Crear documento

El módulo "Documentos" tiene opción de crear diferentes tipos de documentos sin tener que salir de él. Para crear un documento, haga clic en el botón "Crear documento" que se encuentra en la parte superior de la pestaña:

En el menú que se abre puede crear los siguientes tipos de documentos:

• Texto — crear un archivo de texto.
• MindMap — crear mind map.
• Gráfico — crear un gráfico.
• Diagrama — crear un diagrama.

Después de crear los mapas, gráficos y diagramas en sus editores correspondientes, estos archivos se guardan en la carpeta actual. Luego se puede asignarlos a leer o firmar usando la ventana que contiene la información sobre ellos. En caso de un documento de texto esta acción está disponible en el acto de crearlo.

Hay dos pestañas en la ventana para crear un documento de texto:

Información

Esta ventana es muy parecida a la de agregar documento. En el campo "Descripción" se pone la descripción breve del documento que luego será mostrada como un tooltip cuando el puntero se coloca sobre su nombre en la lista.

La diferencia principal consiste en poder escribir el texto del documento usando el editor de mensajes incorporado en TeamWox.

Asignar

En esta pestaña se puede asignar a los usuarios o grupos de usuarios leer o firmar un documento. En adelante, esta función le permitirá saber cuándo los usuarios leen la documentación, firman los documentos internos de la empresa, eso evitará los desplazamientos innecesarios de los empleados entre las oficinas. Puede controlar el estado de estas tareas a través de la ventana información sobre documento.

• Leer/Firmar — lista de usuarios/grupos asignados a leer o firmar un documento. Estos usuarios/grupos verán este documento en la pestaña "En trámite", donde podrán confirmar si lo han visto o firmarlo. Usando el botón Agregar se puede añadir a un usuario o grupo. Al pulsarlo, se abre la lista de todos los usuarios/grupos con acceso a este documento. Cómo trabajar con esta ventana se describe en la sección "Descripción de interfaz -> Listas de asignados". Con el botón puede eliminar a todos los usuarios o grupos seleccionados de la categoría correspondiente.

• Responsable — en este campo se puede nombrar responsables de un documento. Al pulsar el botón "Seleccionar", se abre la lista de todos los empleados que tienen acceso a este documento.
• Organización — en este campo se puede vincular un documento a una de las organizaciones que figuran en el módulo correspondiente del sistema. Los documentos relacionados con una organización se muestran en una pestaña especial cuando nos referimos a esta organización. Pulse el botón "Seleccionar" para especificar una organización.

Después de introducir toda la información necesaria, pulse el botón "Guardar". Si hace clic en "Cancelar", volverá a la ventana anterior.