برنامج التيم وكس - شفافية في العمل و الأنشطة

قد يكون لدى كل شركة حديثة مئات أو حتى آلاف المهام يومياً. إضافة إلى ذلك، يكون لدى الشركة مشاريع عديدة بحاجة إلى التخطيط والتنفيذ والتحكم. وهذه هي طريقة تنظيم عملية حل المشاكل والتي تعتمد عليه ربحية الشركة ونجاحها.

TeamWox is a Transparency of Work Activities

تعتبر الهواتف والبريد الإلكتروني والرسائل الفورية وسائل طبيعية لإعطاء الأوامر ومراقبة تنفيذها إلى يومنا هذا. مع ذلك تعتبر هذه الوسائل غير فعالة. غالباً ما تتضمن عملية حل المشاكل عشرات الرسائل المتبادلة والمكالمات الهاتفية والمناقشات الطويلة والمحادثات الشخصية. إضافة إلى ذلك، تتوزع المعلومات كلها بين البرامج والتطبيقات العديدة الكثيرة. إذا احتجت لتذكر من الذي اقترح الحل وتحت أية الظروف فإن ذلك سيستغرق وقتاً طويلاً لا محالة. علاوة على ذلك المعلومات القيمة تكون عرضة للضياع.


سيكون استخدام نظام التيم وكس أسهل بكثير لهذا الغرض. فبدلاً من استخدام أدوات الاتصال العديدة، فإنك ستبدأ في استخدام وسيلة واحدة فقط، ألا وهي المهام في نظام التيم وكس. ستكون متأكداً من أنك ستعثر دائماً على آخر الأخبار المتعلقة بحل مشكلة معينة. يمكنك الآن تخصيص المهام للموظفين المساعدين والسيطرة على تنفيذ الحلول وإجراء التغييرات أو الإضافة عليها إذا ما تطلب الأمر. علاوة على ذلك، ستكون قادراً دائماً على رؤية تاريخ عملية حل المشاكل.


توفر لك التقارير الذاتية الأوتوماتيكية إمكانية إدارة شركتك على مستوى جديد. فمن خلال نظام التيم وكس يمكنك الحصول على تقارير عن إنتاجية الموظفين، ودرجة إنجاز المشاريع، والعمل مع العملاء، الى غير ذلك من التقارير. يمكنك تتبع التطور الحالي دائماً وأن تكون دائماً على تواصل مع الوضع في الشركة.


إنسَ أمر الكميات القليلة من المعلومات الغريبة وعدم موثوقية بيانات المهام والمشاريع في الوقت المناسب. يتيح لك نظام التيم وكس الوصول الى الشفافية في حل مشاكل الإنتاج ويوضح حقائق الوضع في الشركة.


التعامل الفعال مع الوثائق والوصول لها من أي مكان في العالم

نقوم بمعالجة كميات ضخمة من الوثائق كل يوم ويكون ذلك غالباً عمل جماعي حيث يقوم العديد من الأشخاص بمعالجة نفس الوثيقة. وهذا من شأنه أن يبطيء من تحضير الإصدار الأخير من الوثيقة.


TeamWox is an efficient work with documents and access from anywhere in the world

تخيل أنك دائماً ما تحتاج إلى الانتظار للتعديلات التي يقوم بها زملاؤك، ونتيجة لهذه التصحيحات ينتج عدد من الإصدارات التي يجب دمجها للحصول على الوثيقة النهائية. إن التأشير على الوثائق بعلامات حمراء أو بكتابة ملاحظة "هذه ليست الإصدار الأخير" سيعقد العمل. وينتج عن ذلك استغراق وقت في تحضير وثيقة واحدة أكثر من اللازم.


يتيح لك نظام التيم وكس تنظيم العمل الجماعي بالوثائق بفعالية وتجنب المشاكل المذكورة سابقاً. يوفر لك هذا النظام   بنية بسيطة وواضحة لحفظ الملفات. . يمكنك تحميل أية ملفات الى الخادم والعمل بها. كما تتيح خاصية التحكم بالإصدارات لجميع الموظفين العمل بالوثائق في وقت واحد وهذا يعني تجاهل مشكلة "هذه ليست الإصدار الأخير". حتى أن بأمكانك وزملاؤك إجراء التغييرات على النسخة الأخيرة من الوثيقة. كما يمكنك التخلص من أكوام الورق وحل مشاكل دمج إصدارات الوثيقة المختلفة التي يوفرها الموظفون. يمكنك الآن نسيان أمر مشاكل العمل بالوثائق الورقية وبدء العمل بفعالية.


ومن الميزات الممتعة الأخرى التي يوفرها نظام التيم وكس إمكانية الوصول إليه من أي مكان في العالم. فما أن تحمل الوثيقة في النظام، فإنك تستطيع فتحها من أي مكان. وهذا ينطبق على كافة المهام والعملاء والأشخاص الذين يمكن الاتصال بهم ومنتدى الشركة الداخلي (اللوحة). أصبح هذا النظام مكاناً لتخزين كافة المعلومات ما يسمح لك بالتوافق مع شركتك في أي وقت.


تهيئة سياسة ثابتة للعلاقة مع العملاء

العميل هو شخص مهم لأي شركة دائماً. يعتمد أمن الاقتصاد في شركتك على جودة العمل مع العملاء. على كل حال، يحدث غالباً أن تنفصل دائرة المبيعات عن دائرة المحاسبة وعن دائرة علاقات العملاء؛ إذ أن لمدراء المبيعات قواعد عملاء خاصة بهم وتقاريرهم الخاصة أيضاً، بينما تمتلك الدوائر المختلفة معلومات مختلفة عن نفس العملاء.


TeamWox is a consistent customer relationship policy

نتيجة لذلك تتكرر بعض العمليات في الدوائر المختلفة في الشركة ولا تتطابق تقاريرها غالباً. علاوة على ذلك، لن تستطيع البحث في تاريخ العلاقات مع عميل معين نظراً لعدم تنسيق البيانات. على سبيل المثال، إذا تواصل عميل مع أحد الموظفين، فإن هذا الموظف لن يكون على علم بالمناقشات أو الاجتماعات أو المراسلات أو الاتفاقيات الشفوية التي تمت بينك وبين ذلك العميل.


تضيف هذه الجوانب تضارباً إلى العمل مع العملاء وتحد من الفعالية العامة للشركة كلها. يتيح لك نظام التيم وكس تحسين جودة وسرعة العمل مع العملاء كما يسهل من عملية تحليل الوضع.


أولاً، يمكنّك نظام التيم وكس من استبدال عدد من قواعد العملاء في قاعدة واحدة فقطلن يضطر الموظفون من الدوائر المختلفة وضع معلومات عن نفس العملاء في برامجهم بعد الأن. كما يتيح لك ذلك أن تمركز كافة معلومات العميل في مكان واحد بحيث يطلع جميع الموظفين على العلاقات السابقة والمعاملات التي تمت مع ذلك العميل. يمكنهم الأن العمل مع العملاء بثبات والعرض عليهم ما يحتاجونه فعلياً. كما أن إعداد التقارير يصبح سهلاً. إن التعامل مع قاعدة البيانات الموحدة يسهل عملية تقييم الجهود المبذولة من قبل كل موظف لخدمة كل عميل، كما يسهل عملية تقييم جودة خدمات ما بعد البيع، إلخ.


سياسات داخلية وعلاقات عامة فعالة

TeamWox is an effective internal policy and PR

الشركة هي كائن حي. يستجيب كل شخص يعمل فيها بشكل مختلف للإجراءات التي تتخذها الإدارة. في بعض الأحيان، لا يتم الترحيب بالخطوات التي تتخذها إدارة الشركة، لذا يتطلب الأمر توضيح هذه الإجراءات في هذه الحالة. يمكن عقد اجتماع عام للموظفين لتوضيح الأمر، ما يعني صرفهم عن العمل لبضع ساعات. لكن ماذا لو كان للشركة فروع في مدن أو دول أخرى؟ يمكنك أيضاً ارسال رسالة إلى كافة الأشخاص المعنيين، لكن في هذه الحالة، سيكون من الصعب استطلاع الأراء ولن يكون ذلك كالمطلوب.


يناسب نظام التيم وكس جميع هذه الحالات. يمكنك توضيح وجهة نظرك لكل موظف بسهولة وسرعة. كما يمكنك الحصول على أرائهم وانطباعاتهم لأن كل شخص في الشركة يستطيع التعبير عن رأيه حول أي موضوع. باستخدام نظام التيم وكس يمكنك إعلام جميع الموظفين بآخر التطورات والنجاحات أو العثرات في الشركة.

إن الصحف والنشرات الإخبارية والاجتماعات عابرة ولم تعد وسائل فعالة بعد الآن. إضافة إلى ذلك، لا توفر وسائل الاتصال هذه انطباعات مقبولة، لذا لا يمكنك الاعتماد عليها لمعرفة ما يدور في خلد الموظفين. بينما لن تعترضك هذه المشاكل إذا استعملت هذا النظام على الإطلاق. يختصر هذا النظام المسافة بينك وبين موظفيك. فهو يتيح لك الحوار معهم بكل معنى الكلمة ليس فقط إعلامهم عن أمر ما.

 خفض التكلفة والربح في الإنتاجية

TeamWox reducing expenses and boosting the productivityهذا النظام يحسن العديد من عمليات الإنتاج في الشركة. وتستبعد عمليات غير منتج من العمل الروتيني ، وعمليات أخرى كثيرة تصبح أكثر فعالية. الموظفين توقف عن قضاء الوقت في البيروقراطية ، وأمروا أسرع وتقاريرها عن تنفيذ التعليمات الخاصة بك أو طلبات تأتي في وقت أقرب. يمكنك قضاء وقت أقل بكثير عن رصد أنشطة المرؤوسين الخاص ، وفهم آخر التطورات في الشركة أو في البحث عن البيانات اللازمة.

مع نظام
التيم وكس، يمكنك انت والموظفين عمل المزيد و باقل جهد خلال الفترة الزمنية نفسها. وهذا ما يضمن النمو في إنتاجية الموظف ، ولكل فرد في الشركة ككل ، في حين أن انخفاض تكاليف تنفيذ عمليات مختلفة. ونتيجة لذلك ، تدريجيا تتحسن عمليات الإنتاج  في الشركة وتصبح أكثر كفاءة وقدرة على المنافسة.




Check how it works on TeamWox demo server!