Revisión de mensajes

Para abrir un mensaje, haga clic en su asunto. Se abre la ventana de revisión del mensaje que se muestra en la imagen de abajo:

Un mensaje se puede dividir en dos partes: el mismo mensaje y sus archivos adjuntos.

Mensaje

Asignar

Debajo del botón "Volver a la lista" se encuentra el botón . Usted puede asignar el mensaje a otro empleado usando este botón. Al pulsarlo, aparece la ventana para asignar a los usuarios. Cómo trabajar con esta ventana se describe en el apartado Descripción de interfaz -> Listas de asignados. Una vez asignado el mensaje, se marca con el ícono  que va antes del asunto.

Asunto

Más abajo se muestra el asunto de la correspondencia. Si hace clic en el asunto, el cuerpo del mensaje se queda oculto hasta que vuelva a pincharlo. Esta función está prevista para los casos cuando se trata de grandes volúmenes de correspondencia, gran cantidad de mensajes con el fin de siempre tener a mano toda la correspondencia, pero al mismo tiempo navegar por ella con comodidad. El ícono representa los mensajes de entrada y el ícono los mensajes de salida.

Vincular a una organización

A la derecha en el mismo nivel se encuentra el botón . Al pulsarlo, aparece la ventana para asignar a las organizaciones. Cómo trabajar con esta ventana se describe en el apartado Descripción de interfaz -> Listas de asignados. Esta función sirve para vincular un mensaje a una organización determinada. Esto se puede usar en el futuro para crear un filtro de mensajes que llegan de una organización en concreto, o bien, de las organizaciones en general. Después de haber vinculado un mensaje a una organización, a la derecha del botón "Organización" se mostrará el nombre de la misma, y en el campo "Dirección" en la lista de mensajes aparecerá el ícono especial y el nombre de esta organización. Esta vinculación se aplicará sólo a este mensaje (cadena) en concreto.

Detalles

Debajo del asunto se encuentra el botón "Mostrar detalles". Si lo pulsa, se abre la ventana "Información detallada sobre el mensaje" que viene en la imagen de abajo:

Aquí se puede ver el asunto del mensaje, de quién viene, para quién, su tamaño y el texto del encabezamiento. Además, puede bajar el mensaje a su ordenador en el formato  *.eml a través del botón Descargar.

Acciones

Si pulsa el botón Responder, en la parte inferior de la ventana aparece el editor de mensajes en el que ya se encuentra insertado el cuerpo del mensaje original. Después de crear el cuerpo de su mensaje, pulse "Enviar" para enviarlo, o "Cancelar" para cerrar la ventana del editor de mensajes. Si pulsa "Guardar", el mensaje será guardado en los borradores. Además, el botón "Enviar" tiene una opción adicional "Enviar y cerrar":

Si lo pulsa, el mensaje será enviado y cerrado (será movido a la sección correspondiente "Cerrados").  En este caso esta función puede ser útil si se sabe de antemano que se trata del último mensaje en esta correspondencia.

Si pulsa el botón Cerrar, el mensaje pasa al filtro "Cerrados". La correspondencia terminada se cierra igual que una tarea completada a la que ya no hace falta volver más. Sin embargo, la correspondencia no se pierde y al mismo tiempo se queda separada de la actual.

ID

El símbolo # es una referencia permanente a un mensaje. Usted puede copiar este enlace a través de un comando correspondiente del menú contextual con el fin de insertarlo luego en otros mensajes. A la derecha de este enlace puede ver el identificador único que se asigna automáticamente a cada mensaje. Puede realizar la búsqueda de los mensajes por estos identificadores. Para eso introduzca el identificador después del símbolo "#" en el campo de búsqueda, por ejemplo #225827. La búsqueda por identificadores sólo tiene efecto en el módulo "Correo electrónico".

Acciones adicionales

Al pulsar el botón que se encuentra a la derecha del botón "Responder", se despliega la lista extendida de posibles acciones, tales como: "Responder", "Reenviar", "Agregar a contactos", "Codificación", "Cerrar".

• Los botones "Responder" y "Cerrar" se describen más arriba.
• Si hace clic en "Reenviar", se abre la ventana para reenviar un mensaje en la que sólo hay que rellenar el campo "Para" (poner la dirección de correo electrónico). Más abajo, en el editor de mensajes se abre la copia exacta del mensaje a reenviar. Aquí el botón "Enviar" también adquiere la función adicional "Enviar y cerrar". En este caso dicha función puede ser útil si Usted ha recibido este mensaje por error.
• Si pulsa el botón "Agregar a contactos", la dirección del remitente del mensaje se añade a la lista de contactos. Será abierta la ventana Agregar contacto.
• Puede cambiar las codificaciones a través del botón "Codificación". Si lo pulsa, se abre la lista de diferentes opciones: "Autoselección" (la codificación se elige de forma automática), KOI8-R, KOI8-U, Windows-1251, Windows-1252, Windows-1255, UTF-8.
• Usando el botón "Imprimir" puede preparar el mensaje para su impresión. Si lo pulsa, el cuerpo del mensaje se abre en una pestaña nueva, y se puede imprimirlo a través de las funciones estándares del navegador.
• El botón "Spam" sirve para mover los mensajes al filtro que lleva el mismo nombre. Cómo manejar el spam se describe en la sección correspondiente.
• Si pulsa el botón "A la tarea", pasará al módulo "Tarea", la ventana crear nueva tarea. El asunto del mensaje se copiará al asunto de la tarea, y el cuerpo del mensaje al cuerpo de la tarea. De esta manera, se puede pasar rápidamente la cuestión que ha surgido a una persona calificada sólo con añadirla en la lista de asignados.
• Usando el botón "A la incidencia", Usted puede empezar a crear una nueva incidencia en el módulo "Service Desk", además, ahí será copiado el contenido del mensaje.

El cuerpo del mensaje de correo se encuentra más abajo.

Para volver a la lista de mensajes, haga clic en el botón "Volver a la lista" que se encuentra en la parte superior de la ventana de revisión del mensaje de correo.

Si Usted se encuentra revisando una cadena de mensajes, entonces en la lista extendida de acciones aparece el botón adicional "Separar".

Con el botón "Separar" se puede eliminar un mensaje de una cadena. Como resultado, el mensaje pasará a la lista de mensajes. Además, este mensaje será marcado como no leído, igual que la cadena de la que ha sido eliminado.

Registro de trabajo con mensajes de correo

Si la lista de empleados asignados a un mensaje se cambia, o si el mensaje se mueve a un filtro, ahí se aparecen las anotaciones correspondientes:

Estas anotaciones vienen después del texto del mensaje de correo. Contienen el nombre del empleado que a realizado una u otra acción y la fecha de esta acción.

Trabajo con archivos adjuntos

Si un mensaje contiene archivos adjuntos, se puede copiarlos al módulo "Documentos" sin tener que salir del modo de revisión. Para eso utilice el botón que aparece a la derecha del nombre del archivo adjunto al apuntarlo con el cursor del ratón. Esta función está disponible sólo si tiene acceso al módulo "Documentos".