Liste der Rechnungen

Im Modul "Buchführung" können Rechnungen hinzugefügt oder bearbeitet werden und Dokumente über Zahlungen erstellt werden. Außerdem können die Rechnungen zum Drucken vorbereitet werden.

Hinzufügen und Bearbeiten einer Rechnung

Wollen Sie eine neue Rechnung erstellen, klicken Sie in der Liste der Rechnungen oder bei Durchsicht der Rechnung auf die Schaltfläche "Neue Rechnung" oben im Menü. Um die Rechnung zu bearbeiten, müssen Sie diese in der Liste der Rechnungen auswählen und durch Anklicken den Editor öffnen.

Editieren der Rechnung

Im Menü oben gibt es folgende Schaltflächen:

Zur Liste — zur Durchsicht der Liste der Rechnungen zurückkehren;

Vor — zur Durchsicht der vorangegangenen Rechnung zurückblättern;

Folg — zur Durchsicht der nächsten Rechnung weitergehen;

Neue Rechnung — Mit der Erstellung einer neuen Rechnung beginnen. Dabei werden in die neue Rechnung die Parameter der aktuellen Rechnung automatisch eingefügt. Die Rechnung erhält jedoch eine neue Nummer.

Neue Zahlung — das Fenster zur Erstellung der Zahlung für diese Rechnung wird geöffnet. Die Daten der Rechnung werden auch hier automatisch hinzugefügt.

Below to the right there is a switcher between order editing and preparing it for printing.

After that three blocks of order parameters are located.

Hauptdaten

Im ersten Abschnitt werden die Hauptdaten der Rechnung eingegeben:

Datum — Datum der Rechnung. Es kann manuell oder mit Hilfe des interaktiven Kalenders eingegeben werden (Klick auf das Symbol Kalender).

Lieferant — Organisation, die ein Produkt oder eine Dienstleistung liefert. Bei Klick in das Feld wird die Liste aller Organisationen geöffnet, die in den entsprechenden Modul hinzugefügt wurden. Bei Klick auf den Namen kommen Sie zur Durchsicht der gewählten Organisation.

Empfänger — Organisation, für die das Produkt oder die Dienstleistung geliefert wird. Die Auswahl erfolgt in der Liste, die sich bei Klick auf dieses Feld öffnet. Bei Klick auf den Namen dieses Feldes kommen Sie zur Durchsicht der gewählten Organisation.

BuchIn diesem Feld wird ein Buch ausgewählt, das mit den Bestellungen verbunden ist. Wenn Sie das Buch ändern, werden all die mit der Bestellung verbundenen Zahlungen zusammen mit ihm in das neue Buch verschoben.

Nummer — Rechnungsnummer.

Manager — Mitarbeiter, der für diese Rechnung verantwortlich ist. Standardmäßig wird in diesem Feld der Mitarbeiter angegeben, der die Rechnung erstellt. Ist ein anderer Mitarbeiter verantwortlich, müssen Sie in das Feld klicken und aus der Liste, die sich daraufhin öffnet, einen Mitarbeiter auswählen.

Kommentar — Textkommentar zur Rechnung.

Mehrwertsteuer — in diesem Feld kann man wählen, wie die Mehrwertsteuer in der Rechnung berücksichtigt wird:

ohne Mehrwertsteuer — Mehrwertsteuer wird in der Rechnung nicht berücksichtigt.

Mehrwertsteuer eingeschlossen — Die Summe der Mehrwertsteuer wird in den Kosten für das Produkt mit einbezogen und beeinflußt die Endsumme der Rechnung nicht.

Mehrwertsteuer gesondert — Summe der Mehrwertsteuer wird als eine gesonderte Position in die Rechnung einbezogen und wird zur Gesamtsumme hinzugefügt.

Gebucht — Wenn Sie dieses Feld markieren wird die Rechnung als gebucht gespeichert . Nicht gebuchte Rechnungen werden in den Berichten nicht berücksichtigt.

Für die Erstellung und Bearbeitung von Rechungen muss ein Mitarbeiter die Zugriffsberechtigung haben, die nur vom Systemadministrator erteilt werden kann.

Daten über Produkte und Dienstleistungen

Im zweiten Abschnitt werden Produkte und Dienstleistungen für diese Rechnung eingegeben. Zum Hinzufügen eines neuen Produktes müssen Sie auf die Schaltfläche  "Neues Produkt" klicken. Danach müssen Sie in der neuen Zeile folgende Daten eingegeben:

Datum — Datum der Lieferung des Produktes oder der Bereitstellung der Dienstleistung.  Dies kann mit der Tastatur oder mit Hilfe des interaktiven Kalenders eingegeben werden (Klick auf das Symbol Kalender ).

Produkt — Name des Produkts oder der Dienstleistung. Bei Klick in das Feld wird die Liste der Produkte und der Dienstleistungen geöffnet, die in den entsprechenden des Systems TeamWox hinzugefügt wurden.

Kommentar — Textkommentar.

Periodizität — wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung Zeitintervallen geliefert wird, muss man dies in diesem Feld eingeben. Folgende Varianten sind möglich: "Täglich", "Wöchentlich", "Monatlich", "Quartalsmäßig" und "Jährlich".

Ende — bei der regelmäßiger Lieferung eines Produktes oder einer Dienstleistung kann man in diesem Feld das Datum der Auslieferung eingeben.

Anzahl — Anzahl des gelieferten Produktes. Wenn Produkte/Dienstleistungen regelmäßig geliefert werden, wird die Anzahl automatisch berechnet:bei Angabe des Enddatums erfolgt die Berechnung bis zu dem Datum, wenn es fehlt - bis zum laufenden Datum.

Einheiten — Maßeinheiten des Produktes.

Mehrwertsteuer, % — Mehrwertsteuer in Prozenten von der Summe der Rechnung. Diese Mehrwertsteuer wird in die Rechnung einbezogen, wenn man die Option "Mehrwertsteuer berücksichtigen" mit einem Häckchen markiert. Die Summe der Mehrwertsteuer wird in einem zusätzlichen Feld Feld gezeigt "u.a. Mehrwertsteuer".

Preis — Preis pro Einheit des Produktes.

Summe — Gesamtkosten des Produktes/der Dienstleistung.

Nach den Änderungen werden in der Liste nur die Produkte dargestellt, die in diesem Buch von diesem Benutzer bereits ausgewählt wurden. Um andere Produkte auszuwählen, muss man den Filter im oberen Teil der Liste verwenden.

Wenn Sie ein Produktsymbol anklicken, kommen Sie zur Ansicht in das "Modul Produkte".

Zum Abschluß Ihrer Arbeiten müssten Sie auf die Schaltfläche  "Speichern" klicken.

Informationen über Zahlungen

Wenn  es Zahlungen  für diese Rechnung gibt, wird die Information über diese in einer Liste dargestellt. Bei Klick auf die Zeile einer Zahlung öffnet sich ein Fenster mit den Detailinformationen. In der Zeile mit dem Symbol Summe wird die Summe der Zahlungen für diese Rechnung dargestellt.

Drucken der Rechnung

Zum Ausdrucken der Rechnung müssen Sie auf die Schaltfläche "Drucken" oben im Menü klicken. Es öffnet sich ein Fenster mit der Druckansicht der Rechnung:

Drucken der Rechnung

Der Druckversion der Rechnung liegt ein Entwurf zugrunde. Der Standard-Entwurf wird als "default" bezeichnet. Sie haben die Möglichkeit, einen eigenen Entwurf zu verwenden. Sie können dann zwischen den einzelnen Entwurfsvorlagen auswählen.

Nach der Auswahl des Entwurfs müssen Sie das Rechnungsdatum eingeben. Die Eingabe können Sie mit Hilfe des interaktiven Kalenders vornehmen (Klick auf das Symbol Kalender). Die Auswahl dieses Datums ist nur dann sinnvoll, wenn es in der Rechnung Produkte gibt, die regelmäßig geliefert werden.

Oben im Menü gibt es folgende Schaltflächen:

Zur Liste — zur Durchsicht der Liste der Rechnungen zurückkehren.

Drucken — öffnet das Fenster mit der Druckansicht der Rechnung und bereitet das Drucken vor.

SendenRechnung dem Buchhalter des Unternehmens, der im Feld "Empfänger" angegeben ist, per Email zusenden.

Um in den Bearbeitungsmodus für die Rechnung zurückzukehren, müssen Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" oben im Menü klicken.