Επισκόπηση του Συστήματος TeamWox

Το λογισμικό ομαδικής εργασίας TeamWox είναι μια εφαρμογή σχεδιασμένη για την οργάνωση της ομαδικής εργασίας σε διάφορες εταιρείες. Το σύστημα θα βοηθήσει να βελτιστοποίησετε τις επιχειρησιακές σας διαδικασίες, να τις καταστήσετε με περισσότερη σαφήνεια και διαφάνεια, και να επιταχύνετε τη διαδικασία λήψης αποφάσεων με βάση τις πλήρεις και ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία.

Πέρα από αυτό, το σύστημα TeamWox groupware αποθηκεύει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες σας και ττο Ιστορικό της σχέσης σας μαζί τους, διάφορα εσωτερικά έγγραφα, τα καθήκοντα και τις συζητήσεις κα. Τώρα όλα αυτά τα στοιχεία συγκεντρώνονται σε ένα ενιαίο χώρο και είναι στη διάθεση του τελικού χρήστη από οποιαδήποτε βρίσκεται στον κόσμο.

Το λογισμικό TeamWox groupware είχε αρχικά δημιουρηθεί για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (SMB). Δημιουργήθηκε με βάση τις αρχές της απλότητας και της ευκολίας, και του χαμηλού κόστους ιδιοκτησίας. Το σημαντικό χαρακτηριστικό του συστήματος TeamWox groupware είναι η γρήγορη εγκατάσταση του. Το σύστημα δεν απαιτεί κανένα προγραμματισμό από τρίτους, και μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε σε αυτό αμέσως. Η εγκατάσταση του συστήματος δεν πέρνει πολύ χρόνο, οπότε θα είστε σε θέση να μεταβήτε αμέσως στο πιο σημαντικό βήμα, δηλαδή στην καθιέρωση του συστήματος.

Λειτουργικότητα

Το λογισμικό πρόγραμμα TeamWox περιέχει όλα τα αναγκαία για την αποτελεσματική λειτουργία της κάθε μικρομεσαίας επιχείρησης (SMB). Το σύστημα περιλαμβάνει:

	Τμήμα Προσωπικόυ Αυτή η ενότητα αποθηκεύει τις πληροφορίες των υπαλλήλων της εταιρείας: τη θέση που κατέχουν, την εργασιακή τους εμπειρία, διευθύνσεις, πληροφορίες επικοινωνίας, κλπ. Το προσωπικό Ιστορικό του κάθε υπαλλήλου ακόμη μπορεί να αποθηκευτεί εδώ: η σύμβαση εργασίας, η ιατρική ασφάλεια, διπλόματα που κατέχει, κλπ. Ο χρόνος εργασίας των εργαζομένων και τα αρχεία πληρωμών επίσεις αποθηκεύονται εδώ. Αυτή η εσωτερική πληροφόρηση χρησιμοποιήτε για να δημιουργήσετε την δομή της εταιρείας και για να κάνετε αναλυση. Η χρήση του συστήματος με το Τμήμα Προσωπικού επιτρέπει την αύξηση της αποτελεσματικότητας της εταιρείας και την ανεβάζει σε ένα πιο ψηλό επίπεδο.
	Καθήκοντα Αυτή η ενότητα έχει σχεδιαστεί για τη γρήγορη ανταλλαγή των επίσημων πληροφοριών. Οι εργαζόμενοι είναι ελεύθεροι να θέσουν τα καθήκοντα μεταξύ τους, να παρακολουθούν την εκτέλεσή τους και τον έλεγχο τους. Αυτό είναι ένα τέλειο εργαλείο για μια γρήγορη λύση των μικρών εργασιών, καθώς και για οργάνωση του καθενός - η ενότητα Καθήκοντα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ένας προσωπικός διοργανωτής. Για την ευκολία λειτουργίας διαφόρων πολυμέσων (βίντεο, ήχου και γραφικών αρχείων) και εργασίας (έγγραφα κειμένου, πίνακες, PDF, κλπ.), αυτά τα είδη αρχείων μπορούν να συνδεθούν με την ενότητα Καθηκόντων. Αυτό είναι το καλύτερο μέρος για γρήγορη επίλυση καθημερινών προβλημάτων που χρειάζονται συνεργασία.
	Έγγραφα Αυτή η ενότητα που ασχολείτε με την ομαδική διεκπεραίωση των εγγράφων. Το σύνολο της ροής των εγγράφων μπορεί να συγκεντρωθεί εδώ. Αυτό θα σας σώσει από σωρούς από χαρτιά και το χάος των έγγραφων. Χρησιμοποιώντας το σύστημα δικαιωμάτων πρόσβασης, μπορείτε να ρυθμίσετε αποτελεσματικά σχεδόν οποιοδήποτε σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Με την ενσωματωμένη υποστήριξη έκδοσης εγγράφων στο σύστημα TeamWox, οι από κοινού εργασία με έγγραφα καθίσταται πιο εύκολη και γρήγορη, ενώ με το σύστημα των αναθεωρήσεων, τα έγγραφα εγκρίνοντε γρήγορα, χωρίς να χάνετε πολύ χρόνο και χωρίς μεγάλη προσπάθεια. Με το λογισμικό TeamWox, η ταχεία και αποτελεσματική ομαδική εργασία με έγγραφα καθίσταται πραγματικότητα.
	Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο Τα ηλεκτρονικά μηνύματα αποτελούν πλέον αναπόσπαστο μέρος της δουλειάς μας. Με το σύστημα TeamWox, δεν υπάρχει ανάγκη να χρησιμοποιούνται διαφορετικοί παροχής ταχυδρομείου, επειδή το σύστημα αλληλογραφίας TeamWox διαθέτει όλες τις απαραίτητες λειτουργίες. Επιπλέον, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πλέον συνδεδεμένο με ολόκληρο το σύστημα. Το σύνολο της αλληλογραφίας με τους πελάτες και τις επαφές,εντοπίζονται αυτόματα και αποθηκεύονται στο αρχείο. Όλα τα έγγραφα που αποθηκεύονται στο σύστημα μπορεί να χρησιμοποιηθούν με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πολύ εύκολα. Τέλος, το TeamWox σας προσφέρει ένα μοναδικό εργαλείο για να σας βοηθήσει να σταματήσετε να διαβιβάζεται αντίγραφα του ίδιου mail σε συναδέλφους σας. Το σύστημα αλληλογραφίας TeamWox groupware είναι κάτι πολύ περισσότερο από απλώς μια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
	Οργανισμοί και Επαφές Μια βάση δεδομένων όλων των αναδόχων της εταιρείας (πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες, και ούτω καθεξής) είναι ένα ολοκληρωτικό και εξαιρετικά σημαντικό μέρος του συστήματος. Εδώ μπορείτε να αποθηκεύσετε όλες τις πράξεις με τους συνεργάτες σας. Στην λεπτομερή βάση δεδομένων που φυλάσεται στο TeamWox, μπορείτε να καταχωρίσετε οποιαδήποτε πληροφορία σχετικά με τους πελάτες σας, ενώ όλα τα σχετικά έγγραφα, η αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και οι επικοινωνίες chat αποθηκεύονται αυτόματα στο σύστημα που είναι διαθέσιμο από οποιοδήποτε σημείο στον κόσμο. Το ενσωματωμένο σύστημα των δικαιωμάτων πρόσβασης επιτρέπει τον ευέλικτο έλεγχο στη λίστα των χρηστών που είναι υπεύθυνοι για τις εξωτερικές δράσεις της εταιρείας. Η δυνατότητα αυτόματων εκθέσεων σχετικά με τις οργανώσεις, συμβάλουν στον καθορισμό της δυναμικής της εταιρίας σας, και σας υποδείχνουν τα πιο ενεργά στελέχη. Με το TeamWox groupware μπορείτε να επιβάλλετε την "τάξη" σε ολόκληρη την εταιρεία σας.
	Πίνακας Ανακοινώσεων Παραδοσιακά σε εταιρείες, δεν δίνεται μεγάλη προσοχή στην αποτελεσματικότητα της εσωτερικής πολιτικής. Οι ομάδες των εταιρειών συνήθως επικοινωνούν μέσο συναντήσεων, IMs ή ιστοσελίδων. Αυτά τα είδη ανακοινώσεων παίρνουν πολύ χρόνο, και είναι επισφαλείς αφού εμπιστευτικές πληροφορίες μπορεί να διαρρεύσουν από την εταιρεία. Στο πρόβλημα αυτό παρέχεται μια εξαιρετική λύση με τον Πίνακα Ανακοινώσεων του TeamWox. Εδώ μπορείτε να μοιραστείτε τη γνώμη σας, να δημοσιεύσετε νέα της εταιρείας, και να λάβετε πολύτιμα σχόλια και εισηγήσεις. Όλα είναι εύκολα και απόλυτα ασφαλής στο TeamWox.
	Αναζήτηση Στο Σύστημα Η ενσωματωμένη μηχανή αναζήτησης επιτρέπει την εύρεση των αναγκαίων πληροφοριών σε λίγα δευτερόλεπτα. Το TeamWox θα σας βοηθήσει να βρείτε γρήγορα ένα έγγραφο, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια εργασία ή οποιαδήποτε άλλα δεδομένα. Τώρα δεν χρειάζεται να χάνετε πολύ χρόνο ψάχνοντας για τις απαραίτητες πληροφορίες στο αρχείο της εταιρείας σας.
	Εκθέσεις/Αναφορές Οι ενότητα εκθέσεων και αναφορών θα γίνει ο απαραίτητος βοηθός σας στην εταιρική σας ζωή. Ούτε ένα δευτερόλεπτο δεν χάνετε με την δημιουργία τους. Στο TeamWox μπορείτε να δημιουργήσετε τέτοιες εκθέσεις για όλες σχεδόν τις ενότητες, γεγονός που αντικατοπτρίζει την τρέχουσα κατάσταση της επιχείρησης σας, εξοικονομώντας σας χρόνο και χρήματα.
	Βοηθός στο Διαδίκτυο Σήμερα, η επικοινωνία μεταξύ των μελών του προσωπικού μέσω instant messengers (ICQ, Skype, MSN, κλπ) παίρνει πολύ χρόνο, σε κάθε σύγχρονη επιχείρηση. Πολύ συχνά γίνεται ανταλλαγή εμπιστευτικών πληροφοριών ή συνομιλίες με άλλα μέλη του δικτύου εκτός εργασίας. Τώρα μπορείτε να εξαλείψετε όλα αυτά τα προβλήματα, χρησιμοποιώντας την δυνατότητα Chat του TeamWox στην εταιρεία σας. Οι υπαλλήλοι σας θα επικοινωνούν μόνο μεταξύ τους μέσω του προστατευόμενου δικτύου, και θα αποτρέπεται η διαρροή πληροφοριών. Επιπλέον, η δυνατότητα ενσωμάτωσης του Chat στην ιστοσελίδα σας, σας προσφέρει ένα νέο βολικό εργαλείο για την τεχνική υποστήριξη πελατών. Η αλληλογραφία chat αποθηκεύεται αυτόματα σε αρχείο. Το TeamWox Chat είναι ένα σύγχρονο και ασφαλές εργαλείο για συνεργασία μεταξύ των μελών της εταιρείας σας και για παροχή υπηρεσιών στους πελάτες σας.
	Υπηρεσία Γραφείου Το εργαλείο αυτό έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να λύσετε διάφορα προβλήματα. Το τρόπος εργασίας σε αυτή την ενότητα είναι παρόμοιος με αυτή των Καθηκόντων. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες βασικές διαφορές: όλες οι εισερχόμενες αιτήσεις κατανέμονται μεταξύ των ομάδων που είναι υπεύθυνες για την συγκεκριμένη υπηρεσία, χρησιμοποιούνται διαφορετικές κατηγορίες αιτήσεων, καθώς και ο χειρισμός όλων των αιτήσεων ελέγχεται από αυτούς που τις δημιουργούν. Εκτός αυτού, η ενότητα Υπηρεσίας Γραφείου μπορεί να ενσωματωθεί με την ιστοσελίδα της εταιρείας σας - μια δυνατότητα για την αποτελεσματική υποστηρίξει των πελατών σας. Η Υπηρεσία γραφείου είναι ένα τέλειο εργαλείο για την επίλυση και τον έλεγχο καθημερινών προβλημάτων.
	Λογιστική και e-Bank Η ενότητα Λογιστικής έχει σχεδιαστεί για τη διατήρηση και την ανάλυση των οικονομικών πράξεων εντός της εταιρείας. Αυτό είναι το τέλειο εργαλείο για την διεύθυνση της εταιρείας, να μπορεί να αναλύση την οικονομική κατάσταση της εταιρείας και τα χρηματοοικονομικά θέματα με τους συνεργάτες της εταιρείας. Η ενότητα Λογιστικής δημιουργεί αυτόματα εκθέσεις που υποδείχνουν τις τελευταίες πληροφορίες σχετικά με την οικονομική κατάσταση της εταιρείας σας. Για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών λογιστικής, έχουμε αναπτύξει την ενότητα Ηλεκτρονικής Τράπεζας (eBank). Η ενότητα αυτή συνδέεται αυτόματα με την τράπεζά σας, λαμβανει τα δεδομένα σχετικά με όλες τις πληρωμές από και προς συγκεκριμένους λογαριασμούς και τους ανιχνεύει αυτόματα. Η ενότητα Λογιστικής του TeamWox είναι πάντα ενημερωμένη με πραγματικές πληροφορίες και αποτελεί ένα πολύτιμο βοηθό στην επιχείρησή σας.
	Δυνατότητα Ανάπτυξης του TeamWox SDK Το TeamWox είναι μία ευέλικτη πλατφόρμα, η οποία περιλαμβάνει το Πακέτο Ανάπτυξης Λογισμικού SDK (Software Development Kit). Με το πακέτο αυτό μπορείτε να προσαρμόσετε το σύστημα στις ανάγκες των τελικών χρηστών, ή να ενσωματώσετε το TeamWox με άλλα συστήματα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πακέτο για τη δημιουργία πρόσθετων ενοτήτων για το TeamWox. Επιπρόσθετα, θα μπορούσατε να τις διανέμετε επί πληρωμής για επιπλέον κέρδος.

Ανάπτυξη του Προγράμματος

Το TeamWox groupware δεν σταματά ποτέ να αναπτύσσεται. Η ανάπτυξης του καθορίζεται φυσικά από τους χρήστες. Λαμβάνοντας υπόψη τα αιτήματα και τις εισηγήσεις χρηστών, διορθώνουμε τα προβλήματα και επεκτείνουμε την λειτουργικότητα του συστήματος. Κατά μέσο όρο, το TeamWox ενημερώνεται κάθε εβδομάδα.

Εκτός από τα αιτήματα των χρηστών, κάνουμε επίσης αλλαγές στο σύστημα με βάση τα δικά μας σχέδια όσον αφορά την ανάπτυξη του συστήματος. Επί του παρόντος εφαρμόζουμε αλλαγές σε τρεις νέες ενότητες: Ηλεκτρονική Τράπεζα (eBank), Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business Processes) και Έργων (Projects).

• Ηλεκτρονική Τράπεζα είναι ένα συμπλήρωμα της ενότητας Λογιστικής, με την αυτοματοποίηση ενός μεγάλου μέρους των λειτουργιών της σε αυτό. Η ενότητα αυτή θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας από το σύστημα, να καθορίσετε τις πληρωμές σας και να προετοιμάσετε ή να στείλετε τιμολόγια.
• Επιχειρηματικές Διαδικασίες προορίζονται για την οργάνωση και τον έλεγχο των εργασιών στο πλαίσιο διαφόρων διαδικασιών. Τα καθήκοντα, τα έγγραφα και οι επί καθήκοντος εργαζόμενοι θα δεσμεύονται με τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Η αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών διαδικασιών, θα παρουσιάζετε με την δημιουργία αυτόματων εκθέσεων.
• Έργα επιτρέπουν την οργάνωση της αποτελεσματικής εκτέλεσης των αλληλένδετων διαδικασιών που υπόκεινται σε ένα κοινό στόχο. Για κάθε έργο, μπορείτε να διαθέσετε τους πόρους, να καθορίσετε τον έλεγχο των στόχων τους, να διορίσετε τους αρμόδιες για να τα χειριστούν, και ούτω καθεξής. Φυσικά, ορισμένες εκθέσεις θα δημιουργηθούν για αυτήν την ενότητα για να σας επιτρέψουν να αξιολογήσετε την πορεία του έργου από διαφορετικές οπτικές γωνίες.

Σχεδιάζουμε να ολοκληρώσουμε αυτές τις ενότητες σε περίπου έξι μήνες.

Απαιτήσεις του Συστήματος

Η εγκατάσταση και ένταξη του λογισμικού TeamWox groupware στην εταιρεία σας, είναι μια αρκετά απλή διαδικασία. Ωστόσο, αν έχετε οποιανδήποτε απορία μπορείτε να διαβάσετε τις αναλυτικές οδηγίες σχετικά με την εγκατάσταση τουTeamWox groupware.

Το TeamWox groupware σύστημα είναι μια εφαρμογή διακομιστή δικτύου (web-server) που είναι εγκατεστημένο σε υπολογιστές με το σύστημα MS Windows. Δεν χρειάζεται καμία άλλη εφαρμογή για την πρόσβαση στο σύστημα. Για να χρησιμοποιήσετε το TeamWox, θα χρειαστείτε μόνο ένα συνηθισμένο πρόγραμμα πλοήγησης στο Διαδίκτυο (Web Browser): Firefox 3.5, IE 8, Chrome, Opera 10.

Για να εγκαταστήσετε το διακομιστή TeamWox, παρακαλούμε όπως διαθέσετε έναν υπολογιστή με τις ακόλουθες παραμέτρους:

• MS Windows XP SP2, 2003 Server, Vista
• 2 GHz Pentium 4 ή καλύτερο
• 1 GB RAM ή καλύτερο