Bearbeiten der Email

Zum Öffnen einer Email klicken Sie in der Liste auf den Titel. Danach öffnet sich ein Fenster zur Durchsicht der Email, wie auf dem Bild gezeigt:

Eine Email kann man in zwei Abschnitte unterteilen: Email und Attachments.

Email

Zuordnung

Unter der Schaltfläche "Zur Liste" im Menü befindet sich die Schaltfläche . Durch Klick auf diese kann man die Email einem anderen Mitarbeiter zuordnen. Beim Anklicken öffnet sich das Fenster "Gewählte Benutzer". Die Arbeit damit wurde im Abschnitt Beschreibung des Interface -> Listen der Zugeordneten beschrieben. Nachdem eine Email zugeordnet wurde, wird sie mit dem Symbol vor dem Titel markiert.

Thema

Der Betreff wird oben in der Zeile "Thema" angezeigt. Über dieser Zeile steht der Absender. Wenn Sie diesen anklicken, schließt sich das Fenster,beim erneuten Anklicken öffnet es sich wieder. Diese Funktion ist für die Fälle bestimmt, daß ein Briefwechsel sehr umfangreich ist und sie innerhalb dessen navigieren wollen ohne einzelne Email schließen und erneut öffnen zu müssen. Durch das Zeichen werden eingehende Emails gekennzeichnet, durch das Zeichen ausgehende.

Bindung an die Organisation

Oben rechts befindet sich die Schaltfläche . Beim Anklicken öffnet sich das Fenster mit der Liste der Organisationen. Die Arbeit damit wird im Abschnitt Beschreibung des Interface -> Listen der Zugeordneten beschrieben. Diese Funktion ist für die Bindung einer Email an eine bestimmte Organisation bestimmt. Ist eine Email an eine Organisation gebunden, wird rechts von der Schaltfläche "Organisation" der Name dieser Organisation gezeigt, und im Feld "Adresse" in der Liste der Emails wird das Symbol und der Name der Organisation angezeigt. Die Bindung an die Organisation wird nur für diese Email (Kette) gültig.

Details

Im Kopf der Email, unter dem Namen des Empfängers finden Sie die Schaltfläche "Details". Beim Anklicken öffnet sich das Fenster "Email Details", wie unten im Bild dargestellt:

In diesem Fenster werden Details wie das Thema der Email, Absender, Empfänger, Grösse usw.dargestellt. Durch Klick auf die Schaltfläche Herunterladen können Sie diese Details im Format  *.eml herunterladen.

Funktionen

Bei Klick auf die Schaltfläche Antworten öffnet sich im unteren Teil des Fensters der Texteditor in dem Sie Ihren Antworttext eingeben können. Nach der Eingabe müssen Sie auf die Schaltfläche "Senden" oder "Abbrechen" klicken um das Editorfenster wieder zu schließen. Beim Klick auf "Speichern" wird die Antwort-Email in "Entwürfe" gespeichert. Die Schaltfläche "Senden" hat die zusätzliche Funktion - "Senden und schließen".

Wenn Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche klicken, wird die Email gesendet und geschlossen, d.h. in den Filter "Geschlossene" verschoben. Diese Funktion kann von Nutzen sein, wenn Sie wissen, dass dies die letzte Email im Briefwechsel war.

Bei Klick auf die Schaltfläche Schließen wird die Email in den Filter "Geschlossene" verschoben. Die Email bleibt dort, bis Sie diese in den Papierkorb verschieben oder löschen. Diese Funktion ist von Nutzen, wenn Sie den Briefwechsel als abgeschlossen betrachten, diesen aber (noch) nicht löschen wollen.

ID

Das Symbol # ist ein permanenter Link zur Email. Wenn Sie diesen mit der rechten Maustaste anklicken, können Sie ihn kopieren und an beliebiger Stelle in anderen Nachrichten einfügen. Rechts vom Symbol # steht eine Zahl, dies ist die ID, die jeder Email automatisch zugeordnet wird. Mit Hilfe dieser ID können Sie nach Emails suchen. Dafür müssen Sie im Suchfeld das Symbol "#" mit der ID eingeben, z.B. #225827. Die Suche mit der ID ist nur im Modul "Email" möglich.

Erweiterte Funktionen

Bei Klick auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche "Antworten" öffnet sich eine Auswahlliste mit einer Reihe von Funktionen:

• Die Funktionen "Antworten" und "Schließen" wurden oben beschrieben.
• Bei Klick auf "Nachsenden" wird wie beim "Antworten" der Editor geöffnet. Hier müssen Sie nur noch dem Empfänger in das Feld "zu" eintragen. Beim Nachsenden wird automatisch der Text der Email die Sie empfangen haben und weiterleiten wollen, eingefügt. Auch hier finden Sie durch Klick auf den Pfeil neben der Schaltfläche "Senden" die zusätzliche Funktion "Senden und abschließen". In diesem Fall kann dies von Nutzen sein, wenn Sie der falsche Empfänger waren.
• Bei Klick auf "der Kontaktliste zufügen", wird die Adresse des Absenders der Kontaktliste hinzugefügt. Das Fenster im Modul "Kontakte" wird geöffnet, in dem der Name bereits eingetragen ist und Sie weitere Angaben hinzufügen können.
• Bei Klick auf "Codieren" können Sie zwischen verschiedenen Codierungen umschalten. Beim Anklicken öffnet sich die Liste der möglichen Varianten: "Autowahl" (die Wahl der notwendigen Codierung erfolgt automatisch), KOI8-R, KOI8-U, Windows-1251, Windows-1252, Windows-1255, UTF-8.
• Bei Klick auf "Drucken" kann man die Email zum Drucken vorbereiten. Beim Anklicken öffnet sich ein neues Fenster mit der Druckversion der Email, das mit der Standardfunktion Ihres Browsers ausgedruckt werden kann.
• Die Schaltfläche "Spam" ist für das Verschieben der Email in den gleichnamigen Filter bestimmt. Der Umgang mit Spam wird in einem eigenen Abschnitt beschrieben.
• Bei Klick auf "Zur Aufgabe" öffnet sich das Fenster "Neue Aufgabe" des Moduls "Aufgaben"  Das Thema der Email ist bereits als Thema der Aufgabe und der Text der Email als Text der Aufgabe übernommen. Sie können die Aufgabe und damit verbundene Fragen an einen qualifizierten Mitarbeiter weiterleiten.
• Bei Klick auf "anzufordern" kann man zur Erstellung einer neuen Anforderung im Modul "Servicedesk" übergehen, der Inhalt der Email ist dort bereits eingefügt.

Um zur Liste der Emails zurückzukehren, müssen Sie oben auf die Schaltfläche "Zur Liste" klicken.

 

Email Journal

Bei Veränderungen in der Liste der Mitarbeiter, denen eine Email zugeordnet wurde und bei Verschiebung der Email unter den Filtern, erscheinen unten in der Email entsprechende Anmerkungen:

In den Anmerkungen wird der Name des Mitarbeiters der die Änderung vorgenommen hat sowie das Datum der Änderung angegeben.

Arbeit mit Anhängen

Wenn es in einer Email Anhänge gibt, kann man diese durch Klick auf das Symbol , rechts vom Titel des Anhangs, in das Modul "Dokumente" kopieren. Sie sehen das Symbol wenn Sie den Mauszeiger auf den Namen des Anhangs richten. Diese Funktion ist nur wirksam, wenn Sie Zugang zum Modul "Dokumente" haben.