Beschreibung der Gruppenarbeit in TeamWox

Das System der Gruppenarbeit TeamWox ist fur Optimierung der Verwaltung in der Gesellschaft bestimmt. Mit seiner Hilfe konnen Sie Arbeitsprozesse optimieren, durchsichtiger machen, Beschlussfassung auf Grundlage der vollstandigen und glaubwurdigen Information beschleunigen.

Ausserdem wird in TeamWox die ganze Information uber Ihre Kunden, Geschichte der Zusammenarbeit mit ihnen, verschiedene Dokumente, Aufgaben und Diskussionen aufbewahrt. Jetzt werden die Daten in einem Ort konzentriert werden und fur Sie von jedem Platz der Welt zuganglich.

TeamWox hat alles Noetige fur effektive Arbeit Ihrer Gesellschaft. Das System beinhaltet:

1. Personalabteilung


In diesem Modul wird die Information uber Ihre Mitarbeiter prasentiert. Hier finden Sie personale Daten, Adressen, Kontakte (Messengers, Emailadressen, Telefone) und Information uber die Arbeit der Person in der Gesellschaft. Fur jeden Mitarbeiter konnen gerade im System alle seine Dokumente gespeichert werden: Arbeitsvertrag, abgetastete Passkopien, Gesundheitsausweise und anderes. Wenn Sie oder Ihre Abteilung diese Dokumente brauchen, werden Sie diese bestimmt in TeamWox finden. 

Hier wird auch die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter berechnet. Jetzt konnen Sie schnell bestimmen wer am meisten und wer am wenigsten arbeitet. In diesem Modul wird auch die Struktur Ihrer Gesellschaft prasentiert. Auch die oberflachliche Analyse erlaubt oft die Funktionenverdoppelung und Wirkungslosigkeit der Organisationsstruktur festzustellen. Mit TeamWox konnen Sie schnell Ihre Gesellschaft einschatzen.

Testen Sie die Personalabteilung in TeamWox Demo!


2. Aufgaben

Dieses Modul ermoglicht Ihnen schnell Anordnungen zu treffen und kontrollieren, wie sie erfullt werden. Haben Sie ein Problem? Stellen Sie die Aufgabe, ernennen Sie die Verantwortlichen und beobachten Sie die Erfullung. In Aufgaben konnen Sie Diskussionen fuhren, Bilder, Audio- und Videodateien publizieren. All dies erlaubt Ihnen schneller und effektiver das entstandene Problem zu losen.

Zum Unterschied von den gewohnlichen Kommunikationsmitteln (E-mail, Telefon, Internet-Messengers) haben die Aufgaben in TeamWox noch einen Vorteil bei der Losung von Betriebsproblemen. Nach dem Telefongesprach mit dem Kollegen, konnen Sie nur auf Ihr Gedachtnis stutzen, um sich an alle Gespraechdetails zu erinnern.  Sie konnen gar nichts erinnern. E-mail und Internet-Messengers speichern die Gesprachsgeschichte, aber die ist sehr vereinzelt und die Suche nimmt viel Zeit in Anspruch.

Aufgaben in TeamWox ist dieser Nachteil nicht eigen. Nach dem Aufgabenabschluss konnen Sie sie immer im Archiv finden und alle Einzelheiten sehen:wer an Diskussion teilnahm, wie sie vergang, welche Entscheidung getroffen wurde. Gegebenenfalls konnen Sie wieder diese Frage aufrollen.

Das automatiche System der Aufgabenberichte ermoglicht Ihnen, die Produktivitat Ihrer Mitarbeiter einzuschatzen. Sie werden immer wissen, wer sich am meisten bemuht und wessen Arbeit den grossten Beitrag in Arbeit Ihrer Gesellschat leistet. Mit den Aufgabenberichten wird die Produktivitatsanalyse der Mitarbeiter viel einfacher und schneller. Von nun an werden Sie das genau wissen, wer pramiiert und wer stimuliert sein muss.

Prufen Sie, wie die Aufgaben in TeamWox Demo funktionieren!


3. Dokumentenumlauf

Dieses Modul ist fur die effektive Arbeit mit Dokumenten bestimmt. Hier konnen Sie ganz verschiedene Dokumente elektronisch speichern: Vertrage, Akte, abgetastete Bilder usw.

Versions- und Visierungssystem ermoglicht Gruppenarbeit mit Dokumenten in TeamWox. Ihr Mitarbeiter erzeugt das Dokument und sendet es Ihnen fur Unterzeichnung. Sie machen Korrekturen und senden es ihm zuruck fur die Verbesserung. Sie konnen das so solange wiederholen bis Sie das Dokument als fertig bertrachten und elektronisch es unterzeichnen. Eine wichtige Besonderheit von TeamWox besteht darin, dass Sie immer mit der letzten Version arbeiten. Dabei werden die vorigen Dokumentsversionen auch im System gespeichert.

Alle E-mail-Dokumente, Dokumente angehangte zur Aufgabe oder zur Forumnachricht konnen Sie auch in dem Modul speichern. Ausserdem konnen diese Dokumente mit jedem Kunden oder jeder Kontaktperson assoziiert werden. In Zukunft konnen Sie jederzeit dieses Dokument finden und durchsehen. Dokumentenumlauf in TeamWox ermoglicht die Papiermenge, viele verschiedene Dokumentversionen auf verschiedenen Computers und Burokratie in Ihrer Gesellschaft loszuwerden.

Erfahren Sie, wie der Dokumentenumlauf in TeamWox Demo verwaltet wird!


4. E-mail

E-mail wurde so popular, dass wir uns das Gesellschaftsleben ohne sie nicht vorstellen. Gewiss ist es das vorteilhaftesete Kommunikationsmittel mit den Kunden und Lieferanten. In TeamWox finden Sie auch das Emailmodul, aber jetzt ist es mit dem ganzen System verbunden! Bei der Gruppenarbeit ist es gar nicht uberflussig.

Wie in jedem Mailagent konnen Sie in TeamWox verschiedene Accounts erzeugen und E-mail auf einmal von mehreren Adressen bekommen. Hier konnen Sie auch Filter instalieren, die Ihnen helfen, E-mails automatisch zu sortieren. Aber das ist nicht das wichtigste.

In TeamWox hat jeder Systembenutzer seinen Mailbox mit dem Namen "Zugeordnete". Dort bekommt er E-mails, die fur ihn andere Benutzer zuordnen. Z.B. fur die Problemlosung des Kunden brauchen Sie die Beratung konkreten Mitarbeiters. Jetzt ubersenden Sie nicht die E-mail, sondern ordenen sie als Aufgabe zu. Und dabei konnen Sie sehen, wie und in welcher Form Ihr Mirarbeiter dem Kunden antwortet. Je nach Erfordernis konnen Sie dies E-mail anderen Mitarbeitern zuordnen oder sogar anderen Abteilungen Ihrer Gesellschaft. Aber alles wird nich in verschiedenen Computers gespeichert, sondern in einem Ort- in TeamWox.

Die Verbindung von Mailagent und System der Gruppenatbeit haben noch einen Vorteil. Sofort aus dem System konnen Sie jede Datei vom Modul "Dokumente" zur E-mail anhangen. Dabei hilft Ihnen der fortgeschrittene Dokumentenumlauf uber das populare Problem "Das ist nicht die letzte Version" vergessen.

Und schliesslich das wichtigste - der ganze Briefwechsel mit dem Kunden kommt automatisch in Moduls "Kunden" und "Kontakte". Erinnern Sie sich, Sie haben die Kundenmail ihrem Mitarbeiter zugeordnet? Im Modul "Kunden" finden Sie schnell disen Briefwechsel mit dem konkreten Kunden und konnen die Arbeit Ihrer Mitarbeiter einschatzen. E-mail in TeamWox ist eine neue Stufe in der Entwicklung Ihrer Kommunikation mit Kunden und Kollegen.

Erzeugen Sie Mailbox auf dem Demo-Server TeamWox!


5. Kunden und Kontakte

Das Datenbanksystem aller Kunden und Kontaktpersonen ist naturlich wichtig. Es ist bequem konkrete Kontakte in Griffnahe zu haben: Telefone, Adressen, Faxe usw. Aber nicht schlecht ware es auch alle  verbundenen mit Partner Dokumente und andere nutzliche Information zu haben. Mit TeamWox werden Sie das haben!

In diesem Modul konnen Sie detallierte Datenbank aller Kunden und Lieferanten haben: Adressen, Telefone, Kontaktpersonen. Auch konnen Sie hier Dokumente, E-mails und Diskussionen speichern, die mit dem konkreten Kunden verbunden sind. In TeamWox konnen Sie jederzeit die ganze Geschichte Ihrer Zusammenarbeit mit dem Kunden finden.

Selbstverstandlich hat die Kundendatenbank Zugriffseinstellungen. Z.B. Sie konnen die Arbeit mit Vip-Kunden nur erfahrenen Managers anvertrauen. Dabei werden andere Mitarbeiter sogar nicht kennen, dass VIP-Kunden existieren. Mit TeamWox konnen Sie keine Angst haben, dass Sie nach der Entlassung eines Mitarbeiters Kontakt mit dem Kunden verlieren. Zudem bleibt die Geschichte der Kontakte auch bei Ihnen.

TeamWox ist die Moglichkeit Information uber die Kunden in einem Ort zu konzentrieren und die Gesellschaftsarbeit zu verbessern. Keine zahlreiche Datenbanken und inkonsequente Politik dem Kunden gegenuber. Jetzt konnen Sie einheitliche, umfangreiche Berichte uber die Kundendatenbank bekommen. Mit TeamWox haben Sie diese Information in Griffnahe.

Automatische Berichte uber die Kunden erlauben Ihnen sofort von der jetzigen Geschaftslage zu erfahren.  Sie werden kennen, wieviel neue Kunden Sie in diesem Monat haben, was fur Kunden auf Ihre Dienste verzichten und wer von ihren Mitarbeitern dafur verantwortlich ist. Fur die Sammlung dieser Informationen brauchen Sie sich nicht mehr an die Abteilungen zu wenden. Alles erfolgt automatisch und erscheint sofort auf Ihrem Bildschirm.

Prufen Sie die Information uber Kunden auf dem Demo-Server TeamWox!


6. Forum

Nicht selten ist in der Gesellschaft die innere Politik wackelig. Untergeordnete wissen nicht immer, was genau und warum die Direktion macht, wie und in welcher Richtung die Gesellschaft bewegt. TeamWox Forum ist der bequemste Ort fur inneres PR, der die letzten Nachrichten und die Politik der Gesellschaften jedem Mitarbeiter zu erklaren erlaubt.

Wonach Ihre Mitarbeiter denken, wie Sie leben und was sie interessiert - ist wichtig zu wissen. In Forum finden Sie diese Information und bekommen "feedback". Gerade hier konnen Sie besser Ihr Team kennen, potentielle Probleme herausfinden und Sie losen.

Forum kann auch sehr gut traditionelle mehrstundige Beratungen ersetzen. Sie konnen Ihre selbststandige Rubrik schaffen und darin Diskussionen ausschliesslich mit denjenigen fuhren, wen fur die Problemlosung notig sind. Die anderen Mitarbeiter werden uber diese Diskussionen nicht wissen. Mit TeamWox Forum konnen Sie die optimale Problemlosung finden und dabei die Menschen von Ihrer taglichen Arbeit fur mehrere Stunden nicht ablenken.

Kommunizieren Sie in Forum des Demo-Servers TeamWox!


7. Suchsystem

Speicherung, schnelle Suche und Zugang der Information gehoren zu den wichtigsten Aufgaben der modernen Gesellschaften. Stellen Sie sich vor, wieviel Zeit Ihre Mitarbeiter verlieren, um Vertrage, und Erganzungsvertrage mit Ihrem Kunden fur die letzten drei Jahre zu finden. Dieses Problem fuhrte zur Erscheinung teuerer Gesellschaftssuchsystemen. In TeamWox ist dieses System eingebildet und wird Ihnen kostenlos angeboten.

Informationssuche im System wird in allen Datenbanken geleistet. Sie konnen schnell das erforderliche Dokument, E-mail, Aufgabe, Kunden oder Forumdiskussion finden. In diesem System ist die Funktion der morfologischen Suche realisiert. Z.B. Sie geben das Wort ein und das System findet alle seine Varianten. Z.B. neben dem Wort "Markt" wird das System auch die Worter "marktgebunden", "Markte" usw. suchen.

Selbstverstandlich gibt es auch die erweiterte Suche. Sie konnen verschiedene Zeitgrenzen feststellen, suchen nach dem Author des Dokumentes oder der Nachricht oder nach den zugeordneten Mitarbeitern. Solches Filtersystem erlaubt das Suchfeld stark zu verengen und Ihre Zeit zu sparen.

Mit TeamWox konnen Sie schnell jede notige Information finden. Dabei brauchen Sie nicht Ihre Kollegen oder Untergeordnete von der Arbeit abzulenken.

Testen Sie das Suchsystem TeamWox!


8. System der Berichte

Verwaltung jeder Gesellschaft ist ohne prazise und glaubwurdige Daten uber die laufende Geschaftslage unmoglich. Die ganze information wird der Direktion in Form der Berichte prasentiert. Fur die Erhaltung des Berichtes tragen Sie gewohnlich die Bestellung auf und Ihr Mitarbeiter verbringt einige Zeit bei der Vorbereitung. Sein Kollege von der anliegenden Abteilung verbringt auch einige Zeit bei der Vorbereitung eines anderen Berichtes. Oft kommt es vor, dass die Berichte unvergleichbar sind und das Gesamtbild nicht prasentieren konnen.

Glucklicherweise bezieht das nicht auf alle Berichte in TeamWox. Erstens, Sind sie automatisch und fur ihre Erfullung mussen Sie Ihren Untergeordneten von der Arbeit nicht ablenken. Zweitens, sind sie als Teil eines Systems gut miteinander verbunden. Drittens, konnen Sie den allgemeinen Gesellschaftsbericht bekommen, wenn Sie die ganze Information in einem System konzentriert haben. Viertens, ist der Bericht in TeamWox wegen der Automatisierung immer aktuell. Jedesmal wenn Sie den Bericht sehen, wird darin die neueste und die glaubwurdigste Information stehen.

In TeamWox finden Sie zahlreiche Berichte von der Besucherzahl zur Arbeitsleistung bei der Arbeit mit Kunden. Ausserdem gibt es Berichte uber die Kundendatenbank, die im Marketinginteresse und bei der Planung verwendet werden konnen. Berichtsystem TeamWox ist das neue Mittel der Arbeit mit der Information, schnelleres, bequemeres und automatisches.

Erfahren Sie mehr uber die Berichte auf dem Demo-Server TeamWox!


9. Online-Beratung per Live-Chat

In vielen Unternehmen ist Zugang zu Instant-Messaging-Dienste für Mitarbeiter blockiert. Das wird sowohl aus Gründen der Sicherheit als auch aus Wunsch der Direktion gemacht, so dass ihre Mitarbeiter keine Zeit verschwenden können. Es stimmt dass man über ICQ einige streng vertraulichen Informationen des Unternehmens weitergeben kann. Zweitens, nimmt sich nicht arbeitsgebundenes Internet-Chatten ganz viel Zeit.

Das System der Gruppenarbeit TeamWox hat ein Chatten, das diese Probleme löst. Damit können Mitarbeiter es Unternehmens sicher miteinander kommunizieren. Und Sie können sicher sein, dass vertrauliche Informationen innerhalb Ihres Unternehmens bleiben, da alle Nachrichten verschlüsselt übermittelt werden. Zusätzlich zu alles dient Live-Chat im TeamWox System als Online-Beratung. Das heißt, damit können Mitarbeiter mit Kunden und externen Einrichtungen kommunizieren. Da alle Nachrichten protokolliert werden, wird die Information in der Geschichte der Kommunikation mit dem Kunden automatisch gespeichert. So dass Sie die erforderlichen Informationen der Gespräche leicht finden können.

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10. Service Desk

Das ist ein Werkzeug für die Festlegung, Planung und Kontrolle von Aufgaben. Die Arbeit wird auf speziell geschaffenen Dienstleistungsgruppen durchgeführt. Zu denen gehören Mitarbeiter, die für ein bestimmtes Projekt (Produkt) verantwortlich sind. Jede Gruppe kann verschiedene Anfragen-Kategorien nach Typ, Bedeutung usw., und auch verschiedene darin verarbeitete Produkte enthalten.

Von dem Aufgaben-Modul unterscheidet sich Service Desk (oder technische Unterstützung) vor allem durch streng geregelte Aufgabenverarbeitung. Im Vergleich zu Aufgaben ist die Kontrolle über den Prozess in diesem Helpdesk-Modul stärker formalisiert. «Aufgaben» zielen auf der rasanten Verbreitung von Informationen innerhalb des Unternehmens, während «Service Desk» verschiedene Probleme zu lösen und kritische Aufgaben zu erfüllen zum Ziel hat. All dies erfolgt unter strenger Kontrolle der Moderatoren. Und eine solche Kontrolle über den Prozess ermöglicht sowohl Probleme innerhalb Ihres Unternehmens als auch Probleme der externen Einrichtungen / Kunden schnell zu lösen. Letzteres wird durch die Integration des Moduls mit externen Websites erreicht.

Kundenanfragen werden im TeamWox System gespeichert und die eine oder die andere Kunden/Einrichtungen zugeschrieben. Kunden können aktiv an der Kommunikation mit Kunden-Support-Team teilnehmen und den Verlauf seiner / ihrer Anfragen verfolgen. Dank diesen Eigenschaften ist das "Service Desk" Modul ein perfektes Werkzeug für einen Kunden-Support-Team in jedem Unternehmen.

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11. Berechnung und Bank

Ganz oft möchte die Direktion sich fließend mit dem Geldstrom seines Unternehmens bekannt machen, ohne auf die finanzielle Einzelheiten einzugehen. Das Modul "Berechnung" wurde speziell dafür erstellt. Dieses System für Rechnungsstellung und Zahlungsregistrierung ist ein zuverlässiger Assistent der Direktion in finanziellen Angelegenheiten. Man kann es Berechnung mit einem menschlichen Gesicht nennen. Es dient zur Aufbewahrung von Informationen über alle finanziellen Transaktionen des Unternehmens. Für jedes Projekt erstellt man ein eigenes Buch, in dem alle finanziellen Transaktionen verteilt werden. Somit kann die Direktion die Information über den Status von Zahlungen bezüglich Geschäftspartner schnell erhalten. Es ist möglich, die Berichte über die Organisationen, Kunden und Produkte auszudrucken. Durch die Integration von «Berechnung» in den Modul «Organisationen» ist es leichter als je zuvor.

Eine weitere nützliche Funktion im Berechnungsmodul ist das sogenannte « Periodizität». Fast jedes Unternehmen hat die Rechnungen, die regelmäßig, ob täglich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich, dem Kunden ausgestellt werden müssen. Jetzt brauchen Sie nur die gewünschte Periodizität in den Rechnungsdaten anzugeben, und wenn die Zeit kommt, wird die Rechnung sich selbst automatisch ändern. Anstatt jedes Mal eine neue Rechnung zu erstellen, machen Sie die eine, geben Sie die gewünschte Periodizität und denken Sie daran nicht mehr.

Um die Berechnung zu automatisieren, wurde das neue Modul "Bank" entwickelt. Seine Aufgabe ist es, die Interaktion mit verschiedenen Bank-und Zahlungssystems zu organisieren. Es verbindet sich automatisch mit einer oder mehreren Banken und virtuellen Zahlungssystems (WebMoney, PayPal, etc.), lädt alle Zahlungen von angegebenen Rechnungen herunter und erkennt sie automatisch. Funktionell ist die "Bank" eng mit der "Berechnung" verbunden und ermöglicht die Routing-Regeln der erhaltenen Transaktionen einzustellen. Dies führt dazu, dass die Transaktionen an die entsprechenden Zahlungen und Organisationen automatisch sich binden.

Für die Buchhaltung bedeutet dies, dass es nicht mehr notwendig ist, zur Bank für Erstellungen zu gehen, die Bewegung des Girokontos zu überwachen und regelmäßig die Bank-Kunde zu überprüfen. Und Verkaufsleiter werden immer Zugriff auf die aktuellsten Informationen über die Rechnungen und Zahlungen ihrer Geschäftspartner haben.

Mit TeamWox Gruppenarbeit-System ist die Kontrolle über die Finanzen so einfach wie nie zuvor!

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