قد يكون لدى كل شركة حديثة مئات أو حتى آلاف المهام يومياً. إضافة إلى ذلك، يكون لدى الشركة مشاريع عديدة بحاجة إلى التخطيط والتنفيذ والتحكم. وهذه هي طريقة تنظيم عملية حل المشاكل والتي تعتمد عليه ربحية الشركة ونجاحها.

تعتبر الهواتف والبريد الإلكتروني والرسائل الفورية وسائل طبيعية لإعطاء الأوامر ومراقبة تنفيذها إلى يومنا هذا. مع ذلك تعتبر هذه الوسائل غير فعالة. غالباً ما تتضمن عملية حل المشاكل عشرات الرسائل المتبادلة والمكالمات الهاتفية والمناقشات الطويلة والمحادثات الشخصية. إضافة إلى ذلك، تتوزع المعلومات كلها بين البرامج والتطبيقات العديدة الكثيرة. إذا احتجت لتذكر من الذي اقترح الحل وتحت أية الظروف فإن ذلك سيستغرق وقتاً طويلاً لا محالة. علاوة على ذلك المعلومات القيمة تكون عرضة للضياع.

سيكون استخدام نظام TeamWox أسهل بكثير لهذا الغرض. فبدلاً من استخدام أدوات الاتصال العديد، فإنك ستبدأ في استخدام وسيلة واحدة فقط، ألا وهي المهام في نظامTeamWox. ستكون متأكداً من أنك ستعثر دائماً على آخر الأخبار المتعلقة بحل مشكلة معينة. يمكنك الآن تخصيص المهام للموظفين المساعدين والسيطرة على تنفيذ الحلول وإجراء التغييرات أو الإضافة عليها إذا ما تطلب الأمر. علاوة على ذلك، ستكون قادراً دائماً على رؤية تاريخ عملية حل المشاكل.

توفر لك التقارير الذاتية الأوتوماتيكية إمكانية إددارة شركتك على مستوى جديد. فمن خلالTeamWox يمكنك الحصول على تقارير عن إنتاجية الموظفين، ودرجة إنجاز المشاريع، والعمل مع العملاء، الى غير ذلك من التقارير. يمكنك تتبع التطور الحالي دائماً وأن تكون دائماً على تواصل مع الوضع في الشركة.

إنسَ أمر الكميات القليلة من المعلومات الغريبة وعدم موثوقية بيانات المهام والمشاريع في الوقت المناسب. يتيح لك نظام TeamWox الوصول الى الشفافية في حل مشاكل الإنتاج ويوضح حقائق الوضع في الشركة.

التعامل الفعال مع الوثائق والوصول لها من أي مكان في العالم

نقوم بمعالجة كميات ضخمة من الوثائق كل يوم ويكون ذلك غالباً عمل جماعي حيث يقوم العديد من الأشخاص بمعالجة نفس الوثيقة. وهذا من شأنه أن يبطيء من تحضير الإصدار الأخير من الوثيقة.

تخيل أنك دائماً ما تحتاج إلى الانتظار للتعديلات التي يقوم بها زملاؤك، ونتيجة لهذه التصحيحات ينتج عدد من الإصدارات التي يجب دمجها للحصول على الوثيقة النهائية. إن التأشير على الوثائق بعلامات حمراء أو بكتابة ملاحظة "هذه ليست الإصدار الأخير" سيعقد العمل. وينتج عن ذلك استغراق وقت في تحضير وثيقة واحدة أكثر من اللازم.

يتيح لك نظام TeamWox تنظيم العمل الجماعي بالوثائق بفعالية وتجنب المشاكل المذكورة سابقاً. يوفر لك نظام TeamWox  بنية بسيطة وواضحة لحفظ الملفات. . يمكنك تحميل أية ملفات الى الخادم والعمل بها. كما تتيح خاصية التحكم بالإصدارات لجميع الموظفين العمل بالوثائق في وقت واحد وهذا يعني تجاهل مشكلة "هذه ليست الإصدار الأخير". حتى أن بأمكانك وزملاؤك إجراء التغييرات على النسخة الأخيرة من الوثيقة. كما يمكنك التخلص من أكوام الورق وحل مشاكل دمج إصدارات الوثيقة المختلفة التي يوفرها الموظفون. يمكنك الآن نسيان أمر مشاكل العمل بالوثائق الورقية وبدء العمل بفعالية.

ومن الميزات الممتعة الأخرى التي يوفرها نظام TeamWox إمكانية الوصول إليه من أي مكان في العالم. فما أن تحمل الوثيقة في النظام، فإنك تستطيع فتحها من أي مكان. وهذا ينطبق على كافة المهام والعملاء والأشخاص الذين يمكن الاتصال بهم ومنتدى الشركة الداخلي (اللوحة). أصبح نظامTeamWox مكاناً لتخزين كافة المعلومات ما يسمح لك بالتوافق مع شركتك في أي وقت.

تهيئة سياسة ثابتة للعلاقة مع العملاء

العميل هو شخص مهم لأي شركة دائماً. يعتمد أمن الاقتصاد في شركتك على جودة العمل مع العملاء. على كل حال، يحدث غالباً أن تنفصل دائرة المبيعات عن دائرة المحاسبة وعن دائرة علاقات العملاء؛ إذ أن لمدراء المبيعات قواعد عملاء خاصة بهم وتقاريرهم الخاصة أيضاً، بينما تمتلك الدوائر المختلفة معلومات مختلفة عن نفس العملاء.

نتيجة لذلك تتكرر بعض العمليات في الدوائر المختلفة في الشركة ولا تتطابق تقاريرها غالباً. علاوة على ذلك، لن تستطيع البحث في تاريخ العلاقات مع عميل معين نظراً لعدم تنسيق البيانات. على سبيل المثال، إذا تواصل عميل مع أحد الموظفين، فإن هذا الموظف لن يكون على علم بالمناقشات أو الاجتماعات أو المراسلات أو الاتفاقيات الشفوية التي تمت بينك وبين ذلك العميل.

تضيف هذه الجوانب تضارباً إلى العمل مع العملاء وتحد من الفعالية العامة للشركة كلها. يتيح لك نظامTeamWox تحسين جودة وسرعة العمل مع العملاء كما يسهل من عملية تحليل الوضع.

أولاً، يمكنّك نظام TeamWox من استبدال عدد من قواعد العملاء في قاعدة واحدة فقط. لن يضطر الموظفون من الدوائر المختلفة وضع معلومات عن نفس العملاء في برامجهم بعد الأن. كما يتيح لك ذلك أن تمركز كافة معلومات العميل في مكان واحد بحيث يطلع جميع الموظفين على العلاقات السابقة والمعاملات التي تمت مع ذلك العميل. يمكنهم الأن العمل مع العملاء بثبات والعرض عليهم ما يحتاجونه فعلياً. كما أن إعداد التقارير يصبح سهلاً. إن التعامل مع قاعدة البيانات الموحدة يسهل عملية تقييم الجهود المبذولة من قبل كل موظف لخدمة كل عميل، كما يسهل عملية تقييم جودة خدمات ما بعد البيع، إلخ.

سياسات داخلية وعلاقات عامة فعالة

الشركة هي كائن حي. يستجيب كل شخص يعمل فيها بشكل مختلف للإجراءات التي تتخذها الإدارة. في بعض الأحيان، لا يتم الترحيب بالخطوات التي تتخذها إدارة الشركة، لذا يتطلب الأمر توضيح هذه الإجراءات في هذه الحالة. يمكن عقد اجتماع عام للموظفين لتوضيح الأمر، ما يعني صرفهم عن العمل لبضع ساعات. لكن ماذا لو كان للشركة فروع في مدن أو دول أخرى؟ يمكنك أيضاً ارسال رسالة إلى كافة الأشخاص المعنيين، لكن في هذه الحالة، سيكون من الصعب استطلاع الأراء ولن يكون ذلك كالمطلوب.

يناسب نظام TeamWox جميع هذه الحالات. يمكنك توضيح وجهة نظرك لكل موظف بسهولة وسرعة. كما يمكنك الحصول على أرائهم وانطباعاتهم لأن كل شخص في الشركة يستطيع التعبير عن رأيه حول أي موضوع. باستخدام نظام TeamWox يمكنك إعلام جميع الموظفين بآخر التطورات والنجاحات أو العثرات في الشركة.

إن الصحف والنشرات الإخبارية والاجتماعات عابرة ولم تعد وسائل فعالة بعد الآن. إضافة إلى ذلك، لا توفر وسائل الاتصال هذه انطباعات مقبولة، لذا لا يمكنك الاعتماد عليها لمعرفة ما يدور في خلد الموظفين. بينما لن تعترضك هذه المشاكل إذا استعملت نظام TeamWox على الإطلاق. يختصر نظام TeamWox المسافة بينك وبين موظفيك. فهو يتيح لك الحوار معهم بكل معنى الكلمة ليس فقط إعلامهم عن أمر ما.

Cost Cutting and Gain in Productivity

TeamWox optimizes many production processes in your company. Nonproductive operations are excluded from the routine work, many other operations become more effective. Your staff stops spending time on bureaucracy, they are ordered faster and their reports on the execution of your instructions or requests come sooner. You spend much less time on monitoring the activities of your subordinates, on understanding the latest developments in the company or on searching the necessary data.

With TeamWox, you and your staff can do more within the same period of time. This ensures growth in the productivity of each individual employee and of the company as a whole, while the costs of performing various operations are reduced. As a result, gradually optimizing its production processes, your company becomes more efficient and competitive.

Check how it works on TeamWox demo server!