Verzeichnis erstellen

Um ein neues Verzeichnis zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Verzeichnis erstellen" im Menü oben. Daraufhin öffnet sich das Fenster "Erstellung eines Ordners". In diesem Fenster sehen Sie drei Registerkarten:

Information

In dieser Registerkarte werden die Hauptparameter des Verzeichnisses eingegeben:

• Name — Name bzw.Titel des Verzeichnisses
• Entwurf der automatischen Numerierung der Dokumente — In diesem Feld ist bereits ein Makro vorgegeben, das jedem neu erstellten/ hinzugefügtem Dokument in diesem Verzeichnis automatisch eine Nummer zuweist. Die Nummer wird in folgendem Format eingegeben: Text #00…00# Text. Zwischen den Zeichen "#" wird die Zahl der Stellen für diese Nummer eingegeben (00 - zweistellig, 000 - dreistellig usw.). Rechts und links des Zeichens kann ein beliebiger Text eingegeben werden. Beispiel: Mit "2010#000#" werden den Dokumenten die Nummern 2010-001, 2010-002 usf. zugewiesen.
• Nächste Nummer — In diesem Feld können Sie vorgeben, mit welcher Zahl die Numerierung Ihrer Dokumente beginnt. Wenn Sie beispielsweise das Makro "2010#000#" verwenden und in diesem Feld die Zahl 15 eingeben, startet die Numerierung Ihrer Dokumente mit dieser Zahl.
• Beschreibung — Hier können Sie eine Beschreibung oder einen Kommentar eingeben, der in einem PopUp-Fenster angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger auf den Titel des Verzeichnisses richten.

Zugriffsberechtigungen

In dieser Registerkarte können Sie für die verschiedenen Vorgänge Zugriffsberechtigungen vergeben:

• Mit Hilfe der Funktionstasten  werden Zugriffsberechtigungen vergeben oder entfernt. Wenn Sie die Taste Hinzufügen anklicken öffnet sich ein Fenster, in dem Sie einen Benutzer oder eine Gruppe auswählen können. Dies wird im separaten Abschnitt beschrieben. Wollen Sie die Liste komplett löschen, klicken Sie auf das Symbol. Soll nur ein einzelner Benutzer aus der Liste entfernt werden, klicken Sie auf das Symbol rechts des Benutzernamens.
• Zugangsberechtigungen sind kategorisiert in: "Verboten" - Liste der Benutzer oder Gruppen die das Verzeichnis nicht sehen können, "Ansicht" - Liste der Benutzer oder Gruppen, die das Verzeichnis sehen können, "Bearbeiten" - Liste der Benutzer oder Gruppen, die ein Verzeichnis bearbeiten und Dokumente hinzufügen können, und "Verwaltung" - Liste der Benutzer mit Administrationsrechten.
• Im Feld "Eigentümer" unten im Arbeitsfenster, wird der Benutzer, der das Verzeichnis angelegt hat, angegeben. Standardmäßig ist hier der Name des Benutzers eingetragen, der sich ins System eingeloggt hat. Soll ein anderer Eigentümer ausgewählt werden, klicken Sie auf den Befehl "Ändere" rechts im Feld. Wenn Sie diesen Befehl auswählen, öffnet sich ein Auswahlfenster, wie Sie es bereits kennen gelernt haben, mit der Ausnahme, dass hier keine Gruppen sondern nur einzelne Benutzer ausgewählt werden können.
• Im Feld "Organisation" können Sie ein Verzeichnis einer bestimmten Gruppe zuordnen, die im Modul "Organisationen" verzeichnet ist. Das Verzeichnis wird dann nur den Mitgliedern dieser Gruppe in einer speziellen Registerkarte zugänglich.

Erkennung

Das TeamWox-System kann Bilder automatisch erkennen und in Textformat umwandeln, die in das Modul "Dokumente" hochgeladen werden. Das Bild wird in den speziellen ABBBY-Server gesendet, dort erkannt und im gewählten Format gespeichert.

Die Registerkarte "Erkennung" bietet folgende Möglichkeiten:

• "Bilder die in diesen Ordner hochgeladen werden automatisch erkennen": um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie ein Häkchen setzen.
• "Lösche heraufgeladene Orginale der Bilder nach ihrer erfolgreichen Erkennung": Wenn Sie die Bilder ebenfalls abspeichern wollen, dürfen Sie dieses Auswahlfeld nicht ankreuzen.
• "Format der Erkennung": In dem Auswahlfeld können Sie die entsprechende Textformat auswählen.

Nach Hinzufügen eines Bildes im Format JPG/JPEG, PNG, TIF/TIFF oder PDF  stellt das System die Datei in eine Warteschlange zur Erkennung. Nach einiger Zeit erscheint das erkannte Dokument im ausgewählten Typ.

Will man nachträglich eine Bilddatei in Textformat umwandeln, muß man im Dokumentenverzeichnis auf die Taste  klicken.

Nachdem Sie die Informationen über das Dokument, die Zugriffsberechtigungen und eventuell die Einstellungen zur Texterkennung eingegeben haben klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstelle". Zum Abbruch klicken Sie auf die Schaltfläche "Abbrechen".