Περιγραφή του Συστήματος Ομαδικής Εργασίας TeamWox Groupware

Το λογισμικό TeamWox έχει σχεδιαστεί για να βελτιώσει τη διαχείριση και τις διαδικασίες παραγωγής σε μια εταιρεία. Με το σύστημα αυτό είναι δυνατό να δημιουργηθεί ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης πληροφοριών της εταιρείας και να επιταχυνθεί η λήψη αποφάσεων εφόσον το σύστημα βασίζεται σε έγκαιρη και αξιόπιστη πληροφόρηση.

Όλες οι πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες σας και του Ιστορικού της συνεργασίας μαζί τους, τα διάφορα έγγραφα, τα καθήκοντα και οι συζητήσεις μπορούν τώρα να αποθηκευτούν στο σύστημα του TeamWox. Τώρα όλες αυτές οι πληροφορίες μπορούν να συγκεντρωθούν σε ένα μέρος και να είναι στη διάθεσή σας από οποιοδήποτε σημείο του κόσμου έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο.

Το σύστημαTeamWox περιέχει τα πάντα για να μπορεί να παρέχει την πιο αποτελεσματική λειτουργία της εταιρείας σας, επιτυγχάνοντας μια καλά οργανωμένη ομαδική εργασία και συνεργασία. Το σύστημα περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

1. Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού

Η ενότητα αυτή περιέχει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους σας: προσωπικά στοιχεία, διευθύνσεις, επαφές (ΔΥ, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμούς τηλεφώνου) και πληροφορίες σχετικά με τα καθήκοντα κάθε υπαλλήλου της εταιρείας. Όλα τα έγγραφα που συνδέονται με ένα κάθε πρόσωπο (π.χ. σύμβαση εργασίας, αντίγραφα των διαβατηρίων, ιατρικά αρχεία, κ.λπ.) μπορούν να αποθηκευτούν στο σύστημα.

Τα αρχεία που αφορούν τον χρόνο εργασίας των εργαζομένων σας αποθηκεύονται επίσης εδώ. Τώρα μπορείτε να διακρίνεται εύκολα τους υπαλλήλους της εταιρίας σας που εργάζονται περισσότερο από άλλους, καθώς και εκείνους που εργάζονται λιγότερο από τους άλλους. Η ενότητα αυτή αντανακλά επίσης τη δομή της εταιρείας σας. Πολύ συχνά, ακόμη και μια απλή ανάλυση βοηθά στην ανίχνευση διπλών λειτουργιών και της αναποτελεσματικότητας της οργανωτικής δομής.

Δοκιμάστε το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού στην δοκιμαστική εκδοση του TeamWox!

2. Καθήκοντα

Η ενότητα αυτή χρησιμοποιείται για την άμεση ανάθεση καθηκόντων στους υπαλλήλους σας και τον έλεγχο της εκπλήρωσης τους ή όχι. Έμφανίζεται ένα πρόβλημα; Καθορίστε την εργασία και ορίστε τους υπεύθυνους και στην πορεία μπορείτε να παρακολουθήσετε πως αυτό θα εκπληρωθεί. Οι εργασίες μπορεί να συμπεριλαμβάνουν συζητήσεις, δημοσίευση εικόνων, αρχεία ήχου και βίντεο. Αυτό θα σας βοηθήσει στην επίλυση προβλημάτων που εμφανίζονται, πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά.

Σε αντίθεση με τα συνήθη μέσα επικοινωνίας (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τηλέφωνο, instant messengers) το TeamWox έχει ένα ακόμη πλεονέκτημα που αφορά την επίλυση προβλημάτων σε μια επιχείρηση. Μετά από μια τηλεφωνική συνομιλία με τον συνάδελφό σας, μπορείτε να στηριχθείτε μόνο στη μνήμη σας για τις λεπτομέρειες αυτής της συνομιλίας. Τα ηλεκτρονικά μηνύματα και τα instant messengers διατηρούν την ιστορία της επικοινωνίας, αλλά είναι πολύ ασυντόνιστα και για να βρεις αυτο που που γυρεύεις, χρειάζεται αρκετό χρόνο.

Το TeamWox δεν έχει αυτό το μειονέκτημα. Μετά το κλείσιμο μιας εργασίας θα μπορείτε να τη βρείτε σε μορφή αρχείου και να δείτε όλα τες πληροφορίες και τα στοιχεία της: ποιός συμμετείχε στη συζήτηση, πώς έγινε, ποιά απόφαση ελήφθη. Και, ενδεχομένως, θα είστε σε θέση να θίξετε αυτό το θέμα σε επόμενη συνάντηση.

Το σύστημα αυτοματοποιημένης αναφοράς, σας βοηθά να εκτίιμήσετε το επίπεδο παραγωγικότητας της εργασίας των υπαλλήλων σας. Ξέρετε πάντα ποιοί από τους υπαλλήλους σας καταβάλλουν την πιο μεγάλη προσπάθεια στη δουλειά, το έργο των οποίων καθιστά τη μεγαλύτερη συμβολή στην επιχειρηματική δραστηριότητα της εταιρείας σας. Με την ενότητα αναφορές στο λογισμικό TeamWox, η ανάλυση της αποτελεσματικότητας των υπαλλήλων σας θα γίνει πολύ πιο εύκολη και γρήγορη.

Δείτε πως η Ενότητα Καθήκοντα δουλεύει στην δοκιμαστική έκδοση του TeamWox!


3. Διαχείρισης Εγγράφων

Αυτή η ενότητα έχει σχεδιαστεί για την δημιουργία μιας αποτελεσματικής διαχείρισης των εγγράφων της εταιρείας σας. Εδώ μπορείτε να αποθηκεύσετε οποινδήποτε τύπο εγγράφου σε ηλεκτρονική μορφή: συμφωνίες, δηλώσεις, σκαναρισμένες εικόνες και οποιαδήποτε άλλο τύπο εγγράφου.

Το σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων που προβλέπεται στο TeamWox, διευκολύνει το έργο της ομαδικής εργασίας όταν δουλεύουν με έγγραφα. Ο υπάλληλος σας δημιουργεί ένα έγγραφο και το προωθεί σε εσάς για υπογραφή. Εσείς κάνετε κάποιες τροποποιήσεις και επιστρέφετε το έγγραφο στον εργαζόμενο. Αυτή η διαδικασία μπορεί να επαναληφθεί μέχρι να αποφασιστεί ότι το έγγραφο είναι έτοιμο για να «υπογραφεί ηλεκτρονικά». Το σημαντικό χαρακτηριστικό αυτού του συστήματος του TeamWox, είναι ότι μπορείτε πάντα να βρείτε και να εργαστείτε την πιο πρόσφατη έκδοση ενός εγγράφου. Ταυτόχρονα, όλες οι προηγούμενες εκδόσεις αποθηκεύονται στο σύστημα.

Δοκιμάστε την Διαχείριση Εγγράφων στην δοκιμαστική έκδοση του TeamWox!


4. Ηλεκτρονικά Μηνύματα

Τα Ηλεκτρονικά Μηνύματα έχουν γίνει τόσο δημοφιλή, που δεν μπορούμε να φανταστούμε την ζωή σε μια εταιρεία χωρίς αυτά. Είναι ίσως το πιο δημοφιλές μέσο επικοινωνίας με τους πελάτες και τους προμηθευτές. Το TeamWox επίσης περιέχει την ενότητα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου που είναι τώρα ενωμένο με το υπόλοιπο σύστημα! Και στην ομάδα εργασίας του TeamWox, αυτή η δυνατότητα είναι εξαιρετικά χρήσιμη.

Oπως σε κάθε λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (για παράδειγμα, το MS Outlook Express), στο TeamWox μπορείτε να δημιουργήσετε διάφορους λογαριασμούς και να λαμβάνετε e-mail από διάφορες διευθύνσεις ταυτόχρονα. Εδώ μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε φίλτρα που θα σας βοηθήσουν να ταξινομήσετε αυτόματα τα ηλεκτρονικά μηνύματα. Αλλά αυτό δεν είναι το πιο σημαντικό στοιχειο.

Στο TeamWox, κάθε χρήστης του συστήματος έχει επίσης ένα επιπλέον γραμματοκιβώτιο που ονομάζεται «Assigned». Εδώ εύκολα βρίσκει κανείς μηνύματα που του ανατίθενται από άλλους υπαλλήλους. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος για να λύσει το πρόβλημα του πελάτη χρειάζεται τις συμβουλές ενός άλλου συγκεκριμένου υπαλλήλου. Τώρα δεν διαβιβάζει απλά το e-mail σε αυτόν ή αυτήν, αλλά του το αναθέτει ως καθήκον/εργασία. Ακόμα, μπορείτε να δείτε τι απάντηση θα στείλει προς τον πελάτη. Μπορείτε επίσης να συζητήσετε πρώτα το θέμα με ένα ειδικό και στη συνέχεια να στείλετε την απάντηση. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να αναθέσετε το e-mail σε άλλους υπαλλήλους ή ακόμη και σε τμήματα της εταιρείας σας.

Ο συνδυασμός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το σύστημα Teamwox groupware δίνει ένα ακόμη πλεονέκτημα. Μέσα από το ίδιο σύστημα, μπορείτε να επισυνάψετε οποιοδήποτε αρχείο που είναι αποθηκευμένο στην ενότητα "Έγγραφα" σε ηλεκτρονικό μήνυμα.

Τέλος, το πιο σημαντικό πλεονέκτημα είναι ότι όλη η αλληλογραφία σας με όλους τους πελάτες αποθηκεύονται αυτόματα στις ενότητες "Οργανισμοί" και "Επαφές". Μόλις Θυμηθήκατε πως αναθέσετε ένα e-mail σε έναν ειδικό; Στην ενότητα "Οργανισμοί" μπορείτε να βρείτε εύκολα την αλληλογραφία με τον συγκεκριμένο πελάτη και να εκτιμήσετε την εργασία των υπαλλήλων σας που χειρίστηκαν την εργασία που τους αναθέσατε.

Δημιουργήστε τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στην δοκιμαστική έκδοση του TeamWox!


5. Οργανισμοί

Μια βάση δεδομένων πελατών και τα στοιχεία επικοινωνίας είναι πολύ σημαντική. Είναι πάντα πολύ βολικό να έχετε όλες τις πληροφορίες επικοινωνίας, όπως ο αριθμός τηλεφώνου, διευθύνσεις, αριθμούς φαξ και άλλα. θα ήταν ακόμη πιο βολικό αν υπήρχαν και όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με έναν συνεργάτη σας, καθώς και άλλες χρήσιμες πληροφορίες. Όλα αυτά μπορείτε να τα έχετε με το TeamWox!

Σε αυτή την ενότητα μπορείτε να διατηρείτε μια λεπτομερή βάση δεδομένων με όλους τους πελάτες και τους προμηθευτές σας: διευθύνσεις, τα πρόσωπα επικοινωνίας κλπ. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε εδώ όλα τα έγγραφα, e-mail και τις συζητήσεις που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο πελάτη. Στο TeamWox το πλήρες ιστορικό της συνεργασίας σας με τον πελάτη είναι πάντα διαθέσιμο.

Φυσικά, μπορείτε να ορίσετε διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης για τους πελάτες. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναθέσετε την εργασία με VIP πελάτες σε έμπειρους διευθυντές. Ενώ οι άλλοι υπάλληλοι σας δεν θα γνωρίζουν για την ύπαρξη μιας τέτοιας ομάδας. Με το TeamWox μπορείτε να σταματήσετε να φοβάστε ότι μετά την απόλυση/παραίτηση του υπαλλήλου σας θα χάσετε την επαφή και με τον πελάτη σας. Κανένας δεν μπορεί να διαγράψει πληροφορίες πελατών λόγο της πρόσθετης ασφάλειας του συστήματος.

Το πιο σημαντικό για τα μέλη της εταιρείας σας είναι η δυνατότητα συνεργασίας σε μια ενιαία βάση δεδομένων. Πώς εργάζεστε με τους πελάτες σας; Συνήθως η διαδικασία είναι η ακόλουθη: ένα τμήμα είναι υπεύθυνο για τις συμφωνίες, το άλλο - για την υποστήριξη και το τρίτο - για τις πωλήσεις; Στη συνέχεια, κάθε υπηρεσία πρέπει να έχει τη δική της βάση δεδομένων για τους πελάτες τους, τη δική τους ιστορία επικοινωνίας με τους πελάτες και τις δικές τους εκθέσεις. Το δεξί χέρι της εταιρείας σας δεν ξέρει τι κάνει το αριστερό; Με το TeamWox δεν έχετε αυτό το πρόβλημα. Το TeamWox δίνει τη δυνατότητα για ενοποίηση πληροφοριών των πελατών σας, ευκολύνοντας έτσι το έργο του συνόλου της εταιρείας. Δεν υπάρχουν πια πολλές βάσεις δεδομένων ή ανακριβής πολιτική έναντι των πελατών σας. Τώρα μπορείτε να πάρετε πλήρεις εκθέσεις για το σύνολο της πελατειακής βάσης. Με το TeamWox αυτές οι πληροφορίες θα είναι πάντα προσιτές σε σας.

Η αυτοματοποίηση των εκθέσεων για τους πελάτες σας θα σας υποδείξει άμεσα την τρέχουσα κατάσταση των πραγμάτων. Μπορείτε να δείτε τον αριθμό των νέων πελατών για τον τρέχων μήνα, ποιός από τους διευθυντές σας έχει βρει τους περισσότερους πελάτες, τους λόγους που οι πελάτες αποφασίσανε να μην χρησιμοποιήσουν τις υπηρεσίες της εταιρείας σας και ποιοί διευθυντές της εταιρείας σας είναι υπεύθυνοι για αυτό. Τώρα για να έχετε όλες αυτές τις πληροφορίες δεν χρειάζεται να αναφέρεστε σε διαφορετικά τμήματα, και να φοβάστε από καθυστερήσεις ή σαμποτάζ των υπαλλήλων σας. Όλα αυτά γίνεται αυτόματα με άμεση πρόσβαση στον υπολογιστή σας!

Ελέγξτε την ενότητα Οργανισμοί και επαφές στην δοκιμαστική έκδοση του Teamwox!


6. Πίνακας Ανακοινώσεων

Πολύ συχνά οι επιχειρήσεις δεν δίνουν μεγάλη προσοχή στην "πολιτική της εταιρείας" και τις δυσκολίες που εμφανίζονται σε αυτό τον τομέα. Οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν πάντοτε τι ακριβώς κάνει η διεύθυνση και γιατί το κάνει, και γενικά σε ποια κατεύθυνση κινείται μία εταιρεία. Ο Πίνακας Ανακοινώσεων του TeamWox είναι το πιο βολικό μέρος για τις εσωτερικές "δημόσιες σχέσεις" της εταιρείας, μέσω του οποίου μπορείτε να παρουσιάσετε όλα τα νέα της εταιρείας και την πολιτικής της, σε κάθε εργαζόμενο της εταιρείας σας.

Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε τις προτιμήσεις των ανθρώπων που εργάζονται στην εταιρεία σας. Είναι στην ενότητα "Πίνακας Ανακοινώσεων" όπου μπορείτε να βρείτε όλα τα σχετικά σχόλια. Εδώ μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους συναδέλφους σας, να εντοπίσετε έγκαιρα πιθανά προβλήματα και να τα λύσετε.

Εκτός αυτού, ο Πίνακας Ανακοινώσεων του TeamWox μπορεί να αντικαταστήσει παραδοσιακά μακρές ώρες συνεδριάσεων. Μπορείτε να οργανώσετε διασκέψεις με την ομάδα σας ή να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή ενότητα. Μπορείτε να παρουσιάσετε συζητήσεις μόνο μεταξύ εκείνων που είναι απαραίτητοι για την επίλυση ενός προβλήματος. Οι υπόλοιποι υπάλληλοι μπορεί να μην ξέρουν τίποτα για τέτοια μυστικά συνέδρια. Χρησιμοποιώντας την ενότητα αυτή θα βρείτε εύκολα τις βέλτιστες λύσεις, και δεν χρειάζεται πλέον να αποσπάτε την προσοχή των υπαλλήλων σας από την καθημερινή τους εργασία για αρκετές ώρες.

Επικοινωνήστε με τον Πίνακα Ανακοινώσεων στην δοκιμαστική έκδοση του TeamWox!


7. Αναζήτηση στο σύστημα

Η αποθήκευση δεδομένων, η γρήγορη αναζήτηση και η γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες, είναι από τα πιο σημαντικά καθήκοντα των σύγχρονων επιχειρήσεων. Απλά φανταστείτε πόσος χρόνος χρειάζεται από τους υπαλλήλους σας, για να βρουν μια συμφωνία με ένα πελάτη σας, που έγινε πριν κάποια χρόνια. Το πρόβλημα αυτό έχει ως αποτέλεσμα την ανάγκη αγοράς ακριβών συστηματών αναζήτησης. Ένα τέτοιο σύστημα αναζήτησης είναι ενσωματωμένο στο TeamWox και σας παρέχεται εντελώς δωρεάν.

Στο σύστημα η αναζήτηση γίνεται σε όλες τις βάσεις δεδομένων, και σε όλες τις ενότητες. Χρησιμοποιώντας την αναζήτηση στο TeamWox μπορείτε να βρείτε γρήγορα ένα απαραίτητο έγγραφο, e-mail, μια εργασία που αναθέσατε, πελάτη ή κάποιο θέμα στον πίνακα ανακοινώσεως. Εκτός αυτού, η μορφολογική λειτουργία αναζήτησης εφαρμόζετε σε αυτό το σύστημα. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να καταχωρίσετε μια λέξη και να την αναζητήσετε στο σύστημα με όλες τις παραλλαγές της. Για παράδειγμα, αν έχετε καταχωρίσει τη λέξη "αγορά". Το σύστημα θα ψάξει επίσης για τις λέξεις "αγορές", "αγοράζω", κλπ.Φυσικά, η προηγμένη έρευνα είναι επίσης διαθέσιμη. Μπορείτε να ρυθμίσετε τα χρονικά όρια, να δώσετε το όνομα του συγγραφέα ενός εγγράφου ή ενός μηνύματος. Ένα τέτοιο σύστημα φιλτραρίσματος συμβάλλει σημαντικά στο να περιορίσετε τα αποτελέσματα αναζήτησης και να εξοικονομήσετε πολύτιμο από τον χρόνο σας.

Με το λογισμικό συνεργασίας TeamWox μπορείτε να βρίσκετε εύκολα και γρήγορα τις απαραίτητες πληροφορίες και δεν χρειάζεται πλέον να κρατάτε τους υπαλλήλους σας μακριά από την εργασία τους.

Δοκιμάστε την δυνατότητα αναζήτησης στην δοκιμαστική έκδοση του TeamWox!


8. Εκθέσεις/Αναφορές

Είναι αδύνατο να διαχειριστεί κάποιος μια εταιρεία χωρίς έγκαιρη και αξιόπιστη πληροφόρηση σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση των πραγμάτων. Όλες αυτές οι πληροφορίες παρουσιάζονται στη διεύθυνση της εταιρείας σε μορφή εκθέσεων. Συνήθως, για να ετοιμαστεί μια έκθεση, χρειάζεται να ορίσετε κάποιους, οι οποίοι κάποια στιγμή θα ετοιμάσουν την έκθεση για σας. Πιθανόν και κάποιος άλλος συνάδελφός από άλλη υπηρεσία να χρειαστεί να επενδύσει επίσης χρόνο στην ίδια έκθεση. Και όπως συμβαίνει συχνά, είναι αδύνατο να συγκριθούν οι εκθέσεις των διαφόρων υπηρεσιών, έτσι γίνετε ακόμα πιο δύσκολο να δούμε τη συνολική εικόνα.

Ευτυχώς, αυτό δεν συμβαίνει με τις εκθέσεις στο TeamWox. Πρώτα απ 'όλα, αυτές δημιουργούνται αυτόματα και για να πάρετε δεν χρειάζεται να κρατήσετε τους εργαζόμενους μακριά από την εργασία τους. Δεύτερον, καθότι όλα τα δεδομένα βρίσκονται στο ίδιο σύστημα, οι εκθέσεις είναι καλά συντονισμένες. Τρίτον, μπορείτε να συγκεντρώσετε όλες τις πληροφορίες σε ένα σύστημα και μπορείτε να έχετε μια γενική έκθεση σχετικά με την όλη επιχείρηση. Τέταρτον, λόγω της αυτοματοποίησης, ανά πάσα στιγμή του χρόνου, οι εκθέσεις στο TeamWox είναι πάντα ενημερωμένες.

Στο σύστημα υποβολής εκθέσεων του TeamWox, θα βρείτε διάφορες εκθέσεις των εργαζομένων σας, όσον αφορά την αποτελεσματικότητά τους στη συνεργασία τους με τους πελάτες. Εκτός αυτού, υπάρχουν αναφορές για τις βάσεις δεδομένων των πελατών σας που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για προγραμματισμό προώθησης προϊόντων. Το σύστημα υποβολής εκθέσεων στο TeamWox είναι μια νέα μέθοδος εργασίας με πραγματικές πληροφορίες - με την μέθοδο αυτοματοποίησης, η οποία είναι πιο γρήγορη και πολύ πιο βολική.

Μάθετε περισσότερα για τις Εκθέσεις και αναφορές στην δοκιμαστική έκδοση του TeamWox!


9. Βοηθός στο Διαδίκτυο

Πολλές εταιρείες δεν χρησιμοποιούν λογισμικά για συνομιλία (instant messengers) μεταξύ των υπαλλήλων, για λόγους ασφαλείας και για να μην γίνετε ανεξέλεγκτη χρήση. Είναι αλήθεια ότι με τέτοιου είδους λογισμικά, κάποιος θα μπορούσε να διαδώσει εμπιστευτικές πληροφορίες της εταιρείας πολύ εύκολα. Ως αναφορά τον δεύτερο λόγο, αυτός παρουσιάζετε όταν αυτά τα λογισμικά χρησιμοποιούνται για ανεξέλεγκτη χρήση σε χρόνο εργασίας.

Το σύστημα TeamWox Groupware σας προσφέρει την ενσωματωμένη αυτή λειτουργία συνομιλίας που βοηθά στην επίλυση αυτών των προβλημάτων. Το σύστημα συνομιλίας παρέχει ασφάλεια στην επικοινωνία με τους υπαλλήλους σας, ενώ μπορείτε να είσαστε σίγουροι ότι όλες οι εμπιστευτικές πληροφορίες θα παραμείνουν στην εταιρεία σας, αφού όλα τα μηνύματα είναι κρυπτογραφημένα. Εκτός αυτού, η λειτουργεα συνομιλίας στο TeamWox μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βοηθός στο διαδίκτυο, ενσωματώνετε στην Ιστοσελιδα της εταιρείας σας και επιτρέπει στο προσωπικό σας να επικοινωνεί με τους πελάτες σας οι διάφορους οργανισμούς. Όλα τα μηνύματα καταγράφονται και όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται αυτόματα στο Ιστορικό της επικοινωνίας σας με τον πελάτη. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να βρίσκετε τις πληροφορίες που ζητάτε όποτε και αν τις χρειαστείτε.

Χρησιμοποιήστε τον Βοηθό στο Διαδίκτυο στην δοκιμαστική έκδοση του TeamWoχ!


10. Υπηρεσία Υποστήριξης Πελατών

Αυτή η λειτουργία έχει να κάμει με την ανάθεση, τον προγραμματισμό και τον έλεγχο τον εργασιών και των καθηκόντων. Η δουλεία εδώ χωρίζεται σε ειδικά διαμορφωμένες ομάδες υπηρεσίας για του υπαλλήλους έτσι ώστε να έχουν την ευθύνη συγκεκριμένων έργων (ή προϊόντων). Κάθε ομάδα μπορεί να έχει διαφορετικές κατηγορίες αιτήσεων σύμφωνα με το είδος τους, την σημασία που έχουν, κλπ, καθώς και διαφορετικά προϊόντα για επεξεργασία μεταξύ της ομάδας.

Η κύρια διαφορά της ενότητας "Υπηρεσία Υποστήριξης Πελατών" από την ενότητα "Καθήκοντα" είναι η αυστηρή ρύθμιση επεξεργασίας προβλημάτων. Ο έλεγχος των διαδικασιών της ενότητας "Υπηρεσία Υποστήριξης Πελατών" είναι πιο επίσημος, σε σύγκριση με την ενότητα "Καθήκοντα". Ο κύριος σκοπός της ενότητας "Καθήκοντα", είναι η γρήγορη ανταλλαγή πληροφοριών μέσα στην εταιρεία, ενώ η ενότητα "Υπηρεσία Υποστήριξης Πελατών" στοχεύει στην επίλυση των διαφόρων προβλημάτων και στην εκπλήρωση των σημαντικών καθηκόντων. Αυτή η διαδικασία είναι αυστηρά ελεγχόμενη απο τους επόπτες. Αυτός ο έλεγχος της διαδικασίας επιτρέπει την ταχεία επίλυση και των δύο προβλημάτων της εταιρείας και των πελατών σας. Το τελευταίο επιτυγχάνεται με την ενσωμάτωση αυτής της λειτουργίας σε εξωτερικές Ιστοσελίδες.

Όλες οι συνομιλίες από την ενότητα "Υπηρεσία Υποστήριξης Πελατών" αποθηκεύονται στο σύστημα και υπόκειται σε κάποιους οργανισμούς. Με αυτήν την ενσωμάτωση, οι πελάτες σας μπορούν να συμμετάσχουν ενεργά στην επικοινωνία μεταξύ τους και της ομάδας υποστήριξης σας, και μπορούν να μάθουν σε πιο στάδιο βρίσκεται η αίτηση τους. Λόγω αυτών των δυνατοτήτων, η ενότητα "Υπηρεσία Υποστήριξης Πελατών" είναι το τέλειο εργαλείο για τεχνική αλλά και κάθε υποστήριξη για οποιαδήποτε εταιρεία.

Δοκιμάστε την Υπηρεσία Γραφείου στην δοκιμαστική έκδοση του TeamWoχ


11. Λογιστική και e-Bank

Συχνά ο επικεφαλής σε μια εταιρεία επιθυμεί να γνωρίζει τη οικονομική κατάσταση της εταιρίας χωρίς να χρειάζεται να μπει σε οικονομικές λεπτομέρειες. Στο σύστημα TeamWox Groupware, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να ληφθούν από την ενότητα "Λογιστική". Αυτό το σύστημα έκδοσης τιμολογίων και καταγραφής πληρωμών δίνει πραγματική βοήθεια σε οικονομικά θέματα. Το σύστημα είναι σχεδιασμένο για την διατήρηση πληροφοριών σχετικά με όλες τις οικονομικές δραστηριότητες της εταιρείας. Ένα ξεχωριστό βιβλίο δημιουργείτε για κάθε εργασία, όπου όλες οι οικονομικές λειτουργίες διανέμονται. Στην ενότητα Λογιστικής μπορείτε γρήγορα να λαμβάνεται πληροφορίες σχετικά με τις πληρωμές από οποιονδήποτε εργολήπτη. Όπως και σε άλλες ενότητες του συστήματος, οι αναφορές και οι εκθέσεις της Λογιστικής ενότητας δημιουργούνται αυτόματα για να αντικατοπτρίζουν τα δεδομένα οργανισμών, πελατών και προϊόντων. Είναι τόσο εύκολο αφού η ενότητα Λογιστικής είναι ενσωματωμένη με τους οργανισμούς.

Ακόμα ένα χρήσιμο χαρακτηριστικό γνώρισμα της ενότητας Λογιστικής είναι η λεγόμενη "συχνότητα" (periodicity). Σχεδόν κάθε εταιρεία έχει να κάμει με τιμολόγια και την ανάγκη της έκδοσης τους ταχτικά - καθημερινά, εβδομαδιαία, τριμηνιαία ή σε ετήσια βάση. Στο TeamWox το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να καθορίσετε την συχνότητα στις λεπτομέρειες του τιμολογίου, και όσο περνά ο χρόνος, το τιμολόγιο θα αλλάξει αυτόματα. Αντί να δημιουργήτε καινούργιο λογαριασμό για κάθε φορά, δημιουργήστε ένα με συχνότητα και ξεχάστε το.

Για την αυτοματοποίηση των λογιστικών διαδικασιών, έχουμε αναπτύξει την ενότητα e-Bank. Η ενότητα αυτή συνδέεται αυτόματα με μία ή περισσότερες τράπεζες και σε εικονικά συστήματα πληρωμών (WebMoney, PayPal, κλπ.), για λήψει δεδομένων σχετικά με όλες τις πληρωμές από τους λογαριασμούς που αναφέρονται και τις εντοπίζει αυτόματα. Η ενότητα "e-Bank" είναι συνδεδεμένη με την ενότητα "Λογιστικής" και επιτρέπει τη ρύθμιση της διέλευσης των ληφθέντων συναλλαγών. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τον αυτόματο συνδυασμό των συναλλαγών με τις σωστές πληρωμές και τις εταιρίες που τες διεκπεραιώνουν.

Για το τμήμα τήρησης λογιστικών βιβλίων αυτό σημαίνει ότι δεν είναι πλέον απαραίτητο να γίνονται ημερήσιες επισκέψεις στην τράπεζα για τιμολόγια, ή για παρακολούθηση της ροή χρήματος μέσω των τρεχούμενων λογαριασμών, καθώς και για τον τακτικό έλεγχο σχετικά με τον πελάτη και την τράπεζα του. Ακόμη, οι διευθυντές πωλήσεων θα έχουν πάντα πρόσβαση στις τελευταίες πληροφορίες σχετικά με τα τιμολόγια και τις πληρωμές των αντισυμβαλλομένων εταιριών τους.

Με το σύστημα TeamWox Groupware, ο έλεγχος των οικονομικών σας δεδομένων γίνετε πανεύκολος!

Δοκιμάστε την ενότητα Λογιστικής στον TeamWox Groupware!

Back to top