Un día corriente de trabajo en una oficina cualquiera. El movimiento a tope. Los empleados cumplen diferentes tareas y solucionan problemas importantes, para eso utilizan los teléfonos, correo electrónico, mensajería instantánea y otros medios de comunicación. En la mayoría de los casos la información que se recibe no se sistematiza y prácticamente no se refleja en ningún sitio. Es que no vamos a considerar en serio las notas adhesivas post-it en la pantalla del ordenador o apuntes en un cuaderno como el intento de sistematizar y guardar los datos necesarios. Al final, esta información simplemente no la encuentras, perdiendo mucho tiempo en buscar un número de teléfono que necesitas o los detalles de la última tarea que te ha encomendado el jefe.
Hay otro problema de no menor gravedad. Debido a la comunicación poco efectiva entre los empleados de la empresa, la burocracia está creciendo, se desminuye el rendimiento de trabajo y se aumentan los gastos no productivos. La empresa pierde la efectividad, los empleados gastan más tiempo en rutina y burocracia, y los clientes empiezan a salir más caros para la empresa.
¿Se puede solucionar los problemas especificados? Claro que sí. Hay que crear un entorno informativo íntegro, donde va a realizarse el intercambio de la información entre los empleados. Esto permitirá guardar todas las conversaciones y la correspondencia, teniendo al mismo tiempo el acceso a estos datos cuando haga falta. El sistema de administración de empresa TeamWox crea precisamente este tipo de entorno. Ahora toda la información que circula en la empresa (cartas, documentos, archivos, facturas, historial del chat y mucho más) está guardada en el único sitio.
De esta manera, el entorno informativo íntegro soluciona por completo el problema de integridad de datos y el cómodo trabajo en grupo con ellos. Todos los empleados operan en el sistema y se comunican a través de él. La cuestión de seguridad también es muy importante–la información no sale fuera de la empresa.
Al crear el entorno informativo íntegro en la empresa, resulta más fácil dar las órdenes y controlar su cumplimiento, lo que lleva al aumento de reacción y eficacia de los procesos de negocio. Diferentes departamentos y dependencias funcionan en igual ritmo de trabajo, sin perder tiempo por la burocracia o búsqueda de la información necesaria.
El entorno informativo íntegro TeamWox no simplemente acelera el trabajo de una empresa, ¡lo hace más eficaz!
sábado, 10 de julio de 2010
