Información sobre el documento

Para ver la información sobre un documento o carpeta pulse el botón Información que aparece al situar el cursor en la línea con el nombre. Si pulsa este botón sobre una carpeta, se abre la ventana "Información sobre la carpeta" que es igual a la que se describe en la sección "Crear carpeta". Si pulsa el mismo botón sobre un archivo, pasará a ver la información sobre él. En la ventana de información hay tres pestañas: "Información", "Versiones" y "Historial".

En la parte superior de cada pestaña aparecen los siguientes comandos:

Volver a la lista — volver a la lista de documentos.

Descargar — bajar la última versión del documento a su ordenador.

Más abajo se muestra el título del documento y el botón Imprimir para imprimirlo. Luego va el símbolo # y el número de identificación del documento. Son la referencia permanente al documento. Con el menú contextual se puede copiar este vínculo y usarlo en el editor de mensajes.

Información

En esta pestaña los datos están divididos en varios bloques:

Datos generales

La información general sobre el documento se muestra en la parte superior:

Datos generales

Nombre — título del documento, su tamaño y versión.

Autor — nombre del empleado que ha creado o ha añadido el documento. En este campo también se muestra el nombre del empleado quien ha introducido las últimas modificaciones o ha añadido la última versión.

Responsable — empleado responsable del documento.

Organización — si el documento está vinculado a una organización, en este campo se muestra su nombre. Si pulsa en la organización, verá la información sobre ella en el módulo correspondiente.

Descripción — descripción del documento.

Más abajo vienen los botones:

Destinación

Si pulsa este botón, se abren los campos adicionales de datos sobre el documento:

Destinación

En el primer campo se puede indicar la dirección del documento (por ejemplo, de entrada o de salida); en el segundo - su tipo (por ejemplo, contrato o nota); y en el siguiente se puede adjudicarle un número. Para guardar las modificaciones, haga clic en el botón "Guardar".

El sistema recuerda los valores introducidos en los campos de dirección y tipo del documento, luego se podrá elegirlos de la lista desplegable. Se puede eliminar los valores recordados usando el botón Eliminar. Al eliminar los puntos de la lista, los valores correspondientes asignados anteriormente a los documentos no se eliminan.

Duración

Si pulsa este botón, se abren los campos adicionales de datos sobre el documento:

Duración

En este bloque Usted puede indicar el plazo de vigencia del documento. Para indicar la fecha inicial y final, use el calendario interactivo que se abre pulsando los botones Calendario. Para guardar las modificaciones, pulse "Guardar".

Si el usuario tiene suficientes derechos, entonces al colocar el cursor en los campos "Nombre", "Responsable", "Organización" y "Descripción" a la derecha aparece el botón Editar con el cual se puede modificar dicha información.

Estado

En esta pestaña se muestra el estado de lectura o firma del documento por parte del usuario, en caso si este documento se le ha sido asignado. Esta función le permite controlar si los empleados han leído o firmado los documentos. Además, esto puede evitar los desplazamientos excesivos entre los empleados y sus superiores (optimización del tiempo de trabajo) cuando hay que firmar los documentos internos de la empresa (por ejemplo, solicitud de vacaciones).

Estado

En las columnas "Leer" y "Firmar" se muestra el estatus del usuario encargado de las acciones correspondientes. El ícono En espera, en uno u otro campo, significa que el documento asignado al usuario todavía sigue en estado de tramitación. El ícono Hecho quiere decir que la tarea encomendada ya está finalizada. El ícono La firma rechazada en el campo "Firmar" significa que el usuario se ha negado a firmar el documento.

Si el usuario tiene suficientes derechos, a la derecha de las columnas "Leer" y "Firmar" aparece el botón Editar, con el cual se puede modificar la lista de los empleados/grupos asignados a realizar alguna acción con el documento.

Si un documento está asignado a un empleado para que lo lea o firme, en la parte superior de la pestaña aparecen los botones "Firmar", "Negarse a firmar" y "Leer".

Historial (últimos mensajes)

Aquí se muestran los diez últimos mensajes del historial del documento.

Historial (últimos mensajes)

Use el botón Agregar para inserción rápida de los comentarios en el historial. Al pulsarlo, aparece la siguiente ventana:

Añadir nuevo comentario al documento

Una vez introducido el texto del comentario, haga clic en "OK" par guardarlo.

Derechos de acceso

En los campos correspondientes se muestran las listas de los usuarios/grupos que tienen ciertos derechos a trabajar con la carpeta en la que se encuentra el archivo en cuestión.

Derechos de acceso

En la pestaña "Derechos de acceso", a la hora de crear o editar una carpeta, se puede asignar o modificar los derechos de acceso.

El bloque de información sobre los derechos de acceso se muestra sólo si la carpeta que contiene el documento tiene ajustados los derechos especiales que se diferencian de los derechos de la carpeta raíz.

Versiones

Las versiones de documentos se muestran en esta pestaña. Con el tiempo, uno u otro documento puede ser modificado. Para evitar confusiones durante la edición de un documento por parte de varios usuarios, está prevista la opción de guardar diferentes versiones de los documentos. Además, esta función puede ser muy útil si hace falta recuperar la versión anterior en caso de dañar la última.

Versiones

Aquí se muestran los siguientes datos del documento::

Nombre — título del documento.

Versión — versión del documento con fecha de su actualización.

Modificado por — nombre del usuario que ha creado la versión del documento.

Tamaño — Tamaño del documento.

Al apuntar con el cursor en la línea con el nombre del documento aparecen los siguientes botones:

Descargar — bajar la versión seleccionada a su ordenador;

Eliminar — eliminar la versión seleccionada.

Más abajo de la lista de versiones del documento se encuentra el botón Agregar Agregar con el cual se puede agregar una nueva versión del documento. Si lo pulsa, aparece un campo. Aquí puede pulsar el botón "Examinar" e indicar el archivo que hay que añadir.

Historial

En esta pestaña se puede ver el historial de trabajo con el documento. Se trata de los comentarios que añaden los usuarios.

Historial

Usted puede insertar su comentario, pulsando el botón "Nuevo comentario" que se encuentra encima a la derecha de la lista, y debajo de ella. Al pulsarlo, se abre la ventana del editor de mensajes. A la derecha de la fecha de los comentarios se muestra el símbolo #. Es una referencia permanente a ellos. Puede copiar este vínculo mediante el menú contextual, y luego insertarlo en sus mensajes.

Si un documento se modifica (se carga una nueva versión, se asigna a firmar, etc.), los comentarios de sistema sobre las acciones realizadas se añaden automáticamente en el historial.

Si un mensaje del historial contiene archivos adjuntos, Usted puede copiarlos al módulo "Documentos" a través del botón Copiar adjuntos que aparece a la derecha del nombre del archivo adjunto al apuntarlo con el cursor del ratón.

Para agregar un comentario de forma rápida al historial, utilice el botón Nuevo comentario en la lista de documentos.