Sistema de Gerencia Empresarial

Para crear el perfil de un nuevo buzón de correo en el sistema TeamWox, haga clic en el botón Nuevo buzón que se encuentra debajo de todos los demás buzones de correo en la parte izquierda de la ventana.

Editar buzón de correo

Para editar un buzón de correo, pulse el botón que aparece a la derecha de su nombre al apuntar con el cursor del ratón encima de él, tal como se muestra en la imagen de abajo:

mailbox_edit

Como resultado se abre la ventana "Editar buzón de correo". Las ventanas de editar y de crear un buzón de correo son totalmente idénticas. La única diferencia consiste en el botón Eliminar buzón de correo que aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana de edición. Cómo se elimina un buzón de correo se describe en el apartado correspondiente.

Las ventanas de edición y de creación de un perfil de buzón de correo prácticamente coinciden, ambas tienen cinco pestañas:

Información

En esta pestaña hay que rellenar los siguientes campos:

Nombre — nombre de su futuro buzón de correo que va a mostrarse en la parte izquierda de la ventana del módulo "Correo electrónico".
Propietario — propietario de este buzón de correo. Si hace clic en el actual nombre del propietario, se abrirá la lista de empleados de la que se puede elegir a un nuevo propietario del buzón. Cómo trabajar con esta lista se describe en el apartado correspondiente.
Autor — nombre que va a utilizarse como el nombre del remitente para los mensajes de salida que se envían desde este buzón de correo.
E-mail — dirección de correo electrónico del buzón.
Habilitar/deshabilitar — botón "Habilitar" sirve para habilitar/deshabilitar su buzón de correo. Si hace un clic, el buzón se queda desactivado (el botón se pone gris), si vuelve a darle - se activa (el botón se hace verde).
Servidor — tiene que elegir el tipo del servidor de correo de entrada (POP3 o IMAP) y poner la dirección (por ejemplo, pop.mail.ru). A la derecha del campo "Servidor" se encuentra el botón activar/desactivar SSL (Secure Sockets Layer - Protocolo de Capa de Conexión Segura es un protocolo criptográfico que proporciona comunicaciones seguras por Internet. Si lo usa, la conexión entre el cliente y el servidor será segura). Si lo pulsa una vez, SSL se desactiva (el botón se pone gris); si vuelve a pulsarlo, se activa (el botón se pone dorado).
Login — nombre del usuario para el servidor de correo de entrada.
Contraseña — contraseña para el servidor de correo de entrada.
Servidor SMTP — dirección del servidor de correo de salida (por ejemplo, smtp.mail.ru). Al final de este campo también hay botón activar/desactivar SSL.
Login — nombre del usuario para el servidor de correo de salida.
Contraseña — contraseña para el servidor de correo de salida.
Eliminar los mensajes recibidos del servidor — si marca esta casilla, todos los mensajes, una vez recibidos por el cliente de correo del sistema TeamWox, serán borrados del servidor de correo (para el servidor POP).
No indexar para la búsqueda — si esta opción está activada, el sistema de búsqueda interno no va a indexar la información que llega a este buzón de correo; tampoco va a participar en plena reindexación de la información. Se recomienda activar esta opción para los buzones de correo de servicio, y para los buzones donde llega la información inexistente (por ejemplo, el mailing de diferentes páginas web). Eso permite ahorrar recursos del sistema.
Desactivar eventos y muestra de mensajes en widget — esta función sirve para desactivar los avisos (también de sonido) sobre la llegada de nuevos mensajes en este buzón. Si esta opción está activada, los mensajes de correo de este buzón tampoco van a mostrarse en el widget "Últimos mensajes". Se recomienda activar esta opción para los buzones de correo de servicio y de empresas donde hay un gran flujo de mensajes.
Mover mensajes del tipo Spam a la carpeta IMAP — este campo está destinado para trabajar con los mensajes spam. En el campo de la derecha se especifica el nombre de la carpeta (buzón) IMAP en el servidor de correo a donde van a enviarse todos los mensajes de la carpeta "Spam" para el autotraining del servidor. Esta campo está visible sólo después de seleccionar el tipo del servidor IMAP.

Si Usted ha asignado a otro empleado a ser el propietario de su buzón de correo, entonces ya no tendrá acceso a él, a no ser que tiene asignados algunos derechos en la pestaña correspondiente.
Si el buzón de correo está desactivado, su nombre se muestra en gris, y el botón "Revisar correo" desaparece.
Si para los servidores de correo de entrada y de salida es necesario especificar los puertos de conexión, entonces después de sus direcciones hay que poner dos puntos e introducir los números de puertos. Por ejemplo: imap.googlemail.com:993 y smtp.googlemail.com:587

Filtros

En esta pestaña se puede configurar los filtros para el buzón de correo. Para agregar un filtro, es necesario pulsar el botón Nuevo filtro. A continuación, aparece un nuevo campo para al filtro, tal como se muestra en más abajo:

Filtros

Para el filtro hay que especificar los siguientes parámetros:

Nombre — nombre del filtro;
Acción — en este campo es necesario seleccionar una acción si el mensaje corresponde a las condiciones del filtro:

Mover al filtro — mover el mensaje a este filtro
Mover a la papelera — mover el mensaje a la "Papelera".
Mover al spam — mover los mensajes al spam.
Marca — si selecciona esta acción, se creará una carpeta en la que se puede colocar manualmente cualquier mensaje. En este caso las condiciones del filtro no se establecen.

Reglas — en este campo hay que seleccionar desde la lista desplegable qué campos de mensajes va a procesar el filtro (de, para, asunto, organización, contacto, usuario, cabecera). A la derecha de este campo se debe introducir el propio criterio del filtro (por ejemplo, la dirección de correo electrónico).

Si selecciona la regla "Organización" o "Contacto", el parámetro mencionado abajo desaparece. En este caso la filtración se lleva a cabo por el hecho de presencia de una organización o contacto en el módulo correspondiente del sistema TeamWox.
Como uno de los criterios del filtro se puede utilizar el símbolo "*", que va a significar cualquier opción. Por ejemplo, si pone *@mail.com, en el filtro van a colocarse todos los e-mails que llegan desde el dominio mail.com.

Una vez agregado el filtro, aparece la línea con el nombre del filtro y las condiciones de su aplicación, tal como se muestra en la imagen de abajo:

Filtro creado

Si sitúa el puntero del ratón sobre la línea del filtro, aparecen los siguientes botones:

— mover el filtro hacia arriba. Si en un buzón de correo han sido creados varios filtros, entonces la filtración de los mensajes se lleva a cabo de arriba abajo. Es decir, al procesar un mensaje, primero serán comprobadas las condiciones del primer filtro, luego del segundo si las anteriores no se consideran válidas. Para cambiar el orden de filtración, debe mover los filtros según las necesidades que tenga.
— mover el filtro hacia abajo.
— eliminar filtro.

Mediante el botón Nuevo filtro, que se se desplaza más abajo cada vez que se crea uno nuevo, Usted puede crear la cantidad necesaria de filtros.

Para crear una condición adicional para un filtro que ya existe, hay que crear otro filtro con el mismo nombre:

Condición adicional

En este caso, los mensajes que llegan desde las dos direcciones de correo, van a colocarse en el filtro "ABC Company".

Puede ver los ejemplos de cómo crear y manejar los filtros en el apartado "Filtros".

Derechos de acceso

En esta pestaña Usted puede especificar para los demás usuarios los derechos a ver, editar y administrar este buzón de correo:

Derechos de acceso

Puede conceder o quitar los derechos de acceso mediante los botones Agregar y . En cuanto pulse el botón "Agregar", se abre la ventana para asignar a los usuarios. Las instrucciones de cómo trabajar en esta ventana vienen en la sección Descripción de interfaz -> Lista de asignados. Para borrar a todos los usuarios de la lista de asignados, utilice el botón . Si desea eliminar sólo a un usuario de la lista, pulse el botón que se encuentra a la derecha de cada usuario seleccionado.

Los derechos están divididos en las siguientes categorías:

Ver — los usuarios (grupos) sólo pueden ver los mensajes en el buzón de correo.
Editar — los usuarios (grupos) adicionalmente pueden contestar a los mensajes, crear nuevos, editar y eliminar existentes.
Administrar — los usuarios (grupos) adicionalmente pueden modificar las configuraciones del buzón de correo y eliminarlo.

Firma

En esta pestaña Usted puede crear una firma que posteriormente será añadida de forma automática al final de cada mensaje que envía.

Firma

Para crear una firma, utilice el editor de mensajes. La particularidad consiste en que en vez de especificar la información sobre Usted, puede usar las macros que indican los datos personales y de contacto del usuario:

#name# — nombre del empleado.
#user.name# — nombre del empleado.
#surname# — apellido del empleado.
#user.surname# — apellido del empleado.
#user.patronymic# — nombre patronímico del empleado.
#fullname# — nombre completo del empleado.
#company# — nombre de la empresa.
#department# — nombre del departamento.
#user.location# — ubicación del empleado.
#user.email# — dirección de correo electrónico.
#user.phone_work# — teléfono de trabajo.
#user.phone_fax# — fax.
#user.phone_mobile# — teléfono móvil.
#user.messenger_icq# — ICQ.
#user.messenger_msn# — MSN.
#user.messenger_skype# — Skype.
#user.messenger_yahoo# — Yahoo messenger.

Firmas esporádicas

En el buzón de correo está prevista la posibilidad de crear unas cuantas versiones de las firmas que van a utilizarse de una manera casual. Para eso cada firma creada en la pestaña correspondiente tiene que ir separada con una línea horizontal (tag <hr>) que Usted puede insertar usando el botón del editor de mensajes.

Contestador automático

Aquí puede configurar el contestador automático para el buzón de correo. Si el servicio de contestador está activado, la respuesta a todos los mensajes que llegan a este buzón se genera y se envía de forma automática.

Contestador automático

Para activar el contestador, pulse el botón , después de eso se cambiará a . En el campo "Asunto" se especifica el asunto de respuesta que se genera automáticamente para cada mensaje. La dirección a la que la persona que ha recibido el mensaje pueda enviar su respuesta se indica en el campo "Dirección del remitente". Por defecto, en este campo viene la dirección de este buzón. Más abajo puede poner el texto para los mensajes automáticos mediante el editor de mensajes.

En el asunto del mensaje y en la respuesta generada automáticamente se puede utilizar las macros, igual que en la firma para los mensajes. Aquí se utilizan las siguientes macros:

#subject# — se pone automáticamente el asunto del mensaje recibido;
###id#— se pone automáticamente ID, es el identificador único del mensaje que se asigna a cada mensaje;
#from# — se pone automáticamente la dirección del remitente del mensaje;
#to# — se pone automáticamente la dirección del destinatario del mensaje;
#datetime# — se pone automáticamente la fecha y hora del momento;
#company# — se pone automáticamente el nombre de su empresa.

Para guardar las configuraciones de su buzón de correo, haga clic en el botón "Agregar"/"Guardar" que se encuentra en la parte inferior de cualquier pestaña anteriormente mencionada. Si no desea guardar los cambios, pulse el botón "Cerrar".