Auftrag erteilen

Um einen neuen Auftrag zu erteilen, müssen Sie auf die Schaltfläche "Neue Anfrage" im oberen Menü der Registerkarte "Servicedesk" klicken. Daraufhin öffnet sich das Fenster "Neue Anfrage":

In diesem Fenster können Sie folgende Angaben machen:

• Titel — Ein klar formulierter, kurzer Auftragstitel.
• — Durch Anklicken dieses Symbols erhält der Auftrag Priorität, das Symbol verfärbt sich rot . Symbole, Nummern und der Titel priorisierter Aufträge werden in der Liste und bei ihrer Durchsicht in roter Farbe dargestellt.
• Zugeordnet — Wenn Sie dieses Feld anklicken öffnet sich die Liste der Benutzer/Gruppen. In dieser Liste können Sie einen Mitarbeiter zur Auftragserledigung auswählen. Zugeordnete Mitarbeiter werden diesen Auftrag sehen, unabhängig von den Rechten für die Gruppe, in der sie erstellt wird. Wenn aus der Liste kein Benutzer oder keine Gruppe ausgewählt wird, kann der Mitarbeiter mit dem Recht zur vollständigen Durchsicht der Gruppe den Auftrag für einen beliebigen Mitarbeiter selbst zuordnen.
• Verantwortliche — Für jeden Auftrag kann man eine Liste der verantwortlichen Mitarbeiter erstellen. Dies erleichtert die Kontrolle der Auftragserledigung. Verantwortliche Mitarbeiter werden bei Durchsicht im "Kopf" des Auftrags dargestellt. Jeder Mitarbeiter kann alle Aufträge, für die er verantwortlich ist, im speziellen Filter sehen. Um das Feld der Zuordnung verantwortlicher Mitarbeiter zu öffnen, muss man auf die Schaltfläche Verantwortliche klicken.
• Gruppe — In diesem Auswahlfeld müssen Sie aus der Liste eine Gruppe angeben,zu der der Auftrag gehört.
• Kategorie — Falls für eine Gruppe Kategorien erstellt wurden, müssen Sie in diesem Feld eine von diesen auswählen. Standardmäßig wird die erste Kategorie aus der Liste gewählt.
• Produkt — Falls einer Gruppe Produkte zugeordnet sind, müssen Sie in diesem Feld eines von diesen auswählen. Standardmäßig wird das erste Produkt in der Liste gewählt.
• Status — Der Status des Auftrags, den man aus der Liste auswählen kann. Standardgemäß wird der Status "Offen" gewählt. Im Arbeitsprozess kann der Status sowohl vom Autor, als auch von den zugeordneten Mitarbeitern geändert werden.
• Organisation — Beim Anklicken dieses Felds öffnet sich die Liste der Organisationen, die im Modul "Organisationen" eingetragen sind. Die Zuweisung eines Auftrags ist in der entsprechenden Registerkarte der Organisation zu sehen. Die Statistik der Auftragserledigung der Organisationen wird auch in Berichten dargestellt.
• Kontakt — Beim Anklicken dieses Feldes öffnet sich die Liste der Kontakte. Nach der Zuweisung eines Auftrags an einen Kontakt können Sie zur Durchsicht der kompletten Information darüber den Namen in der Liste anklicken.
• angefangen — Datum des Beginns der Auftragserledigung. Wird in dieses Feld nichts eingegeben, wird automatisch das Datum der Erstellung des Auftrags eingefügt. Im Nachhinein kann man durch Kommentare dieses Datum verändern. Das Datum wird mittels eines interaktiven Kalenders gewählt, der sich beim Klicken der Taste öffnet.
• beendet — Datum der Erledigung des Auftrags. Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, sobald sich der Status des Auftrags in "Vollendet", "Geschlossen" oder "Abgelehnt" verändert. Das Datum kann auch manuell mittels des interaktiven Kalenders geändert werden.
• Frist — Zeitlimit für die Auftragserledigung. Das Limit kann sowohl manuell als auch mittels des interaktiven Kalenders eingegeben werden. Dieses Feld wird automatisch mit dem Datum der Erstellung eines Auftrags ausgefüllt, wenn der Auftrag an eine Organisation gebunden ist, für die ein Zeitlimit bestimmt ist (SLA). Bei Annäherung oder Ablauf der Frist verändert sich die Farbe des Auftrags in der Liste.

Im Editor können Sie einen Text zur genaueren Beschreibung des Auftrags eingeben. Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".