Agregar documento

Para añadir un documento, tiene que hacer clic en el botón "Agregar documento".

Sólo dentro de la carpeta Usted puede añadir o crear un documento. No se puede hacerlo en el directorio raíz. Asimismo, para añadir o crear documentos, hay que tener correspondientes derechos de acceso a la carpeta, estos derechos se determinan por la persona que ha creado dicha carpeta. Los derechos generales de crear las carpetas en el directorio raíz se establecen por su administrador del sistema TeamWox.Al

Al pulsar este botón, se abre la ventana "Agregar documento" que contiene dos pestañas:

Lista de documentos

En esta pestaña se eligen los archivos a añadir.

Lista de documentos

Para abrir la ventana se selección de los documentos a añadir, utilice el botón Seleccionar archivos. En esta ventana seleccione uno o varios archivos:

Seleccionar archivos

A la derecha del nombre del archivo seleccionado hay un botón Eliminar que se usa para eliminarlo. Si pulsa el botón Descripción, se abre la ventana en la que se puede poner un comentario para el archivo. Este comentario va a aparecer en forma de la descripción emergente al situar el cursor sobre este archivo.

Cuando se añade un archivo con el mismo nombre que ya existe en el módulo "Documentos", el nuevo archivo será añadido como la versión del que ya existe. Puede ver las versiones del archivo en la ventana Información sobre el documento.

Asignar

En esta pestaña se puede asignar a los usuarios o grupos de usuarios a leer o firmar un documento. En adelante, esta función le permitirá saber cuándo los usuarios leen la documentación, firman los documentos internos de la empresa, eso evitará los desplazamientos innecesarios de los empleados entre las oficinas. Puede controlar el estado de estas tareas a través de la ventana información sobre documento.

Asignar

  • Leer/Firmar — lista de usuarios/grupos asignados a leer o firmar un documento. Estos usuarios/grupos verán este documento en la pestaña "En trámite", donde podrán confirmar si lo han leído o firmarlo. Usando el botón Agregar Agregar se puede añadir un usuario o grupo. Al pulsarlo, se abre la lista de todos los usuarios/grupos con acceso a este documento. Cómo trabajar con esta ventana se describe en la sección "Descripción de interfaz -> Listas de asignados". Con el botón Eliminar a todos puede eliminar a todos los usuarios o grupos seleccionados de la categoría correspondiente.
  • Responsable — en este campo se puede nombrar responsables de un documento. Al pulsar el botón "Seleccionar", se abre la lista de todos los empleados que tienen acceso a este documento.
  • Organización — en este campo se puede vincular un documento a una de las organizaciones que figuran en el módulo correspondiente del sistema. Los documentos relacionados con una organización se muestran en una pestaña especial cuando nos referimos a esta organización. Pulse el botón "Seleccionar" para especificar una organización.

Si un empleado tiene que firmar/leer un documento pero no tiene acceso a la carpeta donde se encuentra esta documentación, entonces podrá verlo en la pestaña "En trámite", o también en el widget de la página "Inicio".

Después de introducir toda la información necesaria para añadir un documento, pulse el botón "Agregar". Si hace clic en "Cancelar", volverá a la ventana anterior.