورة إلكترونية في هذا البرنامج كالاتفاقيات والبيانات والصورة المقروءة ضوئياً وأي نوع آخر من الوثائق.

تجعل خاصية دعم الإصدارات التي يوفرها نظام TeamWox من العمل الجماعي بالوثائق ممكناً. حيث يقوم أحد الموظفين بإنشاء وثيقة ومن ثم يرسلها لك لتوقيعها؛ عندئذ تقوم بعمل بعض التعديلات والإضافات ومن ثم تعيد الوثيقة الى الموظف لإجراء التعديلات المطلوبة. وقد يتكرر هذا الإجراء الى إن تقرر أن الوثيقة جاهزة وتضع توقعك الإلكتروني عليها. إن خاصية نظام TeamWox المهمة هي أنك تعمل دائماً على آخر أصدار من الوثيقة؛ وفي ذات الوقت، تكون الإصدارات السابقة من الوثيقة محفوظة في النظام.


كما يمكنك تخزين الوثائق التي تصلك عبر البريد الإلكتروني مرفقة بالمهام أو من خلال تعليقات اللوحة. والعكس صحيح، إذ يمكن ارسال الوثائق المخزنة في النظام من خلال البريد الإلكتروني وإرفاقها في المهام أو في تعليقات اللوحة. إضافة الى ما تقدم، يمكنك ربط الوثائق بأي شركة أو الأشخاص الذين يمكنك الاتصال بهم. كل ما تقدم سيجعلك قادراً في المستقبل على العثور على أي وثيقة ودراستها.


Try Document Management in TeamWox Demo



4. رسائل البريد الإلكتروني


أصبح البريد الإلكتروني من وسائل الاتصال الشعبية بحيث لا يمكننا أن نتخيل الحياة العملية بدونه. فهو بلا شك أكثر أدوات الاتصال شيوعاً للتواصل مع العملاء والموردين. يتضمن نظامTeamWox برنامجاً للبريد الإلكتروني، لكنه الآن مرتبط بالنظام الكامل؛ وهذه الخاصية مهمة للغاية في العمل الجماعي.

يمكنك من خلال نظام TeamWox إنشاء حساب واستقبال الرسائل الإلكترونية من العديد من العناوين في الوقت نفسه شأنه شأن برامج البريد الإلكتروني الأخرى كـ Outlook Express. كما يمنك هنا إعداد وتهيئة المرشحات التي تساعدك على فرز الرسائل وتصنيفها إوتوماتيكياً. لكن هذا ليس بأهم أمر.


كما خصص لكل مستخدم في نظام TeamWox صندوق بريد يسمى "المخصص"، يستلم المستخدم الرسائل الإلكترونية التي أرسلها له\لها الموظفون الآخرون. مثلاً، قد تحتاج إلى نصيحة من موظف معين لحل مشكلة أحد العملاء. هنا، لن تقوم بتوجيه الرسالة الإلكترونية الى ذلك الموظف، بل ستخصصه له من خلال مهمة. وهنا ستكون قادراً على رؤية الرد الذي أرسلة المختص إلى العميل. يمكنك أيضاً مناقشة الموضوع مع الموظف المختص أولاً ومن ثم ترسل الرد. يمكنك أن تخصص الرسالة الإلكترونية إلى موظفين آخرين أو إلى دائرة أخرى في الشركة إذا تطلب الأمر ذلك.


إن دمج برنامج البريد الإلكتروني مع نظام العمل الجماعي يعطي ميزة إضافية للنظام، حيث يمكنك أن ترفق أي ملف مخزن في برنامج الوثائق مباشرة في النظام. إضافة إلى ذلك، يساعدك نظام مشاركة الوثائق على عدم الاكتراث لمشكلة "إنها ليست الإصدار الأخير".


أخيراً، إن أهم ميزة في برنامج البريد الإلكتروني تكمن في إمكانية تخزين جميع المراسلات التي تتم مع العملاء بشكل أوتوماتيكي في برنامج الشركات والأشخاص. فعندما يتم تخصيص رسالة إلكترونية إلى الموظف المعني، سيكون بالإمكان من خلال وحدة الشركات العثور على المراسلات التي تمت مع العميل وتقييم الأعمال التي ينفذها الموظفون.

Create your e-mail account on TeamWox demo server!


5.الشركات و الاستعلامات

من الأهمية بمكان استعمال قاعدة بيانات للعملاء والأشخاص الذين يمكن الاتصال بهم. إذ من الأنسب الاحتفاظ بكافة معلومات الشخص الذي يمكن الاتصال به، بما في ذلك أرقام الهواتف والعناوين وأرقام الفاكس وغيرها من المعلومات لتكون في متناول اليد دائماً. كما أنه من المناسب الاحتفاظ بكافة الوثائق المرتبطة مع الشركاء إضافة إلى المعلومات الأخرى المفيدة. كل هذه الإمكانيات متوفرة في نظام   TeamWox.

من خلال هذه الوحدة في نظام TeamWox، ستتوفر القدرة على الاحتفاظ بقاعدة بيانات تفصيلية لكل العملاء والموردين، بحيث تشمل على المعلومات التالية: العناوين والأشخاص الذين يمكنك الاتصال بهم، كما يمكن تخزين كافة الوثائق والرسائل الإلكترونية والمناقشات التي تمت مع عميل معين.


ويمكن بالطبع تحديد صلاحيات مختلفة للوصول والتواصل مع العملاء. فعلى سبيل المثال، يمكن إعطاء المدراء ذوي الخبرة صلاحية العمل مع العملاء المهمين في حين لن يعلم الموظفون الأخرون بوجود هذه المجموعة. عند التعامل مع نظام TeamWox لن تكون هناك أية مخاوف من فقدان إمكانية التواصل مع العميل في حال ترك الموظف العمل. كما سيتم الحفاظ على كامل تاريخ العمل والتعاون مع العميل.


الأهم من هذا كله هو استخدام كافة الموظفين في الشركة لقاعدة بيانات واحدة. كيف تتم إدارة الأعمال مع العملاء؟ إليك هذا المثال: تكون إحدى الدوائر مسؤولة عن الاتفاقيات بينما تكون أخرى مسؤولة عن الدعم وثالثة مسؤولة عن المبيعات. يجب أن يكون لكل من هذه الدوائر في هذه الحالة قاعدة بيانات خاصة بالعملاء وتاريخ خاص باتصلاتهم مع العملاء وتقاريرهم الخاصة بهم. هذا يعني أن كل دائرة في الشركة لن تعلم أي شيء عن عمل الدوائر الأخرى.


يعتبر نظام TeamWox وسيلة ممكنة لوضع كافة المعلومات المتعلقة بالعملاء في مكان واحد، وهو ما سيحسن العمل في الشركة كلها. لن تكون هناك حاجة لاستخدام قواعد بيانات مختلفة أو اتباع سياسات مختلفة اتجاه العملاء. يمكن الآن الحصول على تقارير شاملة لقاعدة البيانات بأكملها. ستكون هذه المعلومات في متناول اليد دائماً من خلال نظامTeamWox.


وضح لك التقارير الأتوماتيكية حول العملاء الوضع القائم. يمكن معرفة عدد العملاء الجدد الذين يتم التعامل معهم خلال الشهر الواحد، وأيضاً المدير الذي استطاع جذب أكبر عدد من العملاء، والعملاء الذين قرروا عدم الاستفادة من خدمات شركتك والموظف المسؤول عن ذلك. للحصول على مثل هذه المعلومات، لن تكون هناك حاجة للرجوع إلى دوائر مختلفة ولن تعاني من التأخير أو التخريب الذي قد يتسبب به الموظفون، إذ سيتم عمل ذلك كله أوتوماتيكياً وفورياً وبشكل يسهل الحصول عليه

Check Clients and Contacts in TeamWox Demo!

6.المنتدى


لا تهتم الشركات كثيراً "بسياسة المنزل" فتظهر الصعوبات في هذا المجال. ولا يعلم الموظفون دائماً ما الذي تفعله الإدارة بالضبط أو سببه أو إلى أين تتجه الشركة. تشكل لوحة نظامTeamWox المكان الداخلي الأنسب الذي يمكن من خلاله نشر كافة أخبار وسياسات الشركة لكافة الموظفين.


من المهم معرفة ما يحب الموظفون الذين يعملون في الشركة وما يفضلون. توفر اللوحة إمكانية الحصول على مثل هذه المعلومات التي تعتبر انطباعات وتعليقات الموظفين. يمكن هنا التعرف على الزملاء واكتشاف المشاكل المحتملة والحد منها.


إضافة إلى ذلك، يمكن أن تصبح لوحة TeamWox بديلاً عن الإجتماعات الطويلة. فيمكن تأسيس موضوع خاص منفصل ودعوة أولئك الذين يحتاجون إلى حل للمشكلة لإجراء النقاش الضروري. لن يعلم الموظفون الآخرون أي شيء عن هذا الإجتماع السري. كما يمكن من خلال اللوحة العثور بسهولة على الحلول المثلى دون الحاجة الى صرف انتباه الموظفين عن عملهم اليومي لساعات عديدة.

Communicate in Board of TeamWox Demo!


7. نظام البحث


من أهم المهام التي تضطلع بها الشركات الحديثة عمليات تخزين البيانات والبحث السريع والوصول إلى المعلومات. ويمكن تخيّل الوقت الذي قد يستغرق الموظفون للبحث عن اتفاقية جرت مع العميل قبل ثلاث سنوات. وقد كانت مثل هذه المشاكل السبب لإيجاد أنظمة البحث باهظة الثمن. يشمل نظام TeamWox برنامج بحث مجاني للمستخدمين.


يعمل محرك البحث في النظام على جميع قواعد البيانات وفي كل البرامج. يمكن من خلال استخدام نظامTeamWox العثور على الوثائق الضرورية والرسائل الإلكترونية والمهام والمواضيع المنشورة في اللوحة بسرعة. إضافة إلى ذلك، يتضمن هذا النظام خاصية البحث المركب. وهذا يعني أن النظام يبحث عن كافة تنوعات الكلمة المدخلة، على سبيل المثال، إذا أدخلت كلمة "سوق" فإن برنامج البحث سيبحث عن "السوقي" و "تسويق"، إلخ.


كما يوفر النظام خاصية البحث المتقدم، حيث يمكن وضع حدود زمنية معينة أو تحديد مؤلف وثيقة أو رسالة أو الموظفين المخصصين. يساعد نظام الفرز هذا على تحديد نتائج البحث وعلى توفير الوقت الثمين.


فباستخدام نظام TeamWox يمكن الآن العثور على المعلومات الضرورية بسرعة دون الحاجة لصرف انتباه الموظفين عن أعمالهم.

Use TeamWox Search Engine!


8. تقارير النظام

من المستحيل إدارة أية شركة دون توفر معلومات دقيقة وأصيلة عن الوضع القائم. ويتم توفير كافة هذه المعلومات إلى إدارة الشركة بصورة تقارير. للحصول على أحد هذه التقارير، يتم في الغالب تحديد المهمة ثم يقوم أحد الموظفين بإضاعة بعض الوقت في إعداد وتحضير هذا التقرير. ويقوم موظف آخر في دائرة أخرى بإضاعة بعضاً من وقته في إعداد تقرير آخر، وهكذا. وكما هو الحال، يكون من المستحيل في أغلب الأحيان مقارنة تقارير الدوائر المختلفة وبالتالي لن يتم الحصول على صورة شاملة للوضع القائم

 

لحسن الحظ لا ينطبق ذلك على التقارير التي يوفرها نظام TeamWox. فهذه التقارير أولاً أوتوماتيكية ولا تحتاج لصرف انتباه الموظفين عن أعمالهم لإعدادها. وهي ثانياً جزء من تقارير النظام وهي منسقة بشكل جيد. وثالثاً تجعل مركزية المعلومات ضمن نظام واحد عملية الحصول على تقرير واحد عام عن الشركة أمر غاية في السهولة. ورابعاً ونظراً للأتمتة، يكون كل تقرير يتم الحصول عليه في أي لحظة ذو فعالية.


هناك عدد متنوع من التقارير في نظام TeamWox تتراوح من تقارير حضور وغياب الموظفين الى تقارير كفاءة تعاملهم مع العملاء. إضافة إلى ذلك، هناك تقارير على مستوى العملاء يمكن استخدامها لأغراض التسويق والتخطيط. يعتبر نظام التقارير في TeamWox وسيلة جديدة للعمل بالمعلومات الفعلية – بأسلوب أوتوماتيكي وهو الأسلوب الأسرع والأسهل.


Learn more about Reports on TeamWox demo server!


9.المساعد الفوري

اغلقت العديد من الشركات الوصول إلى الرسائل الفورية لموظفيها ، سواء من أجل الأمن ومنع إضاعة الوقت في عمل الأنشطة غير. صحيح ، يمكن عبر مراسل موظف تسرب بعض المعلومات سرية للغاية. أما السبب الثاني -- الوقت المستغرق في العمل غير الدردشة هائلة.
 

نظام TeamWox يقدم لك المدمج في الدردشة التي يمكن أن تساعدك على حل هذه المشاكل. المحادثة يوفر اتصال آمن تماما لموظفيك ، بينما يمكنك التأكد من أن جميع المعلومات ستبقى سرية داخل شركتك ، لأنه يتم تشفير كافة الرسائل. وبالاضافة الى هذا ، يمكن للقناة TeamWox تعمل بوصفها ميزة مساعد على الانترنت ، وتمكين الموظفين الخاص بك للاتصال مع العملاء ومختلف المنظمات. جميع رسائل الدردشة يتم تسجيل ويتم حفظ المعلومات تلقائيا في تاريخ الاتصال الخاصة بك مع عميل. لذلك ، سوف تكون قادرة على العثور بسهولة على المعلومات اللازمة كلما كنت في حاجة إليها.

Use Online Assistant in TeamWox Groupware! 


10.قسم الاستعلامات

هذا هو أداة لتحديد وتخطيط ومراقبة المهام. العمل هنا ينقسم إلى مجموعات الخدمة أنشئت خصيصا ، والتي تشمل الموظفين المسؤولين عن مشاريع معينة (أو المنتجات). يمكن كل مجموعة تحتوي على فئات مختلفة وفقا لطلب انواعها وأهمية ، وما إلى ذلك ، والمنتجات المختلفة وكذلك معالجتها في هذه المجموعة.

والفرق الرئيسي لمكتب الخدمة من وحدة المهام هو معالجة مشكلة تنظيم صارم. أكثر رسمية السيطرة على هذه العملية في مكتب خدمة بالمقارنة مع المهام. والغرض الرئيسي من مهام هو تبادل البيانات بسرعة داخل الشركة ، في حين يهدف مكتب الخدمة في حل المشاكل المختلفة وتحقيق المهام الهامة. ويتم التحكم فيها بدقة هذه العمليات من قبل المشرفين. ومثل هذه السيطرة على العملية تسمح بسرعة حل كل المشاكل التي تظهر داخل شركتك وتلك من العملاء. وحقق واحدة من خلال دمج هذه الأخيرة وحدة مع المواقع الخارجية

يتم تخزين كافة الرسائل الواردة من مكتب الخدمة في النظام وملزمة لبعض المنظمات. مع التكامل من هذا القبيل ، يمكن للعملاء المشاركة بنشاط في التواصل مع فريق الدعم الخاص بك واتبع ولاية هيس / تجهيز طلبها. بسبب هذه الاحتمالات ، والخدمة المكتبية هي أداة مثالية لفريق الدعم الفني في أي شركة.

 

 Try Service Desk in TeamWox Groupware!


11. المحاسبة و بريد البنك

غالبا ما يكون رئيس الشركة ترغب في المقشود على المال الشركة تدفقات دون الخوض في التفاصيل المالية. title="">ويمكن في المجاميع TeamWox يمكن الحصول على هذه المعلومات من وحدة المحاسبة. هذا النظام لإصدار الفواتير وتسجيل الدفع هي مساعدة حقيقية في المسائل المالية. تم تصميم نظام لحفظ المعلومات عن جميع العمليات المالية للشركة. يتم إنشاء كتاب منفصل لكل مشروع ، حيث يتم توزيع جميع العمليات المالية. في المحاسبة يمكنك الحصول على معلومات بسرعة على دفعات مع أي من المقاولين الخاص. مثل في TeamWox كامل ، يتم إنشاء التقارير الآلي لتعكس بيانات عن منظمات والعملاء والمنتجات. يجري إدماج المحاسبة مع المنظمات ، فإنه من السهل على هذا النحو!
 

 ميزة أخرى مفيدة من وحدة المحاسبة هو ما يسمى ب "دورية". تقريبا كل شركة للتعامل مع الفواتير التي تحتاج إلى أن تصدر بانتظام -- يومية وأسبوعية وفصلية أو سنوية. TeamWox في كل ما عليك القيام به هو تحديد وتيرة في تفاصيل الفاتورة ، وبما أن يحين الوقت ، سيتم تغيير الفاتورة تلقائيا.

لتحسين عمليات المحاسبة، لقد قمنا بتطوير وحدة البريد البنكي. حيث يتصل تلقائيا مع البنوك ونظم الدفع الظاهري (ويب موني، بي بال، الخ) ، حيث يقوم بتحميل البيانات على جميع المبالغ المدفوعة من الحسابات المشار إليها و تلقائيا يسندها الى الحساب المقصود. ويرتبط  " البريد البنكي"ارتباطا وثيقا  إلى وحدة "المحاسبة"، ويسمح لضبط وتوجيه المعاملات الواردة وهذا يؤدي تلقائيا لتوزيع المعاملات و المدفوعات بشكل صحيح مع المنظمات أو الشركات

لإدارة المحاسبة هذا يعني أنه لم يعد ضروريا للذهاب يوميا للبنك لدفع الفواتير ، ومراقبة تدفق الأموال من خلال فحص الحسابات بانتظام على حسابات العميل .كل هذا يساعد مديري المبيعات دائما الوصول إلى أحدث المعلومات عن الفواتير والمدفوعات للعملاء

بدلا من إنشاء حساب جديد في كل مرة ، وجعل واحدة واحدة ، وإنشاء تواترها ونسيانها.


مع سيطرة نظام TeamWox على الشؤون المالية أمرا سهلا كما لم يحدث من قبل!


Test Accounting in TeamWox Groupware!