Führen eines Dialogs

Wenn Sie einen Chat führen wollen, müssen Sie auf einen Dialog in der Liste klicken. Daraufhin öffnet sich das "Chat"-Fenster, in dem Sie unten einen Text eingeben können. Wenn Sie einen geschlossenen oder nicht verarbeiteten Dialog wählen, kommen Sie zur Übersicht über diesen. Das Chat-Fenster sieht so aus:

Dialogfenster

Am Dialog mit einem Kunden kann gleichzeitig eine unbegrenzte Zahl von Mitarbeitern Ihrer Organisation teilnehmen.

Im oberen Teil sehen Sie Registerkarten mit den Namen der Chatteilnehmer. Klicken Sie auf eine Registerkarte, öffnen Sie den Dialog mit diesem Teilnehmer.

Information über den Dialog

Im oberen Teil Chat-Fensters, unterhalb der Schaltfläche "einladen", finden Sie folgende Informationen: Name des Teilnehmers, Startzeit des Dialogs und Tag, IP-Adresse des Teilnehmers und Name der Organisation. Wenn Sie auf den Namen des Teilnehmers klicken, öffnet sich das Fenster zum Verfassen einer Email im Modul "Email", in dem die Empfängeradresse bereit automatisch eingefügt wurde.

Permanenter Link

Rechts von der IP-Adresse finden Sie das Zeichen "#". Dies ist ein permanenter Link zu diesem Dialog. Er kann kopiert werden (mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü "Kopieren" wählen) und an anderer Stelle in Ihre Meldungen eingefügt werden.

Ändern des Dialog-Themas

Sie können das Thema des Dialogs ändern. Wenn Sie das Thema (in eckigen Klammern) anklicken, öffnet sich ein weißes Feld.

Editieren des Themas

Wenn Sie den Titel Ihren Wünschen entsprechend geändert haben, klicken Sie im Fenster in einen Bereich außerhalb des weißen Titel-Feldes.

Sending Files

Using the button Send file Send file one can send a file to its interlocutor. Click this button and select a file.

The possibility of sending files can be disabled in the service group settings. The size of files transmitted is limited by the general settings of the system.

Einladung der Mitarbeiter

Mit der Schaltfläche Assign kann man weitere Mitarbeiter zur Teilnahme am Dialog einladen. Beim Anklicken öffnet sich die Liste der Mitarbeiter. Die Arbeit mit dieser Liste wird im Abschnitt "Arbeit mit den Listen" beschrieben. Der eingeladene Mitarbeiter sieht im Arbeitsfenster rechts oben das blinkende Symbol Benachrichtigung.

Beginn eines neuen Dialogs

wenn Sie während eines Dialogs einen Chat mit einem anderen Mitarbeiter beginnen wollen, ohne diesen zum laufenden Chat einzuladen, können Sie rechts oben im Chatfenster auf das Symbol Dialog erzeugen klicken und aus der Liste der Mitarbeiter, die sich daraufhin öffnet, den gewünschten Teilnehmer wählen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche "Wählen". Oben, neben der Registerkarte mit Ihrem Namen, finden Sie nun eine neue Registerkarte mit dem Namen des angewählten Teilnehmers. Wenn Sie diese Registerkarte anklicken, öffnet sich ein Chat-Fenster für den Dialog mit ihr/ihm.

Bindung an die Organisation

Mit der Schaltfläche Organisation kann man diesen Dialog an eine der Organisationen binden, die im Modul "Organisationen" erfaßt wurde. Beim Anklicken öffnet sich die Liste der Organisationen.  Die Arbeit mit dieser Liste wird im Abschnitt "Arbeit mit den Listen" beschrieben. Nach der Bindung des Dialogs an die Organisation wird in der Liste der Dialoge im Feld "Autor", der Name der Organisation dargestellt.  Wenn Sie diesen anklicken kommen Sie direkt zur Ansicht der Informationen über die Organisation im Modul "Organisationen".

Im TeamWox-System erfolgt die Bindung der Dialoge an Organisationen automatisch nach der Emailadresse.

Schließen des Dialogs

Durch Klick auf die Schaltfläche "Vollständig" können Sie einen Dialog schließen. Nach dem Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich ein Fenster mit der Sicherheitsabfrage "Dialog beenden?" Wenn Sie die Frage durch Klick auf "OK" beantworten, verschwindet der Teil des Chat-Fensters, in dem Sie Text eingeben können. Auch auf Kundenseite bzw. bei den anderen Teilnehmern ist dieses Texteingabefeld nicht mehr zu sehen und oben rechts im Chat-Fenster steht der Vermerk "Geschlossen".

Chat-Fenster

Im Chat-Fenster wird der Name ihres Chat-Teilnehmers in roter Farbe, Ihr eigener Name in blauer Farbe dargestellt.

Der untere Abschnitt des Fensters ist für die Eingabe von Text bestimmt. Wenn Sie Text eingegeben haben, müssen Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken. Alternativ können Sie zum Senden auch die Tastenkombination  "CTRL+Enter" verwenden.

Das Symbol Auswahl der oft verwendeten Phrasen oft verwendete Phrasen wählen ist für das Einfügen der bereitgestellten oft verwendeten Phrasen bestimmt.