Acerca del Sistema

El software de colaboración TeamWox está diseñado para la optimización de la gestión y la producción en una empresa. Usándolo puedes organizar los procesos de gestión dentro de una empresa, hacerlos más transparentes, acelerar la toma de decisiones basándote en información completa y auténtica.

Además, toda la información sobre tus clientes y la historia de la cooperación con ellos, varios documentos, tareas , discusiones y  todo se almacenan en TeamWox. Ahora toda esta información esta concentrada en un solo lugar y disponible para ti desde cualquier punto del mundo.

TeamWox contiene todo lo posible para facilitar el funcionamiento eficaz de tu empresa. El sistema incluye los siguientes módulos:

1. Departmento de RR.HH.

Este módulo contiene toda la información sobre tus empleados: datos personales, dirección, contactos (IMs, correo electrónico, números de teléfono) e información sobre la actividad del empleado en la empresa. Todos los documentos relacionados con una persona (por ejemplo, contrato laboral, copias escaneadas de los pasaportes, los registros médicos, etc) se pueden guardar en el sistema.

Hojas de registro horario de los empleados también se guardan aquí. Ahora puedes ver fácilmente los empleados que trabajan más que otros, así como aquellos que trabajan menos que otros. Este módulo también refleja la estructura de tu empresa. Muy a menudo, aun un análisis informal ayuda a detectar la duplicación de funciones y la ineficiencia de una estructura organizativa.

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2. Tareas

Este módulo se utiliza para la asignación rápida de tareas a tus empleados y el control de su cumplimiento. ¿Ocurrió un problema? Establece una tarea, asigna personas responsables y ve cómo se cumple la tarea. En tareas puedes mantener diversos debates, publicar imágenes, archivos de audio y vídeo. Esto te ayudará a resolver los problemas que aparecen más rápido y más eficientemente.

A diferencia de los medios habituales de comunicación (teléfonos, e-mail, mensajería instantánea), tareas de TeamWox tienen una ventaja más cuando solucionando problemas de negocios. Después de una conversación telefónica con tu compañero/a, no puedes confiar sólo en tu memoria al recordar los detalles de esta charla. E-mails y mensajería instantánea guardan la historia de la comunicación, pero es muy incoordinada y necesitas mucho tiempo para encontrarla.

Tareas en TeamWox eliminan esta desventaja. Después de cerrar una tarea, podrás encontrarla en un archivo y ver todos sus detalles: quien participó en la discusión, cómo se llevó a cabo, que decisión fue tomada. Y si es necesario, podrás plantear esta cuestión una vez más.

Sistema automatizado de informes de tareas te ayuda a calcular la productividad laboral de tus empleados. Siempre sabrás quién de tus empleados pone el mayor esfuerzo en el trabajo, cuyo trabajo hace la mayor contribución a tu negocio. Gracias a los informes de tareas en TeamWox, el análisis de la eficiencia de tus empleados será mucho más fácil y más rápido.

¡Ve cómo funcionan Tareas en TeamWox Demo!

3. Gestión de Documentos

Este módulo está diseñado para la construcción de una gestión eficiente de los documentos. Aquí puedes guardar absolutamente todos los documentos en forma electrónica: acuerdos, declaraciones, imágenes escaneadas y cualquier otro documento.

El sistema del soporte de versiones proveído en TeamWox hace posible el trabajo con los documentos en grupo. Tu empleado crea un documento y te lo asigna para firmar. Tú haces algunas modificaciones y devuelves el documento al empleado para que lo mejore. Y este procedimiento se puede repetir hasta que decidas que el documento está listo y pongas una "firma electrónica" en él. La característica importante de TeamWox es que siempre trabajas con la última versión de un documento. Al mismo tiempo, todas las versiones anteriores se almacenan en el sistema.

Todos los documentos que llegan a través de e-mail, adjuntados a las tareas o comentarios en tablón, también se pueden guardar en este módulo. Y viceversa - un documento de este módulo puede ser enviado en un e-mail, adjuntado a una tarea o un comentario en el tablón. Además, los documentos pueden estar asociados con cualquier organización o contacto. Así que en el futuro podrás encontrar fácilmente cualquier documento y estudiarlo.

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4. Correo Electrónico

E-mail se ha vuelto tan popular que no nos podemos imaginar la vida de la empresa sin el. Es probablemente la herramienta más popular para la comunicación con clientes y proveedores. TeamWox también contiene el módulo e-mail, ¡pero está vinculado con todo el sistema! Y en el trabajo en grupo esta característica es muy útil.

Como en cualquier agente de correo (por ejemplo, MS Outlook Express), en TeamWox puedes crear las cuentas y recibir los e-mails de varias direcciones al mismo tiempo. Aquí también puedes configurar los filtros que te ayudarán a ordenar automáticamente los mensajes de correo electrónico. Pero esto no es lo más importante.

En TeamWox cada usuario del sistema tiene también un buzón de correo llamado "Asignados". Allí recibe mensajes de correo electrónico asignados a él o ella por otros empleados. Por ejemplo, para resolver el problema de un cliente, necesitas el asesoramiento

de un determinado empleado. Ya no reenvías el correo electrónico a él o ella, sino que lo asignas como una tarea. Y puedes ver que respuesta envía al cliente tu especialista. También puedes discutir el tema con un especialista y sólo entonces enviar una respuesta. Si es necesario, puedes asignar el e-mail a otros empleados o departamentos de tu empresa.

La combinación del agente de correo electrónico con el sistema de trabajo en grupo, te da una ventaja más. Directamente en el sistema puedes adjuntar cualquier archivo almacenado en el módulo de documentos. Además, el sistema avanzado de distribución de documentos te ayuda a olvidar del problema popular de "esto no es la última versión".

Por último, la ventaja más importante es que toda tu correspondencia con un cliente se guarda automáticamente en el módulo Organizaciones y Contactos. ¿Recuerdas que le has asignado un e-mail a un especialista? En el módulo Organizaciones puedes encontrar fácilmente la correspondencia con un cliente determinado y estimar el trabajo de tus empleados.

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5. Organizaciones y Contactos

Una base de datos de todos los clientes y contactos es muy importante. Es muy conveniente tener siempre a mano toda la información de contacto, incluyendo números de teléfono, direcciones, números de fax y otros. Y sería aún más conveniente tener todos los documentos relacionados con un socio, así como otra información útil. ¡Todo esto obtienes con TeamWox!

En este módulo puedes mantener una base de datos detallada de todos tus clientes y proveedores: las direcciones, personas de contacto. Aquí también puedes almacenar todos los documentos, correos electrónicos y los debates relacionados con un cliente determinado. En TeamWox, la historia completa de tu cooperación con un cliente está siempre disponible.

Por supuesto, puedes configurar diferentes derechos de acceso a los Clientes. Por ejemplo, puedes confiarles trabajo con clientes VIP a los gerentes con experiencia. Mientras que otros de tus empleados no saben de la existencia de tal grupo. Con TeamWox puedes dejar de temer que después de una descarga de tu empleado perderás contacto con el cliente. Además, no perderás ninguna parte de la historia de la cooperación con el cliente.

Lo que es aún más importante, es que todos los miembros de tu empresa trabajarán con la misma base de datos. En muchas empresas uno de los departamentos es responsable de los acuerdos, el otro de apoyo y el tercero se centra en las ventas. Luego, cada departamento debe tener su propia base de datos de clientes, su propia historia de la comunicación con los clientes y sus propios informes. ¿Demasiado complicado? Es aquí donde TeamWox entra en juego.

TeamWox tiene la posibilidad de consolidar la información sobre tus clientes en un solo lugar, por lo tanto mejorar el trabajo de toda la empresa. Ahora puedes obtener los informes completos para toda la base de clientes. Con TeamWox esta información siempre estará a su alcance.

Los informes automatizados para los clientes te demuestran instantáneamente el estado actual de cosas. Puedes ver cuantos nuevos clientes tienes este mes, cual de tus gerentes ha encontrado la mayoría de los clientes, que clientes decidieron declinar servicios de tu empresa y cual de tus gerentes es responsable de esto. Para obtener dicha información ya no es necesario hacer referencia a los diferentes departamentos, sufrir retrasos o sabotaje de tus empleados. ¡Todo esto se hace automáticamente y al instante aparece en la pantalla de tu computadora!

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6. Tablón

Muy a menudo las empresas no prestan mucha atención a la política interior y las dificultades que aparecen en este campo. Los empleados no siempre saben qué exactamente hacen los gerentes, por qué lo hacen, y en qué dirección se mueve la empresa. El tablón en TeamWox es el lugar más conveniente para el PR interno, a través del cual se puede entregar todas las noticias y política de la empresa para cada empleado de tu empresa.

También es importante conocer gustos y preferencias de las personas que trabajan en tu empresa. Es el módulo del Tablón donde se puede encontrar los ‘feedback’. Aquí puedes aprender más acerca de tus compañeros/as, detectar los posibles problemas y eliminarlos.

Además, la Tablón de TeamWox puede sustituir las reuniones tradicionales que a menudo duran largas horas. Puedes organizar conferencias o crear una sección separada y realizar en ella los debates sólo entre los que son necesarios para la solución de un problema. Otros empleados no sabrán nada de las conferencias en secreto.

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7. Buscar en el Sistema

Almacenamiento de datos, búsqueda rápida y acceso a la información, son algunas de las tareas más importantes de la empresa moderna. Imagínate cuánto tiempo pasan tus empleados en busca de un documento de tres años de edad. Este problema dio lugar a la aparición de los costosos sistemas de búsqueda empresarial. Este sistema de búsqueda esta incorporado en TeamWox y proveído a tu empresa totalmente gratis.

En el sistema, la búsqueda se hace en todas las bases de datos, en todos los módulos. Usando TeamWox puedes encontrar rápidamente un documento necesario, el correo electrónico, tareas, cliente o el tema del Tablón. Además, en este sistema esta aplicada la función de búsqueda morfológica. Esto significa que introduces una palabra y el sistema busca todas sus variantes. Por ejemplo, has introducido la palabra "mercado" y el sistema buscará "mercados", "marketing", etc. Naturalmente, la búsqueda avanzada también está disponible. Puedes indicar ciertos límites de tiempo, un autor de un documento o mensaje, o empleados asignados. Este sistema de filtración ayuda a limitar de manera significativa los resultados de búsqueda y ahorrar su precioso tiempo.

¡Usa el Buscador de TeamWox!

8. El Sistema de Informes

Es imposible gestionar una empresa sin datos precisos y auténticos sobre el estado actual de cosas. Toda esta información esta presentada a los gerentes en forma de informes. Normalmente, para obtener un informe, tienes que establecer una tarea, y tu empleado pierde el tiempo preparándolo. Su compañero de otro departamento también invierte tiempo en esta actividad. Y como sucede a menudo, es imposible comparar los informes de los diferentes departamentos y, en consecuencia, es difícil ver la imagen completa.

Afortunadamente, TeamWox soluciona este problema. En primer lugar, los informes son automáticos y para obtenerlos no tienes que sacar los empleados fuera de su trabajo. En segundo lugar, como la parte de un sistema, los informes están bien coordinados. En tercer lugar, concentrando toda la información en un sistema, puedes obtener un informe general sobre toda la empresa. En cuarto lugar, debido a la automatización, en cada momento un informe en TeamWox está actual.

En el Sistema de Informes de TeamWox encontrarás varios informes, incluso la asistencia de los empleados o su eficiencia en cooperación con los clientes. El sistema de información en TeamWox es un nuevo método de convenient.

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9. Asistente en Línea

Muchas empresas han cerrado el acceso al mensajería instantánea para su personal, tanto para la seguridad, como para la prevención de pérdida de tiempo en actividades no laborales. Es cierto que a través de ICQ, puede escaparse alguna información estrictamente confidencial. En cuanto a la segunda razón - el tiempo perdido por los empleados en el chat es enorme.

TeamWox te ofrece un chat integrado que puede ayudarte a resolver estos problemas. El chat ofrece comunicación absolutamente segura a sus empleados, mientras que tú puedes estar seguro/a de que toda la información confidencial permanezca dentro de la empresa, porque todos los mensajes son cifrados. Además, el Chat en TeamWox puede funcionar como un asistente en línea, permitiendo a su personal comunicarse con los clientes y las diferentes organizaciones. Todos los mensajes son identificados y la información se guarda automáticamente en la historia de su comunicación con el cliente. Así, podrás encontrar fácilmente la información necesaria siempre que lo necesites.

Usa el Asistente en Línea en TeamWox!

10. Service Desk

Esta es una herramienta para la asignación, planificación y control de tareas. Trabajo aquí se divide en grupos de servicio que incluyen a los empleados responsables por determinados proyectos (o productos). Cada grupo puede contener diferentes categorías de la solicitud de acuerdo con su tipo, importancia, etc, así como productos diferentes elaborados en este grupo.

La diferencia principal entre el Service Desk y el módulo de Tareas es la forma de regulación de procesamiento del problema. El control del proceso en el Service Desk es más formal en comparación con las Tareas. El objetivo principal de las Tareas es el intercambio rápido de datos dentro de una empresa, mientras que el Service Desk está dirigido a resolver los diversos problemas y cumplir las tareas importantes. Y estos procesos son estrictamente controlados por los moderadores. Tal control sobre el proceso permite solucionar rápidamente los problemas que aparecen dentro de tu empresa y los de tus clientes. Este último se logra mediante la integración del módulo con sitios web externos.

Todos los datos de Service Desk se almacenan en el sistema, junto con su referencia a ciertas organizaciones. Con la integración de este tipo, los clientes pueden comunicarse efectivamente con tu equipo de apoyo y seguir el estado de tramitación de su petición. Debido a estas posibilidades, Service Desk es una herramienta perfecta para el soporte técnico de cualquier empresa.

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11. Contabilidad

Este sistema, diseñado para la expedición de las facturas y registro de pagos, es de gran ayuda en cuestiones financieras. El sistema mantiene información sobre todas las operaciones financieras de una empresa. Un libro nuevo esta creado para cada proyecto y distribuye todas las operaciones financieras. En Contabilidad puedes obtener rápidamente información sobre los pagos con cualquier de tus contratistas. Como en todo TeamWox, los informes se generan automáticamente para reflejar los datos sobre las organizaciones, clientes y productos. Contabilidad integrada con las Organizaciones ¡es tan fácil como eso!

Otra característica útil del módulo de Contabilidad es la llamada "periodicidad". Casi todas las empresas tienen que emitir facturas periódicamente - diario, semanal, trimestral o anualmente. En TeamWox todo lo que necesitas hacer es especificar la periodicidad en los detalles de factura, y cuando llega el momento, la factura se cambia automáticamente. En lugar de crear una nueva cuenta cada vez, haz una sola, crea la periodicidad y olvida del asunto.

Para la automatización de los procesos de contabilidad, hemos desarrollado el módulo electrónico del e-Banco. Se conecta automáticamente a uno o varios bancos y sistemas de pago virtual (WebMoney, PayPal, etc), descarga informacion en todos los pagos de las cuentas indicadas y automáticamente las detecta. El módulo "e-Bank" está estrechamente ligada a el módulo "contabilidad" y permite la optimización de los códigos de enrutamiento de las transacciones recibidas. Esto se traduce en el hecho de que las transacciones se emparejarán automáticamente con los pagos correctos y organizaciones respectivas.

Para el departamento de contabilidad, esto significa que ya no es necesario hacer viajes diarios al banco para las facturas, controlar el flujo de dinero a través de las cuentas corrientes, y chequear regularmente en el banco-cliente. Los gerentes de ventas siempre tendrán acceso a la información más reciente acerca de las facturas y los pagos de sus contratistas.

Con el control sobre las finanzas de TeamWox, todo es fácil como nunca antes!

Prueba la Contabilidad en TeamWox!