Dokument zusetzen

Neue Dokumente hinzuzufügen ist sehr einfach. Klicken Sie auf den Menüpunkt "Hinzufügen" oben im Menü.

Man kann Dokumente in jedem Verzeichnis mit Ausnahme des Wurzelverzeichnisses hinzufügen. Hierfür muß man auch die entsprechende Zugriffsberechtigung haben, die vom Verzeichnis-Verantwortlich festgelegt wurde. Die allgemeine Berechtigung zur Erstellung von Verzeichnissen im Wurzelverzeichnis wird durch den System-Administrator vergeben.

Im Fenster "Hinzufügen eines Dokuments", das sich nach Anklicken von "Hinzufügen" im Menü öffnet, gibt es zwei Registerkarten:

Dokumentliste

Auf dieser Registerkarte werden die Dateien zum Hinzufügen ausgewählt.

Dokumentliste

Man kann das Fenster zur Auswahl von Dokumenten zum Hinzufügen mittels der Schaltfläche Wählen Sie die Dateien aufrufen. Im geöffneten Fenster wählen Sie eine oder mehrere Dateien:

Auswahl von Dateien

Um ein Dokument zu löschen, muss man auf die Schaltfläche Löschen klicken, die sich rechts davon befindet. Beim Anklicken der Schaltfläche Beschreibung öffnet sich ein Fenster zum Hinzufügen eines Kommentars, der in Form von Pop-up-Tooltip erscheint, wenn man den Mauszeiger über diese Datei schweben lässt.

Bei Hinzufügen einer Datei mit einem Namen der im Modul "Dokumente" bereits vorhanden ist, wird die ältere Datei ersetzt. Die aktuelle Version einer Datei kann man in den Informationen über das Dokument überprüfen.

Zuordnung

In dieser Registerkarte können Sie festlegen, welche(r) Benutzer das Dokument lesen und/oder unterzeichnen soll. Dies bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die Bearbeitung des Dokuments nachzuverfolgen. Sie selbst und Ihre Mitarbeiter können das Dokument von Ihrem Arbeitsplatz aus lesen und bearbeiten, Botengänge sind nicht mehr erforderlich. Sie können den Status (Gelesen, Unterzeichnet) im Fenster "Information über das Dokument) einsehen.

Zuordnen

 

Lesen/Unterschrift — Die Liste der Benutzer/Gruppen, denen das Dokument zum Lesen oder Unterzeichnen zugeordnet wurde. Benutzer oder Gruppen denen das Dokument zugeordnet wurde, finden dies im Menü unter "Zur Durchsicht", wo Sie das Lesen bestätigen oder unterzeichnen können. Es können weitere Benutzer oder Gruppen hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusetzen öffnet sich das Fenster mit der Liste aller Benutzer/Gruppen unter denen Sie auswählen können. Alles weitere wird im Abschnitt "Beschreibung des Interface -> Listen der Zugeordneten" beschrieben. Die Taste Alle entfernen ermöglicht alle gewählten Gruppen und alle Benutzer von der entsprechenden Kategorie zu entfernen.

Manager — In diesem Feld kann der für das Dokument verantwortliche Mitarbeiter ausgewählt werden. Bei Klick auf die Taste "Wählen" öffnet sich die Liste aller Benutzer die Zugang zum Dokument haben.

Organisation — In diesem Feld können Sie das Dokument einer Organisation zuordnen, die im Modul "Organisationen" vorhanden ist. Das Dokument erscheint dann auch im Modul Organisationen im Menüpunkt "Dokumente". Zur Auswahl einer Organisation klicken Sie auf "Wählen".

Wenn das Dokument einem Mitarbeiter zur Unterzeichnug/Lesen zugeordnet wurde, der keinen Zugang zum Ordner hat, kann der Mitarbeiter es in der Registerkarte  "Zur Durchsicht" sowie im Widget auf der Startseite "Home" sehen.

Um den Vorgang abzuschließen und das Dokument zu speichern, klicken Sie nach Eintrag aller Informationen auf die Schaltfläche "Hinzufügen".