Lista de documentos

Todos los documentos del sistema TeamWox se muestran en forma de una lista de carpetas y archivos.

Puede entrar en una carpeta determinada haciendo clic en ella con el botón izquierdo del ratón. Para subir un nivel, pulse el botón o pinche la carpeta necesaria en barra de indicación de la ruta que se encuentra encima de la lista. Si pulsa , pasará al directorio raíz de la lista de carpetas.

Las carpetas vacías tienen el ícono , con archivos dentro — . El ícono significa que el acceso a esta carpeta tiene sólo su autor.

Para abrir un archivo haga clic con el botón izquierdo del ratón en su nombre.

Movimiento rápido

Para pasar rápidamente a una carpeta, haga clic en el botón que se encuentra a la derecha de la ruta. Al pulsarlo, se abre la siguiente ventana:

Aquí puede ver el árbol de todas las carpetas disponibles del módulo. Para pasar a una de las carpetas, hay que seleccionarla y pulsar el botón "Ir". Usando el botón se puede seleccionar rápidamente la carpeta necesaria.

Configurar la lista

Además del uso de los filtros, en el módulo "Documentos" hay posibilidad de clasificar los documentos y carpetas en un orden determinado. Para ordenar los documentos por algún campo, pulse con el botón izquierdo en el nombre necesario de la columna. Usando el botón  puede elegir columnas para que se muestren en la lista:

En la lista que se abre marque las columnas necesarias de la información sobre el documento y pulse el botón "Aplicar".

Acciones generales con archivos

Si apunta con el cursor en el nombre de un documento o carpeta, aparecen botones de diferentes acciones:

Información

Pulsando este botón puede ver la información sobre una carpeta o documento. Este botón aparece si sólo tiene derechos a leer el documento (carpeta). Si tiene derechos a editar y administrar, entonces tratándose de las carpetas, este botón se sustituye por el de "Editar", y en el caso de los archivos aparecen los dos botones.

Descargar

Este botón sirve para bajar los archivos a su ordenador. Al pulsarlo, aparece la ventana estándar del navegador con las posibles acciones: "Abrir", "Guardar" o "Cancelar". Se puede bajar sólo los archivos de uno a uno, con las carpetas es imposible.

Mover

Sirve para mover los archivos de una carpeta a otra. Al pulsar este botón, se abre la ventana donde se puede indicar el lugar de destino del archivo:

En esta ventana hay que elegir la carpeta necesaria y pulsar el botón "Mover". Si pulsa "Cancelar", volverá a la ventana anterior.

Si pulsa el botón que se encuentra en la parte superior de la ventana, se creará una carpeta nueva dentro de la carpeta actualmente seleccionada:

Introduzca el nombre de la carpeta. Para terminar el proceso, haga clic con el botón izquierdo del ratón en cualquier parte de la ventana.

Al pulsar el botón en la ventana será seleccionada automáticamente su carpeta personal que se crea para cada usuario a la hora de registrarse en el sistema.

Además, aquí hay posibilidad de editar los nombres de las carpetas (en caso de tener derechos correspondientes). Para eso haga doble clic con el botón izquierdo del ratón en el nombre de la carpeta. Luego introduzca el nombre nuevo y haga clic con el botón izquierdo del ratón en cualquier parte de la ventana para terminar.

Nuevo comentario

Usando este botón, se puede insertar rápidamente un comentario en el historial del documento. Se abrirá la siguiente ventana:

Después de introducir el texto del comentario, pulse "OK" para guardarlo.

Editar

Usando este botón, se puede editar los parámetros de una carpeta o documento. Aparece sólo si Usted tiene los derechos de editar o administrar dicho documento o carpeta.

Mover a la papelera

Usando este botón, se puede mover una carpeta o documento a la papelera. Aparece sólo si Usted tiene los derechos de editar o administrar dicho documento o carpeta.

Ir a la carpeta

Usando este botón, se puede ir a la carpeta que contiene dicho documento. Está disponible desde todos los filtros, excepto el filtro "Todos".

Trabajo con grupo de archivos

En el módulo "Documentos" se puede trabajar con grupos de archivos y carpetas. Para seleccionar varios archivos, mantenga presionada la tecla "Ctrl" y pínchelos con el botón izquierdo del ratón. Para seleccionar a la vez varios archivos, seleccione el primer elemento, pulse la tecla "Mayús" y luego haga clic en el último elemento a seleccionar. De esta manera se seleccionan todos los archivos que se encuentran entre ellos en esta lista.

Los íconos de los archivos y carpetas seleccionados tienen la siguiente vista y , respectivamente. Las líneas de los elementos seleccionados tienen el fondo azul:

Una vez seleccionados los elementos, ponga el puntero del ratón en la línea de uno de ellos. Al final del campo "Nombre" aparecerán las posibles acciones con el grupo de elementos:

Mover

Sirve para mover los archivos seleccionados de una carpeta a otra. El modo de hacerlo es igual al descrito anteriormente.

Mover a la papelera

Usando este botón se puede mover una carpeta o documento a la papelera. Al pulsarlo, aparece la ventana en la que se requiere su confirmación para eliminar el elemento:

Pulse "OK" para eliminar, o "Cancelar" para cancelar la eliminación.

Acciones con archivos en el filtro "En trámite"

En la sección "En trámite" se muestran los documentos asignados al usuario para que los lea o firme.

Leer

Use este botón para confirmar que ha tomado conocimiento del documento. El usuario que le ha asignado este documento lo verá. Al pulsar este botón, sale la ventana con la pregunta: - ¿Ha leído Usted el documento? Si lo confirma, pulse "OK"; si no, "Cancelar".

Firmar

Use este botón para firmar un documento. Al pulsar este botón, sale la ventana con la pregunta: - ¿Quiere firmar este documento? Si lo confirma, pulse "OK"; si no, "Cancelar".

Negarse a firmar

Con este botón Usted puede negarse a firmar un documento. En la ventana que se abre puede indicar la causa de la negativa:

Pulse "OK" y su comentario se agregará al historial del documento. En la sección "Estado" de la información sobre el documento aparece la nota correspondiente referente a la negación a firmar.

El estado de lectura o firma de un documento está disponible en la pestaña "Estado" cuando se revisa la información sobre el documento.

Reconocimiento de archivos

Si para esta carpeta está activada la opción de reconocimiento automático de imágenes, entonces cuando apuntamos con el cursor en un archivo de imagen va a aparecer el botón adicional . Con este botón se puede arrancar manualmente el proceso de archivo. El sistema lo pondrá en cola y dentro de un tiempo en la carpeta aparecerá el documento reconocido con el mismo nombre.

Acciones con archivos en "Papelera de reciclaje"

La función de mover los archivos/carpetas a la papelera sirve para prevenir el borrado casual de datos.

Restaurar

Con este botón Usted puede restaurar un archivo/carpeta enviándolo desde la papelera de reciclaje a su lugar de almacenamiento original.

Eliminar

Si pulsa este botón, el archivo/carpeta se eliminan definitivamente del sistema.