Dokument zusetzen

Neue Dokumente hinzuzufügen ist sehr einfach. Klicken Sie auf den Menüpunkt "Hinzufügen" oben im Menü.

Im Fenster "Hinzufügen eines Dokuments", das sich nach Anklicken von "Hinzufügen" im Menü öffnet, gibt es zwei Registerkarten:

Dokumentliste

In dieser Registerkarte finden Sie die Möglichkeit, eine Datei auszuwählen und hochzuladen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei auswählen" öffnet sich das Dateiexplorer-Fenster, in dem Sie die Datei auswählen können. Wenn Sie die Auswahl bestätigen erscheint der Dateiname rechts neben der Schaltfläche. Sie können weitere Dateien auswählen.

Sie können eine Datei wieder von der Dokumentliste entfernen, wenn Sie auf das Zeichen rechts neben dem Dateinamen klicken. Klicken Sie auf "Beschreibung" unterhalb der Schaltfläche "Datei auswählen", können Sie einen Text eingeben, der später angezeigt wird, wenn Sie die Maus auf den Dateinamen richten.

Zuordnung

In dieser Registerkarte können Sie festlegen, welche(r) Benutzer das Dokument lesen und/oder unterzeichnen soll. Dies bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die Bearbeitung des Dokuments nachzuverfolgen. Sie selbst und Ihre Mitarbeiter können das Dokument von Ihrem Arbeitsplatz aus lesen und bearbeiten, Botengänge sind nicht mehr erforderlich. Sie können den Status (Gelesen, Unterzeichnet) im Fenster "Information über das Dokument) einsehen.

• Lesen/Unterschrift — Die Liste der Benutzer/Gruppen, denen das Dokument zum Lesen oder Unterzeichnen zugeordnet wurde. Benutzer oder Gruppen denen das Dokument zugeordnet wurde, finden dies im Menü unter "Zur Durchsicht", wo Sie das Lesen bestätigen oder unterzeichnen können. Es können weitere Benutzer oder Gruppen hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche öffnet sich das Fenster mit der Liste aller Benutzer/Gruppen unter denen Sie auswählen können. Alles weitere wird im Abschnitt "Beschreibung des Interface -> Listen der Zugeordneten" beschrieben. Die Taste ermöglicht alle gewählten Gruppen und alle Benutzer von der entsprechenden Kategorie zu entfernen.
• Manager — In diesem Feld kann der für das Dokument verantwortliche Mitarbeiter ausgewählt werden. Bei Klick auf die Taste "Wählen" öffnet sich die Liste aller Benutzer die Zugang zum Dokument haben.
• Organisation — In diesem Feld können Sie das Dokument einer Organisation zuordnen, die im Modul "Organisationen" vorhanden ist. Das Dokument erscheint dann auch im Modul Organisationen im Menüpunkt "Dokumente". Zur Auswahl einer Organisation klicken Sie auf "Wählen".

Um den Vorgang abzuschließen und das Dokument zu speichern, klicken Sie nach Eintrag aller Informationen auf die Schaltfläche "Hinzufügen".