Filter

Ein bedeutender Teil im Email-Client von TeamWox sind die Filter. Diese werden ausführlich im Abschnitt "Postfach einrichten/bearbeiten" beschrieben. Nach der Erstellung eines Filters erscheint dieser als Unterordner für den "Posteingang" Ihres Postfachs:

 

Postfach einrichten/bearbeitenErzeugte Filter

Die Ordnungs-bzw.Reihenfolge der Filter (Unterordner) richtet sich nach dem Zeitpunkt deren Erstellung, von oben nach unten. Diese Reihenfolge kann in der Registerkarte "Filter" beim Editieren des Postfachs verändert werden.

Email können zwischen den Filtern, wie zwischen den gewöhnlichen Ordners des Postfachs, verschoben werden. Dies wird im Abschnitt "Liste der Emails" beschrieben.

Betrachten wir ein Beispiel zur Erstellung eines Filters: Erste Bedingung - die Email muss von der Organisation sein, Zweite Bedingung - die Email muss ein bestimmtes Thema haben:

Klicken Sie auf das Symbol Editieren, das erscheint wenn Sie den Mauszeiger auf den Namen Ihres Postfachs richten. Im Fenster "Email-Konto bearbeiten", das Sie damit geöffnet haben, klicken Sie auf die Registerkarte "Filter" und dort auf die Schaltfläche Zusetzen Neuer Filter.

Es erscheint ein Eingabefeld, in dem Sie nun die erste Bedingung des Filters, hier den Namen der Organisation, eingeben:

erste Bedingung

Klicken Sie dann unter "Regel" das freie Feld an und öffnen Sie die Auswahlliste. Dort wählen Sie die Regel "Organisationen" oder "Kontakte" aus. Email kommen dann in den Filter, wenn die Adresse des Absenders im Modul "Organisationen" oder "Kontakte" des Systems eingetragen ist.

If you choose the "Filter for organization" condition, the filter will also trigger if the sender address matches an address of an organization in the corresponding module of TeamWox. At that, you can additionally choose one of the organization filters, which can include such parameters as rating, status, last comment date, etc. Thus, you can filter emails from potential clients, important clients, etc.

Bei Wahl der Regel "Benutzer" wird bei der Filterung die Adresse des Absenders mit den Adressen der Benutzer des Systems in deren Profilen verglichen und bei Entsprechung in den Filter verschoben.

Bei Wahl der Regel "Kopfzeile" müssen Sie rechts im letzten Feld der Zeile die genaue Adresse für die Suche in der Kopfzeile der Email eingeben. Achten Sie auf die genaue Schreibweise einschließlich aller Leerzeichen und Interpunktionszeichen.

Klicken Sie abschließend auf "Speichern" und erstellen Sie dann einen weiteren Filter mit der zweiten Bedingung. Dafür müssen Sie denselben Namen wie für den anderen eingeben:

zweite Bedingung

Bei Wahl der Regel "von" oder "zu" werden Emails für Absender oder Empfänger gefiltert, wenn die im letzten Feld eingegebene Adresse mit einer Adresse im System übereinstimmt. Es ist auf eine genaue Schreibweise zu achten um Fehler bei der Suche zu vermeiden. Wenn Sie z.B. *.mail.com eingeben kommen alle Email von der Domain "mail.com" in den Filter. Mit dem Platzhalterzeichen "*.*" werden alle Emails in den Filter verschoben.

Ordnen Sie die erstellten Filter in der gewünschten Reihenfolge:

Erzeugte Filter

Zum Abschluß klicken Sie auf "Aktualisiere". Die Filter finden Sie jetzt als Unterordner in "Posteingang":

Filter in Betrieb

Das System durchsucht die vorhandene Datenbank nach Emails die den neu erstellten Filterkriterien entsprechen in der Nacht nach ihrer Erstellung, denn die Verarbeitung größerer Datenbanken kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Die neu eingehenden Email kommen dagegen sofort in den Filter.