Dokument erstellen

Im Modul "Dokumente" können Sie verschiedene Typen von Dokumenten erstellen. Die Schaltfläche "Erstelle" finden Sie oben im Menü.

Wenn Sie den Pfeil im Menü, neben "Erstelle" anklicken, öffnet sich ein PopUp-Fenster mit einer Auswahl von Dokumenttypen, die Sie erstellen können:

• Textdokument
• MindMap
• Grafische Darstellung
• Diagramm

Nach der Erstellung eines Dokuments im entsprechenden Editor wird dies im aktuellen Verzeichnis gespeichert. Danach können Sie dies im Fenster "Information" zur Ansicht oder Unterzeichnung einem Mitarbeiter zuordnen. Textdokumente können sofort zugeordnet werden.

Im Fenster "Dokument erstellen", einem Editor, finden Sie zwei Registerkarten:

Information

Die Registerkarte "Information" wird automatisch geöffnet, wenn Sie die Schaltfläche "Erstelle" anklicken und Sie können sofort mit der Arbeit beginnen. Im Feld "Name" geben Sie einen Titel für das Dokument ein. Im Feld "Beschreibung" können Sie eine kurze Beschreibung zum Inhalt des Dokuments eingeben. Diese wird nach Fertigstellung des Dokuments in einem PopUp-Fenster angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf den Titel des Dokuments richten.

Den Hauptteil des Fensters stellt der im TeamWox-System integrierte Editor.

Zuordnung

In dieser Registerkarte können Sie das Dokument einem Benutzer oder einer Gruppe zur Ansicht und Unterzeichnung zuordnen. Sie sind dadurch in der Lage, die Bearbeitung des Dokuments durch Ihre Mitarbeiter nachzuverfolgen. Botengänge zwischen den einzelnen Gruppen und Mitarbeitern werden überflüssig. Den Status eines Dokuments können Sie jederzeit im Fenster "Information" überprüfen.

• Lesen/Unterschrift —  Die Liste der Benutzer/Gruppen, denen das Dokument zum Lesen oder Unterzeichnen zugeordnet wurde. Benutzer oder Gruppen denen das Dokument zugeordnet wurde, finden dies im Menü unter "Zur Durchsicht", wo Sie das Lesen bestätigen oder unterzeichnen können. Es können weitere Benutzer oder Gruppen hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen öffnet sich das Fenster mit der Liste aller Benutzer/Gruppen unter denen Sie auswählen können. Alles weitere wird im Abschnitt "Beschreibung des Interface -> Listen der Zugeordneten" beschrieben. Mit einem Klick auf das  Symbol können Sie alle Benutzer oder Gruppen entfernen.
• Manager — In diesem Feld kann der für das Dokument verantwortliche Mitarbeiter ausgewählt werden. Bei Klick auf die Taste "Wählen" öffnet sich die Liste aller Benutzer die Zugang zum Dokument haben.
• Organisation — In diesem Feld können Sie das Dokument einer Organisation zuordnen, die im Modul "Organisationen" vorhanden ist. Das Dokument erscheint dann auch im Modul Organisationen im Menüpunkt "Dokumente". Zur Auswahl einer Organisation klicken Sie auf "Wählen".

Um den Vorgang abzuschließen und das Dokument zu speichern, klicken Sie nach Eintrag aller Informationen auf die Schaltfläche "Hinzufügen".