Postfach einrichten/bearbeiten

Postfach erstellen

Zur Einrichtung eines neuen Postfachs klicken Sie auf die Schaltfläche " Neues Email-Konto" auf der linken Seite am Ende der Liste Ihrer vorhandenen Postfächer.

Postfach bearbeiten

Zur Bearbeitung eines Postfachs klicken Sie auf das Symbol ,das erscheint, wenn Sie den Mauszeiger auf den Namen des Postfachs richten:

Bei Klick auf das Symbol  öffnet sich das Fenster "Email-Konto bearbeiten". Es ist das gleiche Fenster wie das zur Einrichtung eines neuen Postfachs, mit anderem Titel und einer weiteren Schaltfläche Email-Konto löschen. Das Löschen eines Email-Kontos wird in einem eigenen Abschnitt beschrieben.

Die Fenster "Email-Konto bearbeiten" wie auch "Neues Email-Konto erstellen" haben ein Hauptmenü mit fünf Registerkarten:

• Information
• Filter
• Zugriffsberechtigung
• Unterschrift
• Auto-Antwort

Information

In dieser Registerkarte sind folgende Felder auszufüllen:

• Name — Titel Ihres zukünftigen Postfachs, wie im linken Teil des Fensters im Modul "Email" dargestellt.
• Eigentümer — der Postfach-Eigentümer. Wenn Sie in das Auswahlfeld klicken, öffnet sich die Liste der Mitarbeiter, aus der ein neuer Postfacheigentümer gewählt werden kann. Die Arbeit mit dieser Liste wird im entsprechenden Abschnitt beschrieben.
• Autor — Dieser Name wird als Absendername beim Senden von Emails von diesem Postfach verwendet.
• E-mail — Emailadresse Ihres Postfachs.
• Einschalten/ausschalten — Diese Schaltfläche ist zum Ein- oder Ausschalten des Postfachs bestimmt. Beim Ausschalten verfärbt sich die Schaltfläche  grau, beim (Wieder-)Einschalten grün.
• Server — Wahl des Servertyps für den Posteingang (POP3 oder IMAP) und die Server-Adresse (z.B. pop.mail.ru). Rechts vom Feld mit der Serveradresse befindet sich die Taste SSL (Secure Sockets Layer — ein kryptographisches Protokoll, das die sichere Datenübertragung per Internet gewährleistet. Damit wird eine geschützte Verbindung zwischen dem Kunden und dem Server hergestellt). Beim Anklicken (einschalten) wird das Symbol goldfarbig, bei erneutem Klick (ausschalten) grau.
• Login — Die im Server gespeicherten Login-Daten des Benutzers für den Posteingang.
• Passwort — Das im Server gespeicherte Passwort für den Posteingang.
• SMTP-Server — Die Serveradresse der Ausgangspost (z.B. smtp.mail.ru). Am Ende dieses Feldes befindet sich ebenfalls die Taste zum Ein- oder Ausschalten von SSL.
• Login — Die im Server gespeicherten Login-Daten des Benutzers für den Postausgang.
• Passwort — Das im Server gespeicherte Passwort für den Postausgang.
• Empfangene Emails vom Server löschen — Wenn Sie dieses Feld markieren, werden alle Emails nach dem Empfang vom TeamWox-Server entfernt (für Server "POP").
• für Suche nicht indizieren — bei Wahl dieser Option werden die Informationen über den Posteingang vom internen Suchsystem nicht indiziert, auch nicht beim Neuindizieren der Informationen. Diese Option ist für Servicemailboxen und für Postfächer mit weniger wichtigen Informationen empfehlenswert, denn es spart Systemressourcen.
• Ereignisse und Zeigen der Emails in Widget deaktivieren — diese Funktion ermöglicht es, Benachrichtigungen (auch Audio-) über eingehende Emails auszuschalten. Beim Einschalten dieser Option werden Emails dieses Postfachs im Widget "Letzte Nachrichten" nicht angezeigt. Es ist empfehlenswert, diese Option für Servicemailboxen und Unternehmenspostfächer einzuschalten.
• Spamnachrichten in speziellen IMAP Ordner verschieben — hier wird eingestellt, wie mit Spamnachrichten umzugehen ist. Im Feld rechts wird der Name des IMAP Ordners (Mailbox) auf dem Posteingangsserver angegeben, in den alle Emails aus der Kategorie "Spam" gesendet werden. Dieses Feld ist nur bei Wahl des  Servertyps IMAP sichtbar.

Filter

In dieser Registerkarte können Filter eingerichtet werden. Um einen Filter hinzuzufügen klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Filter:

Geben Sie folgende Daten ein:

• Name des Filters im Feld "Name";
• Unter "Aktion" ist "in Filter verschieben" vorgegeben. Sie können diese Aktion ändern, wenn sie diese anklicken und im sich öffnenden PopUp-Fenster die entsprechende Aktion auswählen. Alternative Möglichkeiten sind: "In den Papierkorb verschieben", "In Spam verschieben" oder "Bemerkung". Bei Auswahl der letzteren Aktion wird ein neuer Ordner erstellt, in den Emails manuell verschoben werden können. Hier werden keine weiteren Filterregeln gefordert.
• Im Feld "Regeln" können Sie aus der Liste, die sich beim Anklicken des Feldes öffnet, eine Auswahl treffen: "von", "Zu", "Thema", "Organisation", "Kontakt", "Benutzer", "Kopfzeile".

• Rechts vom Feld "Regeln" sind die weiteren Parameter (z.B.Email-Adresse) einzugeben.

Wenn Sie den Filter hinzufügen wollen, klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche "Aktualisiere". Klicken Sie auf "Abbrechen" schließen Sie das Fenster ohne den Filter zu speichern.

Mit den Funktionstasten  und , die erscheinen, wenn Sie den Mauszeiger auf den Namen des Filters richten, können Sie den Filter bearbeiten oder löschen.

Mit Klick auf die Schaltfläche Neuer Filter können Sie neue Filter einrichten.

Wenn Sie einem bereits existierenden Filter eine zusätzliche Bedingung hinzufügen wollen, richten Sie einen neuen Filter mit demselben Namen ein:

In diesem Fall werden Emails von diesen beiden Postfächern in den Filter "Mein Filter" verschoben.

Wenn Sie für Ihr Postfach mehrere Filter eingerichtet haben, erfolgt die Filterung in der Reihenfolge von oben nach unten, das heißt zunächst werden die Kriterien des in der Liste an erster Stelle stehenden Filters geprüft, danach die folgenden. Die Ordnung der Filter kann verändert werden. Hierfür klicken Sie mit der linken Maustaste in das Feld mit dem Namen des Filters, halten die Maustaste fest und ziehen ihn an die gewünschte Stelle (Drag'n Drop).

Zugriffsberechtigung

In dieser Registerkarte werden die Benutzerrechte für die Anzeige, die Bearbeitung und Verwaltung des Postfachs festgelegt:

Hinzufügen oder Löschen eines Benutzers erfolgt durch Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen  bzw. das Symbol .   Nach Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen  öffnet sich ein Fenster mit der Liste der Mitarbeiter. Dies wird im Abschnitt "Beschreibung des Interface -> Listen der Zugeordneten" näher beschrieben. Zur Löschung der kompletten Liste der zugangsberechtigten Mitarbeiter, klicken Sie auf das Symbol . Wenn Sie nur einen Mitarbeiter aus der Liste löschen wollen, klicken Sie auf das Symbol , rechts vom Namen des betreffenden Mitarbeiters.

Zugangsberechtigungen werden vergeben für:

• Anzeigen —  Benutzer (Gruppen) können Emails im Postfach lesen.
• Editieren — Benutzer (Gruppen) können auf alle Emails antworten, neue Email erstellen, editieren und vorhandene Emails löschen.
• Administration — Benutzer (Gruppen)können Einstellungen des Postfachs editieren und es löschen.

Unterschrift

In dieser Registerkarte kann eine Signatur eingegeben werden, die am Ende einer jeden ausgehenden Email angehängt wird.

Zur Erstellung einer Signatur wird der in der Registerkarte integrierte Editor verwendet. Zur Arbeitserleichterung können Makros verwendet werden, die im Editor unten zu finden sind und die man auf seine eigenen Ansprüche ergänzen kann. Die Daten werden aus den persönlichen Daten und Kontaktdaten des Benutzers übernommen:

• #name# — Vorname des Benutzers.
• #user.name# — Vorname des Benutzers.
• #surname# — Name des Benutzers.
• #user.surname# — Name des Benutzers.
• #user.patronymic# — Geburtsname des Benutzers
• #fullname# — vollständiger Name des Mitarbeiters.
• #company# — Name des Unternehmens.
• #department# — Name der Abteilung.
• #user.location# — Arbeitsplatz des Mitarbeiters.
• #user.email# — Emailadresse.
• #user.phone_work# — Arbeitsplatztelefon.
• #user.phone_fax# — Fax.
• #user.phone_mobile# — Mobiltelefon.
• #user.messenger_icq# — ICQ.
• #user.messenger_msn# — MSN.
• #user.messenger_skype# — Skype.
• #user.messenger_yahoo# — Yahoo messenger.

Zufällige Unterschriften

Sie können mehrere unterschiedliche Signaturen erstellen, die nach dem Zufallsprinzip an die Email angehängt werden. Hierfür müssen Sie im Editor nach jeder Signatur eine horizontale Linie (tag <hr>) eingeben.

Auto-Antwort

In dieser Registerkarte können Sie einen Autoresponder für das Postfach einrichten. Wenn der Autoresponder eingeschaltet ist, wird für alle eingehenden Emails automatisch eine Antwort generiert und gesendet.

Zum Einschalten des Autoresponders klicken Sie auf die Schaltfläche Auto-Antwort einschalten. Im eingeschaltenen Zustand hat das Symbol grüne Farbe. Im Feld "Thema" wird der Titel der automatisch generierten Antwort-Email eingegeben. Im Feld "Antwort-Adresse" geben Sie die Email-Adresse ein, an die der Empfänger eine Antwort senden kann. In den Standardeinstellungen steht hier der Name des betreffenden Postfachs. Im Editor-Hauptfenster können Sie einen beliebigen Text eingeben.

Für das Thema der Auto-Antwort sowie für den Text können Sie auch hier Makros verwenden. Sie können folgende Makros verwenden:

• #subject# — automatisch wird Thema des erhaltenen Briefes ersetzt;
• ###id#— Eine einzigartige ID die jeder Email hinzugefügt wird;
• #from# — Die Email-Adresse des Absenders wird eingefügt;
• #to# — Die Email-Adresse des Empfängers wird eingefügt;
• #datetime# — Das laufende Datum und die Uhrzeit werden eingefügt;
• #company# — Der Name Ihres Unternehmens wird eingefügt.

Zum Speichern der Einstellungen des Postfachs klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche "Aktualisiere" (wenn Sie ein Postfach bearbeitet haben) bzw. "Hinzufügen" (wenn Sie ein neues Postfach angelegt haben. Wollen Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf "Abbrechen".