Trabajo con las facturas

El módulo "Contabilidad" permite agregar y editar sus facturas, también permite crear documentos sobre el pago de las facturas seleccionadas. Además de todo eso, Usted puede preparar las facturas para la impresión.

Agregar y editar facturas

Para crear una factura nueva, hay que hacer clic en el botón "Nueva factura" mientras revisa la lista de documentos o una de las facturas. Para editar una factura tiene que abrirla desde la lista de documentos.

Editar factura

La parte superior de la ventana contiene unos botones:

Ir a la lista — volver a la lista de documentos;

Anterior — ver el documento anterior;

Siguiente — pasar al siguiente documento;

Nueva factura — empezar a crear nueva factura. Si elige esta opción, en la nueva factura se pondrán automáticamente los parámetros de la factura actual, salvo el número que va a ser el siguiente según el orden.

Nuevo Pago — abrir la ventana para crear el pago de la factura en cuestión. En este caso, los datos también se pondrán de forma automática.

Más abajo, a la derecha se encuentra el cambiador entre el modo de edición de la factura y la vista previa antes de imprimirla.

A continuación, se describen los tres bloques de los parámetros de una factura.

Datos principales

Aquí se indican los datos principales de la factura:

Fecha — fecha de la factura. Puede ponerla manualmente o a través del calendario interactivo que se abre con un clic en el botón Calendario.

Número — número de la factura. El siguiente número para esta combinación "Proveedor-Receptor" puede ser adjudicado automáticamente, si hace clic en "Siguiente por orden".

Proveedor — empresa que proporciona un producto o ofrece un servicio. Si pulsa en este campo, se abre la lista de todas las organizaciones agregadas al módulo correspondiente. Si pincha en el nombre de este campo, pasará a la revisión de la organización seleccionada.

Receptor — empresa que recibe un producto o servicio. También se elige de la lista que se abre cuando se pincha en este campo. Si pincha en el nombre de este campo, pasará a la revisión de la organización seleccionada.

Libro — en este campo se indica el libro con el que la factura está vinculada. Al cambiar de libro, aparte de la misma factura al nuevo libro pasarán todos los pagos relacionados con esta factura.

Asesor — empleado que se encarga de esta factura. Por defecto, aquí figura el empleado que añade la factura. Si quiere indicar a otro asesor, haga clic en este campo y elija al empleado necesario de la lista que aparece. Si pincha en el nombre de este campo, pasará a la revisión del empleado seleccionado en el módulo "Personal".

Comentario — comentario de texto sobre la factura.

IVA — en este campo se puede elegir la forma de contabilizar el IVA en la factura:

sin IVA — el IVA no será contabilizado en la factura.

IVA incluido — el importe del IVA está incluido en el precio del producto y no influye en el importe final de la factura.

IVA aparte — el importe del IVA está incluido en la factura de forma separada y se suma con el importe total.

Aprobado — si marca esta casilla, se considera que esta factura está aprobada. Las facturas no aprobadas no participan en la elaboración de los informes.

Para poder aprobar las facturas, el empleado debe tener el derecho correspondiente que puede asignarle sólo el administrador del sistema.

Información sobre productos y servicios

En el segundo bloque se especifican los productos o servicios por los que va a realizarse el pago. Para agregar un producto nuevo, haga clic en el botón "Agregar partida". Después de eso tiene que introducir los siguientes datos en la línea que ha aparecido:

Fecha — fecha de suministro del producto o prestación del servicio.  Puede ponerla manualmente o a través del calendario interactivo que se abre con un clic en el botón Calendario.

Producto — nombre del producto o servicio. Si pincha con el botón izquierdo en este campo, se abre la lista de productos y servicios añadidos al módulo correspondiente del sistema TeamWox.

Comentario — comentario de texto.

Periodicidad — en caso de entregar productos o prestar servicios de forma periódica, hay que reflejarlo en este campo. En la lista desplegable están disponibles las siguientes opciones: "Diariamente", "Semanalmente", "Mensualmente", "Trimestralmente" y "Anualmente".

Fecha vencimiento — en caso del suministro periódico de productos/servicios, en este campo se puede indicar la fecha límite de la entrega.

Cantidad — cantidad del producto suministrado. En caso de los productos/servicios suministrados periódicamente, la cantidad se calcula automáticamente: si existe la fecha de vencimiento, el cálculo se efectúa hasta ahí, si no existe - hasta la fecha actual.

Unidad — unidad de mediación del producto.

IVA, % — IVA en por cientos sobre el importe total de la factura. Si marca la opción "Incluir el IVA", este impuesto será incluido en el importe de la factura. El importe del IVA será mostrado en el campo adicional "IVA".

Precio — precio por unidad del producto.

Total — resultado de multiplicación del precio del producto/servicio por la cantidad.

Cada siguiente vez en la lista van a mostrarse sólo los productos que ya han sido elegidos en este libro por este usuario. Para seleccionar otros productos, utilice el filtro en la parte superior de la lista.

Al pinchar en el ícono del producto, pasará a verlo en el módulo "Productos".

Para guardar todos los cambios, haga clic en "Guardar".

Información sobre los pagos

Si existen pagos de esta factura, más abajo se muestra la información sobre ellos. Si pulsa en el icono del pago, pasará a su revisión.

Imprimir factura

Si quiere preparar una factura para la impresión, haga clic en el botón "Vista previa" en la parte superior derecha de la ventana. Después de eso, en la ventana aparecerá la factura lista para ser imprimida:

Imprimir factura

La versión de la factura para la impresión se genera a base de las plantillas. Por defecto, se aplica la plantilla "default". Sin embargo, en la parte superior de la ventana se puede especificar una de las plantillas personalizadas (si las hay).

A la derecha del campo de selección de la plantilla, se encuentra el campo para indicar la fecha para la que hay que preparar la factura. Se selecciona a través del calendario interactivo que se abre al pulsar en el botón Calendario. Seleccionar esta fecha tiene sentido sólo si la factura contiene productos que se suministran de forma periódica. Usando esta opción Usted puede generar una factura para un especificado período de entrega.

La parte superior de la pestaña contiene los siguientes botones:

Ir a la lista — volver a la lista de facturas.

Imprimir — si pulsa este botón, la factura se abre en otra pestaña del navegador, de ahí se puede imprimirla usando las herramientas estándar de impresión.

Enviarenviar la factura al contable de la empresa-pagadora por correo electrónico indicado en el campo "Receptor".

Para volver al modo de edición de la factura, haga clic en "Editar" en la esquina derecha de la ventana.