Liste der Dokumente

Alle im TeamWox-System gespeicherten Dokumente werden im Dateiverzeichnis in Listenform dargestellt.

Liste der Dokumente

Der Wechsel zwischen den Verzeichnissen erfolgt durch Anklicken des Titels oder mit Hilfe der Navigationselemente (Breadcrumbs) links oben im Arbeitsfenster. Jeweils das letzte Element dieses Dateipfades ist das akutelle Verzeichnis Pfad zu Dateien . Durch Klick auf ein übergeordnetes Verzeichnis in diesem Dateipfad oder mit der Taste ein Ordner höher steigen gelangen Sie direkt dorthin. Mit Klick auf die Schaltfläche Zum Wurzelordner zurückkehren  gelangen Sie zum Wurzelverzeichnis.

Leere Verzeichnisse haben in der Liste nur das Symbol documents_folder_empty , Verzeichnisse mit Dateien das Symbol Ordner mit Dateien . Das Symbol Nur für Autor zugänglich bedeutet, dass dieses Verzeichnis nur für den Autor zugänglich ist.

Um eine Datei zu öffnen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Dateinamen.

Ist der Name der Datei fettgedruckt, bedeutet dies, dass Ihnen diese Datei zur Ansicht oder Unterzeichnung zugeordnet wurde.

Schneller Wechsel

Um schnell zu einem anderen Verzeichnis zu gelangen, klicken Sie auf das Symbol "Schneller Übergang Gehe zum Ordner", das Sie ganz rechts außen in der Braedcrumbleiste finden. Wenn Sie das Symbol anklicken, öffnet sich das Fenster "Wähle Ordner für Navigation zu":

Um schnell zu einem oder anderen Ordner zu übergehen, muss man auf die Taste Schneller Übergang drücken,die sich rechts vom laufenden Pfades befindet. Beim Drücken darauf erscheint das folgende Fenster:

Schneller Übergang

 

In diesem Fenster sehen Sie einen "Verzeichnisbaum", d.h. eine grafische Darstellung der hierarchischen Verzeichnisstruktur. Dort sind alle Verzeichnisse aufgeführt. Durch Anklicken markieren Sie das gewünschte Verzeichnis und klicken auf die Schaltfläche "Gehe". Mit dieser Methode gelangen Sie einfach und schnell zum gewünschten Dateiverzeichnis.

Sortierung

Neben der Verwendung von Filtern haben Sie die Möglichkeit, Verzeichnisse und Dateien zu sortieren. Standardmäßig sind die Dateien nach Namen sortiert. Wenn Sie das Symbol  direkt unter den Breadcrumbs anklicken öffnet sich ein PopUp-Fenster mit dem Titel "Wählen Sie die darzustellenden Informationen". Hier können Sie die gewünschte Sortierung festlegen.

Auswahl der Spalten

Markieren Sie die entsprechende Information mit einem Häkchen und klicken Sie zum Abschließen auf die Schaltfläche "Übernehmen".

Allgemeiner Umgang mit Dateien

Richten Sie den Mauszeiger auf die Zeile (das Feld) einer Datei in der Liste, erscheint rechts im Feld eine Gruppe von Schaltflächen mit unterschiedlichen Funktionen:

Information Information

Durch Klick auf diese Funktionstaste können Sie Informationen über das Verzeichnis oder die Datei abrufen. Sie sehen die Taste nur, wenn Sie die Zugriffsberechtigung haben. Wenn Sie das Recht auf Bearbeiten oder Verwaltung haben, erscheint bei Verzeichnissesn an Stelle der "Informations"-Taste die Taste "Bearbeiten", bei Dateien beide Tasten.

Herunterladen Download

Hiermit können Sie Dateien auf Ihren eigenen PC herunterladen. Bei neueren Browserversionen genügt der Klick auf die Taste. Sie können nur einzelne Dateien herunterladen. Verzeichnisse können nicht heruntergeladen werden

Dokumente, die mit dem TeamWox-System erstellt wurden, können im Web-Archiv-Format *.MHT heruntergeladen werden.

Verschieben Verschieben

Dateien können in andere Verzeichnisse verschoben werden. Wenn Sie die Funktionstaste  anklicken, öffnet sich das Fenster "Verschieben in…" wo Sie das gewünschte Verzeichnis auswählen können.

Verschieben

 

Haben Sie das Verzeichnis ausgewählt, klicken Sie auf die Schaltfläche "Verschieben". Mit Klick auf "Abbrechen" verwerfen Sie den Vorgang und schließen das Fenster.

Beim Verschieben werden alle Zugriffsberechtigungen des Verzeichnisses bzw. der Datei gelöscht und es wird automatisch das "geerbte" Recht des Zielordners übernommen.

Wenn Sie die Schaltfläche "Verzeichnis erstellen" oben links im Fenster "Verschieben in…" anklicken, können Sie ein neues Verzeichnis innerhalb des aktuellen Verzeichnisses anlegen:

Neuer Ordner

Geben Sie den Namen des neuen Verzeichnisses ein und klicken zum Abschluß auf eine beliebige Stelle im Fenster.

Bei Klick auf die Schaltfläche "Meine Dokumente" wird im Verzeichnisbaum Ihr persönlicher Ordner gewählt, der bei der Installation automatisch erstellt wurde.

Sie können in diesem Fenster auch die Verzeichnisnamen bearbeiten (wenn Sie die entsprechende Zugriffsberechtigung haben). Mit einem Doppelklick auf den Verzeichnisnamen können Sie einen neuen Namen eingeben oder Änderungen vornehmen. Zum Abschluß klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Fenster.

Neuer Kommentar Neuer Kommentar

Wollen Sie einem Dokument einen neuen Kommentar hinzufügen, klicken Sie auf die Funktionstaste "Neuer Kommentar". Danach öffnet sich das Fenster "Neuen Kommentar dem Dokument hinzufügen":

Zusetzubg des neuen Kommentars zum Dokument

Um den Kommentar abzuspeichern, klicken Sie auf die Schaltfläche "O.K.".

Editieren Bearbeiten

Mit Klick auf diese Funktionstaste  öffnet sich das Fenster "Dokument bearbeiten". Sie können die Taste nur sehen, wenn Sie die Zugriffsberechtigung "Verwaltung" für dieses Dokument oder das Verzeichnis haben.

recycle_button In den Papierkorb verschieben

Wollen Sie ein Verzeichnis oder eine Datei in den Papierkorb verschieben, klicken Sie auf die Funktionstaste  . Auch diese Funktionstaste sehen Sie nur, wenn Sie die Zugriffsberechtigung "Verwaltung" haben.

Zum Ordner Zum Ordner

Mit dieser Funktionstaste können Sie eine Datei aus dem Papierkorb im Ursprungsverzeichnis wiederherstellen. Im Filter "Alle" ist diese Taste nicht zugänglich.

Mehrfachauswahl von Dateien

Wollen Sie mehrere Dateien oder Verzeichnisse gleichzeitig für einen bestimmten Vorgang, z.B. in den Papierkorb verschieben oder kopieren, auswählen, führen Sie die folgenden Aktionen aus:

Klicken Sie jeweils auf die Zeile (das Feld) mit dem Dateinamen. Dabei halten Sie STRG gedrückt und klicken dann auf den/die Namen der anderen Dateien.

Die ausgewählten Dateien und Verzeichnisse werden in der Farbe blau hervorgehoben. Die Datei-und Ordnersymbole sind nun zusätzlich mit einem weißen Häkchen auf rotem Grund Gewählter Ordner versehen.

Gruppenarbeit

Wenn Sie den Mauszeiger in das Feld eines ausgewählten Objekts richten, erscheinen dort verschiedene Funktionstasten:

Verschieben Verschieben

Diese Taste klicken Sie an, wenn Sie die ausgewählten Objekte in ein anderes Verzeichnis verschieben wollen.

Beim Verschieben werden alle Zugriffsberechtigungen des Verzeichnisses bzw. der Datei gelöscht und es wird automatisch das "geerbte" Recht des Zielordners übernommen.

ins Papierkorb verschieben In den Papierkorb verschieben

Mit Klick auf diese Taste werden die ausgewählten Objekte in den Papierkorb verschoben. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Wahl durch Klick auf die Schaltfläche "OK" bestätigen müssen. Mit Klick auf "Abbrechen" verhindern Sie das Verschieben.

Bestätigung der Entfernung

Menü-Registerkarte "Zur Durchsicht"

In dieser Registerkarte sehen Sie eine Liste der Dokumente, die Ihnen zur Ansicht oder Unterzeichnung zugeordnet wurden.

Durchsehen Lesen

Mit einem Klick auf das Symbol bestätigen Sie, dass Sie das Dokument gelesen haben. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Frage: "Haben Sie das Dokument gelesen?" durch Klick auf die Schaltfläche "OK" bestätigen oder mit "Abbrechen" verneinen.

Unterzeichnen Unterzeichnen

Mit dieser Funktionstaste können Sie das Dokument unterzeichnen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Frage: "Dokument unterzeichnen?" durch Klick auf die Schaltfläche "OK" bestätigen oder mit "Abbrechen" verneinen.

Verzicht auf Unterzeichnung Verweigerung der Unterzeichnung

Wenn Sie auf diese Funktionstaste klicken öffnet sich ein Fenster "Verzicht auf Unterzeichnung der Dokumente (Dateiname)" mit einem Texteditor. Hier können Sie die Gründe für Ihre Verweigerung angeben:

Grund des Verzichtes auf Unterzeichnung

 

Nach Bestätigung durch Klick auf die Schaltfläche "OK" wird der eingegebene Kommentar den Informationen über das Dokument hinzugefügt. Im Abschnitt "Zur Durchsicht" dieser Informationen, erscheint ein entsprechender Vermerk zur Verweigerung der Unterzeichnung. Im Abschnitt "Chronik (letzte Nachrichten)" ist der Kommentar zu lesen.

Die Funktionstasten "Lesen", "Unterzeichnen" und "Verweigerung der Unterzeichnung" erscheinen in der Liste, wenn ein Dokument Ihnen oder Ihrer Gruppe zur Ansicht oder Unterzeichnung zugeordnet wurde und wenn Sie entweder die Registerkarte "Letzte" oder "Zur Durchsicht" geöffnet haben. Bei Klick auf die Taste "Lesen" oder "Unterzeichnen" kommt das Dokument automatisch zu den "Bearbeiteten". Bei Klick auf die Taste "Verweigerung der Unterzeichnung" bleibt das Dokument in der Registerkarte "Zur Durchsicht". In der Registerkarte "Alle" sind diese Funktionstasten nicht zu sehen.

Der Status eines Dokuments (Gelesen oder Unterzeichnet) ist in den Informationen im Abschnitt "Zur Durchsicht" zu überprüfen.

Erkennung der Dateien

Wenn für das laufende Verzeichnis die Option der automatischen Bilderkennung aktiviert ist, erscheint das Symbol  wenn Sie den Mauszeiger in das Feld der Datei richten. Mit Klick auf die Taste Erkennen  können Sie den Erkennungsprozeß manuell starten. Das System stellt die Datei in eine Warteschlange und wird dort verarbeitet. Nach einiger Zeit erscheint das erkannte Textdokument mit demselben Dateinamen im Verzeichnis.

Arbeit mit Dateien im "Papierkorb"

Der Papierkorb wurde eingerichtet, um das unbeabsichtigte Löschen von Dateien und Verzeichnisses zu verhindern.

Wiederherstellen Wiederherstellen

Mit Klick auf die Funktionstaste   wird die Datei im ursprünglichen Verzeichnis wiederhergestellt.

Entfernen Löschen

Mit Klick auf die Funktionstaste  wird eine Datei oder ein Verzeichnis endgültig gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Einige Dateitypen von Text-,Audi,-Bild,-oder Videdateien können mit den in TeamWox integrierten Editoren betrachtet werden. Zur Ansicht dieser Dateien wird das System nicht verlassen, Sie brauchen keine externen Programme.