Recepcionista digital

El módulo "Telefonía" permite configurar la recepcionista digital para la recepción de llamadas entrantes y su posterior enrutamiento. Usted puede grabar su propio mensaje de voz para saludar con cortesía a sus clientes, o bien utilizar el mensaje estándar. Usted incluso puede configurar el control de la recepcionista digital con las teclas del teléfono. Por ejemplo, al pulsar la tecla "1", la persona que llama será pasada con el operador, y si pulsa "2" - con un departamento concreto.

Los ajustes de la recepcionista digital son muy flexibles y permiten configurar los menús de voz de cualquier complejidad. Además, en esta sección se puede configurar el buzón de voz.

Recepcionista digital

Configuración de recepcionista digital

Para añadir una nueva configuración de recepcionista digital, pulse el botón "Añadir recepcionista digital" situado en la parte superior de la pestaña. Para modificar las configuraciones de la recepcionista digital existente, sitúe el cursor sobre ella y pulse el botón Editar que aparece al final de la línea. Para eliminar la configuración de la recepcionista digital, pulse Eliminar.

En la sección "Ejemplo de configuración" puede encontrar un ejemplo muy detallado sobre cómo crear una recepcionista de varios niveles.

Las configuraciones de la recepcionista digital se abren en otra ventana:

Ajustes de la recepcionista digital

Para la recepcionista digital se establecen los siguientes parámetros:

Nombre de la configuración de recepcionista digital.

Archivo de sonido que se reproduce cuando la recepcionista digital recibe la llamada. Para indicar el archivo de sonido, pulse el botón "Seleccionar". Se admite cualquier archivo en el formato WAV y MP3.

A continuación, se establecen las siguientes opciones:

Esperar 10 segundos tras la reproducción del mensaje de voz de saludo — si activa esta opción, después de la reproducción del mensaje de voz se mantiene una pausa de 10 segundos antes de que la recepcionista digital ejecute la acción establecida. Usted puede desactivar la pausa, por ejemplo si la recepcionista digital reproduce el mensaje con el aviso sobre la grabación de la conversación antes de conectar con alguno de los empleados.

Grabar la conversación entre el cliente y el empleado que responde — si activa esta opción, todas las conversaciones entre los clientes y los empleados van a grabarse. Esta función permite controlar la calidad de trabajo de los empleados del servicio de soporte técnico. La conversación empieza a grabarse en cuanto el cliente empiece a hablar con cualquiera de los empleados, dejando de grabarse cuando la conversación se termina. Usted puede escuchar las conversaciones grabadas en la sección "Llamadas" del perfil del empleado.

A continuación van los ajustes del menú de voz.

Para crear un comando, pulse el botón "Añadir nuevo elemento del menú Añadir nuevo elemento del menú". En el primer campo hay que indicar una tecla (de 1 a 9, * o #) cuya pulsación va a realizar la acción especificada. Por ejemplo, se puede establecer que la tecla 1 va a pasar la llamada a un departamento o abonado determinado. La descripción de las teclas debe ser incluida en la respuesta de voz de la recepcionista digital.

Luego seleccionamos una de las posibles acciones:

Conectar con usuarios — poner con los usuarios especificados en el campo de la derecha. Si selecciona esta opción, a la derecha aparece la lista de usuarios. Todos los usuarios seleccionados recibirán esta llamada a la vez. La conexión se establecerá con el primer usuario que coja el teléfono.

Redirecionar al número — pasar la llamada al número indicado en el campo a la derecha.

Pasar a recepcionista digital — ir a otra configuración de la recepcionista digital. Se puede utilizar esta función si por ejemplo faltan teclas para programar todas las acciones necesarias.

Empezar la grabación — esta opción permite grabar la conversación. Se puede usar esta acción para dejar los mensajes de voz. Puede escuchar y descargar la grabación en el diario.

Repetir — repetir la grabación de voz de esta recepcionista digital.

Redirecionar al número — pasar la llamada al número indicado en el campo a la derecha.

Terminar/Volver — finalizar el trabajo de esta configuración de la recepcionista digital y volver a la configuración anterior si ésta está configurada. Dicha situación es posible si esta recepcionista digital ha sido activada con la acción "Pasar a recepcionista digital" desde otra configuración.

Después del menú de voz se puede configurar las acciones de la recepcionista digital en determinadas situaciones:

Acción si el cliente no ha introducido la extensión del abonado o el comando del menú de voz. Si el cliente no ha hecho las acciones indicadas, pasados 10 segundos (si la pausa ha sido activada) la recepcionista digital ejecutará la acción indicada. Como la acción a realizar se puede seleccionar cualquiera de las descritas más arriba para el menú de voz.

Acción si ninguno de los empleados ha contestado la llamada. Si la recepcionista digital ha redireccionado la llamada a los empleados pero nadie ha cogido el teléfono, se ejecutará la acción indicada. Como la acción a realizar se puede seleccionar cualquiera de las descritas más arriba para el menú de voz.

Para eliminar una configuración de la recepcionista digital, pulse el botón delete_button_small que aparece al situar el cursor sobre la línea con la descripción de la configuración. Pulse el botón "Guardar" para guardar la recepcionista digital; para cancelar la creación, haga clic en "Cancelar".

Utilice el botón Probar para probar la recepcionista digital a través del TeamWox Communicator. Al pulsarlo, será realizada la llamada de prueba con la respuesta de la recepcionista digital seleccionada.

En cualquier momento del trabajo de la recepcionista digital se puede marcar la extensión interna del abonado. Después de eso la llamada será redireccionada automáticamente. Debido a esta particularidad, los primeros dígitos de los números de las extensiones no tienen que coincidir con los comandos numéricos utilizados para la configuración de la recepcionista digital. Por ejemplo, las extensiones pueden empezarse con 1 (100, 1017, etc.), y a las teclas de administración de la recepcionista digital se les puede asignar todas las demás cifras y símbolos, a excepción de 1.

Configuración de los mensajes del buzón de voz

Para configurar un nuevo manejador del buzón de voz, pulse el botón correspondiente en la parte superior de la pestaña. La edición y la eliminación de los manejadores se hace de la misma manera que las recepcionistas digitales, es decir usando los botones Editar y Eliminar.

Manejador del buzón de voz

Para un manejador del buzón de voz se puede configurar sólo el archivo de sonido que va a reproducirse antes de la grabación. Se admite cualquier archivo en el formato WAV y MP3.

Después de configurar el manejador, hay que ajustarlo en la recepcionista digital. La reproducción del mensaje y la posterior grabación de la conversación puede ser activada en cualquiera de las siguientes situaciones:

Si el cliente pulsa una tecla determinada.

Si el cliente no ha introducido ninguna extensión del abonado o el comando del menú de voz.

Si ninguno de los empleados ha contestado la llamada.

Abra los ajustes de la recepcionista digital y elija la acción "Pasar a recepcionista digital" para situación correspondiente:

Configuración del buzón de voz

Como la recepcionista digital hay que seleccionar el manejador del buzón de voz. Ahora, si ninguno de los empleados contesta la llamada, se reproducirá el mensaje del manejador del buzón de voz y luego se empezará la grabación.

Usted puede escuchar las grabaciones que han dejado los clientes en el TeamWox Communicator. La línea de la llamada perdida en la que ha sido dejado el mensaje se mostrará el icono Buzón de voz:

Buzón de voz

Si la llamada ha sido pasada a varios empleados, todos ellos podrán escuchar este mensaje de voz.

Además, Usted puede escuchar los mensajes de voz en la sección "Llamadas" de su perfil:

Llamadas

Si durante la llamada han dejado un mensaje de voz, aparece el icono Buzón de voz. Para escuchar el mensaje, sitúe el cursor sobre la línea de la llamada y pulse el botón Escuchar. Utilice el botón Descargar para guardar el archivo de sonido del mensaje en su ordenador.

Para escuchar el archivo bajado, utilice el reproductor que soporta Speex. Por ejemplo, VLC o Windows Media Player con el plagin instalado.

Además, Usted puede escuchar los mensajes de voz en el diario del módulo "Telefonía".

Escuchar los mensajes de voz en el diario

Si durante la llamada han dejado un mensaje de voz, aparece el icono Buzón de voz. Para escuchar el mensaje, sitúe el cursor sobre la línea de la llamada y pulse el botón Escuchar. Utilice el botón Descargar para guardar el archivo de sonido del mensaje en su ordenador.

Para escuchar las grabaciones de otros empleados, el administrador tiene que tener el derecho "Escuchar grabaciones".