نحن نعيش في عصر المعلومات فهي تحيط بنا من كل جانب وفي كل مكان. وقد توصّل الخبراء إلى أن كمية المعلومات تتضاعف كل عام ونصف. فلدينا هذه الأيام التلفاز والمذياع والإنترنت والاتصالات بأنواعها والهواتف النقالة. وبمضي الوقت، نحصل على المزيد من القنوات التلفازية والإذاعية والمواقع الإلكترونية الجديدة وبرامج الإنترنت والهواتف النقالة التي بدأت تتحول إلى حاسوب يمكن حمله بالجيب. فكل هذه الوسائل توفر لنا كمّاً هائلاً ومتزايداً من المعلومات.
تتأثر الشركات هذه الأيام، وبغض النظر عن طبيعة أعمالها، بهذا التدفق المعلوماتي المتواصل و تستلم الشركة كميات هائلة من المعلومات خلال المكالمات الهاتفية والمراسلات البريدية والبريد الإلكتروني والرسائل القصيرة ومراسلات الفاكس. وجميع هذه المعلومات مرتبطة بمختلف الأعمال والاتفاقيات مع العملاء والموردين والخبراء والمفاوضات.
وكلما طالت مدة تعاون الشركة وعملها مع العميل أو المورد كلما ازدادت كمية المعلومات المتبادلة معهم. وكلما تطورت الشركة ونمت كلما ازداد عدد العملاء والموردين الذين تتعامل معهم. وهكذا تصبح كمية المعلومات هائلة، وقد يصعب تنظيمها وترتيبها، فتحل واحدة ما حالات الفوضى الحقيقية.
إضافة الى ذلك، قد يكون من الصعب ضمان جدية وحرفية الموظفين في الشركة. وفي أغلب الأحوال تكون هناك حاجة للسيطرة على جودة أعمالهم والجداول الزمنية وفي حالة وجود الفوضى المعلوماتية، تصبح هذه الحاجة ملحة ولكن معقدة بنفس الوقت كما تصبح عملية إعداد التقارير المتنوعة مستهلكة للجهد والوقت.
وإذا كان للشركة فروع في مدن أخرى أو في دول أخرى، سيكون من الضروري متابعة مهام العمل فيها أيضاً. فكيف يمكنك استلام زمام السيطرة على الأعمال فيها؟ وكيف يمكنك جمع كافة المعلومات المتبادلة مع الفروع لحفظها في نظام أرشيفي؟
في هذه الأيام، يدرك معظم الناس أننا لا نستطيع متابعة العمل بسهولة كما في الماضي. فتظهر البيروقراطية نتيجة التعاون غير الفعال داخل الشركة، وينخفض مستوى الكفاءة لدى الموظفين وترتفع النفقات العامة غير الصناعية. فتصبح الشركة أقل فعالية حيث يقضي الموظفون وقتاً أطول في العمليات البيروقراطية. نتيجة لذلك، تكون كلفة كل عميل كبيرة في حين تشكل كل ساعة عمل للموظفين استثماراً أقل في إنتاجية الشركة.
لكن هناك طريقة للخروج من هذا الوضع الصعب. لقد تم في السنوات السابقة إيجاد أنظمة إدارة متخصصة – جروب وير GroupWare، وهي برمجيات مصممة لتنظيم وإيجاد تعاون كفؤ ما بين الموظفين داخل الشركة.
إن أهم ما يميز مثل هذه الأنظمة هو خلق بيئة معلوماتية واحدة في داخل الشركة، حيث يستخدم جميع الموظفين ذلك النظام ويتواصلون من خلاله. يساعد ذلك في تكليف مهام العمل بصورة أسرع والسيطرة على إنجازها. ويتم تنظيم معلومات خاصة بكافة العملاء والموردين في النظام تلقائياً.
كما تتمتع هذه الأنظمة بإمكانية الاحتفاظ بأرشيف أوتوماتيكي لتسهيل عملية العثور على البيانات والوثائق الضرورية بسرعة، إضافة إلى أن عملية إعداد التقارير تصبح عملية أوتوماتيكية. ويساعد ذلك على تقييم كفاءة عمل الموظفين بصورة فورية وتقييم جودة عملهم وتطبيق أهداف المبيعات وغير ذلك من الأعمال.
يساعدك استخدام نظام Groupware في الحد من مشاكل البيروقراطية ورفع مستوى كفاءة عمل الموظفين والحد من النفقات. فالنظام هو أداة توفر للشركة مستوى أعلى من التنافسية وتجعل من عملها أكثر كفاءة وفاعلية .
إلقي نظرة على كيفية عمل الجروب وير في نظام TeamWox
30 تموز, 2010
