Ejemplo de configuración de telefonía

El sistema de trabajo en grupo TeamWox permite organizar la comunicación telefónica corporativa sin tener que instalar ningún software adicional o montar instalaciones y equipos auxiliares. Precisamente para este propósito en TeamWox entra el módulo "Telefonía", así como el messenger corporativo especial TeamWox Communicator que está estrechamente integrado con el sistema.

Además, la comunicación intracorporativa entre los empleados estará disponible enseguida de que se active el módulo. No hace falta contratar a ningún operador de telefonía.

Otra ventaja de la telefonía a base de TeamWox es la posibilidad de montar la comunicación externa por medio de cualquier proveedor de telefonía IP (o varios operadores), que hay muchos hoy en día. Además en este caso, la ubicación del proveedor no importa, esté en su país o en el extranjero.

Configuración de comunicación intracorporativa (activación del módulo)

El primer paso que hay que hacer para organizar su propia comunicación corporativa consiste en activar el módulo "Telefonía". No es necesario descargar el módulo. Se incluye automáticamente en la entrega del sistema durante su instalación, o durante la actualización del programa. Vaya a la pestaña "Módulos" en la sección "Administración".

Activación del módulo "Telefonía"

Si el módulo aún no está activado, actívelo. Después de eso, hay que reiniciar TeamWox utilizando el botón correspondiente en la parte superior de la pestaña. Tras el reinicio verá que el módulo está activado con éxito:

Módulo "Telefonía" ya está activado

Inmediatamente después de que el módulo haya sido activado, todos los empleados podrán hacer llamadas dentro de la empresa a través del TeamWox Communicator sin tener que realizar ningunas configuraciones adicionales.

Configuración de comunicación externa

La configuración de las llamadas externas es un proceso bastante sencillo que se compone de las siguientes etapas principales:

Configuración del proveedor

Configuración de reglas de salida

Configuración de recepcionista digital

Configuración de reglas de entrada

Configuración de extensiones

Configuración del proveedor

El primer paso consiste en seleccionar al proveedor de la telefonía IP a través del cual van a realizarse las llamadas externas. En este ejemplo vamos a utilizar a uno de los proveedores bien conocidos — VOIPcomplete.

Primero hay que concertar un acuerdo con el proveedor. Los datos de contacto correspondientes se puede encontrar en la sección "Contact" en la página oficial del proveedor. Después de concertar el acuerdo, se le facilitará el número para las llamadas, así como el nombre de usuario (login) y la contraseña que necesitará durante la siguiente configuración de la telefonía en TeamWox.

Diríjase a la sección "Proveedores" y cree una nueva configuración utilizando el botón "Nuevo proveedor".

Configuración del proveedor

En cuanto introduzca el nombre del proveedor, TeamWox seleccionará automáticamente sus propiedades — la dirección del servidor para las conexiones y el puerto.

Aparte de VOIPcomplete en el módulo "Telefonía" está disponible la configuración automática de más de 30 proveedores más. Haga clic en el botón Servidor Servidor y seleccione al proveedor necesario de la lista.

Luego active todas las opciones: "Habilitar", "Entrantes" y "Salientes". Con eso permitirá el uso de la configuración actual, así como las llamadas entrantes y salientes externas.

Consulte a su proveedor el número de líneas que se puede utilizar simultáneamente para las llamadas entrantes y salientes. A continuación, ponga este valor en el campo "Número de líneas". Este parámetro se utiliza en las reglas de enrutamiento de llamadas salientes. Si todas las líneas del proveedor están ocupadas, la regla de salida que enruta las llamadas a través de él será saltada. De esta manera, si en su empresa se utiliza otro proveedor más, la llamada pasará a través de él. Si deja este campo en blanco, el número de las líneas no va a tomarse en cuenta durante la verificación de las reglas. Y si todas las líneas están ocupadas, el remitente de la llamada no podrá realizarla.

El último paso de la configuración del proveedor consiste en especificar su login y contraseña de conexión que ha recibido en el momento de contratar a VOIPcomplete.

Los parámetros "Número saliente" y "Dirección IP para registrarse" no requieren configuración y por eso se muestran en gris.

Una vez guardadas las configuraciones realizadas, se puede ir a la fase siguiente.

Configuración de reglas de salida

Hace falta configurar las reglas de salida para poder llamar a los números externos. Vaya a la pestaña "Reglas de salida".

Reglas de salida

Cada regla se describe bastante fácil:

la regla con el nombre especificado

se aplica a las llamadas de los usuarios especificados

para los números de la longitud especificada

que se empiezan con las cifras/símbolos especificadas;

estas cifras/símbolos hay que reemplazar por otras que se indican

y enrutar la llamada al proveedor especificado.

Por ejemplo, en la imagen de arriba están configuradas las siguientes reglas:

1.La regla International se aplica para el usuario John Smith y el grupo Technical Support durante las llamadas a los números con más de 11 dígitos y que se empiezan con el símbolo "+". No hace falta reemplazar el símbolo "+" (reemplazar por el mismo símbolo), y hay que enrutar la llamada al proveedor VOIPcomplete.

2.La regla Local se aplica para el usuario John Smith y el grupo Technical Support durante las llamadas a los números que tienen 7 dígitos. Al número marcado hay que añadirle el prefijo "+7843", y enrutar la llamada al proveedor VOIPcomplete.

3.La regla Default VOIPcomplete es una regla predefinida que se ha creado automáticamente a la hora de agregar la configuración del proveedor. Esta regla enruta todas las llamadas salientes externas a través del proveedor VOIPcomplete. No se puede eliminarla. Está hecho de esta manera para asegurar que todas las llamadas se procesen por el sistema.

4.La regla Por defecto - Skype for SIP es una regla predefinida que se ha creado automáticamente a la hora de agregar una configuración más del proveedor Skype for SIP. Si una llamada no corresponde a ninguna regla de enrutamiento a través del proveedor VOIPcomplete y todas las líneas de este proveedor están ocupadas (se especifica en el parámetro "Número de líneas"), entonces esta llamada será enrutada vía Skype for SIP.

La comprobación de las reglas se hace de arriba abajo. Si el número marcado corresponde a las condiciones de la regla de arriba, se procesa de acuerdo con esta regla; de lo contrario, se realiza el chequeo para la correspondencia a las condiciones de la segunda regla, etc.

Para desplazar una regla, haga clic izquierdo en la casilla con el número de esta regla y sin soltar el botón arrástrela hasta la posición necesaria.

Recepcionista digital

La recepcionista digital permite organizar el menú de voz para las llamadas entrantes de cualquier nivel de complejidad. Por ejemplo, esto puede ser un sistema automático de información, un saludo habitual y enrutamiento a un teléfono general o a la recepción, etc.

Diríjase a la pestaña "Recepcionista digital". Para agregar una nueva configuración de la recepcionista digital, presione sobre "Añadir recepcionista digital" en la parte superior de la pestaña.

Recepcionista digital

Los puntos claves de la configuración son los siguientes:

Grabar el mensaje de voz. Para agregar un mensaje de voz grabado anteriormente, haga clic en el botón "Seleccionar archivo de sonido" a la derecha del nombre. Para la recepcionista digital se puede utilizar los archivos de sonido en el formato *.mp3 y *.wav.

Asignar acciones a las teclas del teléfono Durante la reproducción de la grabación de voz, la persona que llama puede realizar diferentes acciones pulsando las teclas en su teléfono. La descripción del funcionamiento de las teclas se debe incluir en la grabación de voz.

Una de las particularidades importantes es la posibilidad de pasar de una recepcionista digital a la otra. Precisamente gracias a esta opción Usted puede configurar los menús de voz de varios niveles.

Vamos a examinar con más detalles el ejemplo de configuración de la recepcionista digital:

Ajustes de la recepcionista digital

Para la configuración de Auto Attendant ha sido elegido el archivo de sonido autoattendant.mp3. Durante la reproducción de la grabación el abonado remitente puede realizar las acciones siguientes:

Al pulsar la tecla 1, será conectado con el departamento de contabilidad (Accounting). La llamada será transmitida a todos los usuarios que forman parte de este grupo. La conexión se realizará con el primer usuario que coja el teléfono.

Al pulsar la tecla 2, será conectado con el departamento de directores (Directors). La llamada será transmitida a todos los usuarios que forman parte de este grupo. La conexión se realizará con el primer usuario que coja el teléfono.

Al pulsar la tecla 3, el abonado remitente podrá volver a escuchar el mensaje de voz de la recepcionista digital.

Si el abonado no marca ninguna extensión y no realiza ningún comando del menú de voz, la recepcionista digital volverá a reproducir el mensaje (autoattendant.mp3).

Si ninguno de los empleados contesta a la llamada, se reproduce el mensaje del manejador del buzón de voz y la conversación se empieza a grabar.

En cualquier momento del trabajo de la recepcionista digital se puede marcar la extensión interna del abonado. Después de eso la llamada será redireccionada automáticamente. Debido a esta particularidad, los primeros dígitos de los números de las extensiones no tienen que coincidir con los comandos numéricos utilizados para la configuración de la recepcionista digital. Por ejemplo, las extensiones pueden empezarse con 1 (100, 1017, etc.), y a las teclas de administración de la recepcionista digital se les puede asignar todas las demás cifras y símbolos, a excepción de 1.

Reglas de entrada

Las reglas de entrada sirven para el enrutamiento de las llamadas entrantes recibidas desde los números externos. Vaya a la pestaña "Reglas de entrada".

Reglas de entrada

Cada regla se describe de la manera siguiente:

la llamada recibida del proveedor especificado,

desde el número que se empieza con cifras/símbolos especificadas,

a la hora especificada

se finaliza o se dirige a

la recepcionista digital o usuario (grupo de usuarios)

En la imagen de arriba están configuradas las siguientes reglas:

1.Las llamadas a través del proveedor VOIPcomplete, que se empiezan con cualquier cifra/símbolo, al horario de trabajo especificado en la configuración "Default", se redirigen a la recepcionista digital Auto Attendant.

2.La regla predefinida que se ha creado automáticamente a la hora de agregar la configuración del proveedor. Esta regla siempre enruta todas las llamadas entrantes que llegan a través del proveedor VOIPcomplete a la recepcionista digital predefinida Default. No se puede eliminarla. Está hecho de esta manera para asegurar que todas las llamadas se procesen por el sistema.

La comprobación de las reglas se hace de arriba abajo. Si el número marcado/hora de la llamada corresponde a las condiciones de la regla de arriba, se procesa de acuerdo con esta regla; de lo contrario, se realiza el chequeo para la correspondencia a las condiciones de la segunda regla, etc.

Para desplazar una regla, haga clic izquierdo en la casilla con el número de esta regla y sin soltar el botón arrástrela hasta la posición necesaria.

Configuración de extensiones

Los números internos (extensiones) sirven para recibir llamadas directas desde el exterior. Sabiendo la extensión del empleado, el abonado remitente puede omitir la grabación de voz. Se puede marcar la extensión en cualquier momento, y enseguida la llamada será redirigida al empleado correspondiente.

Si el empleado no necesita recibir llamadas externas, este paso se puede saltar.

Para configurar una extensión, pase a la sección "Abonados" y seleccione al usuario necesario.

Editar extensión

Ponga el número de extensión en el campo correspondiente y pinche en el botón "Guardar". Repítalo para cada usuario que necesita recibir llamadas externas.

El número de la extensión se puede marcar en cualquier momento de la llamada, incluso durante el trabajo de la recepcionista digital. Por esta razón, los primeros dígitos de las extensiones no tienen que coincidir con los comandos numéricos configurados para la recepcionista digital. Por ejemplo, las extensiones pueden empezarse con 1 (100, 1017, etc.), y a las teclas de administración de la recepcionista digital se les puede asignar todas las demás cifras y símbolos, salvo 1.

Una vez completado este paso, la configuración de la telefonía corporativa se considera finalizada. Ahora todos los empleados pueden utilizar la comunicación telefónica a través del TeamWox Communicator.

Comprobación del trabajo en el Diario

Todas las llamadas realizadas se muestran en el diario del módulo Telefonía. Utilice el diario para verificar la corrección del procesamiento de las llamadas.

telephony_journal_way

Vamos a ver un ejemplo. En la imagen de arriba se muestra la información detallada de la llamada co el identificador "#563". Aquí se muestra cada fase de la llamada:

La primera entrada indica que el usuario Emma Harris ha hecho la llamada vía TeamWox Communicator al número 1234567890.

En la segunda entrada se indica que en el servidor TeamWox ha sido realizada la búsqueda del miembro por el número 1234567890.

La tercera y la cuarta entrada indica que a la llamada ha sido aplicada la regla "External number", de acuerdo con la cual el número ha sido convertido al formato +1234567890 y ha sido enviado a través del proveedor SIPNET.

En las siguientes seis entradas se indica la siguiente información:

Conexión creada.

El servidor ha enviado al abonado con el número 1234567890 la invitación para atender en la llamada.

El servidor ha recibido la información que el usuario está disponible. En eso indica la reproducción del tono de la llamada en la parte del abonado.

La llamada ha sido atendida por el destinatario.

Llamando. El estatus se ha cambiado por "activo".

Conexión establecida vía TeamWox Server.

Las siguientes cinco entradas muestran el proceso de finalización de la llamada:

La llamada se finaliza por Emma Harris con el máximo retraso del sonido de 330 mseg.

Proceso de finalización de la llamada en marcha.

Emma Harris ha finalizado la llamada.

Ελ abonado 1234567890 ha finalizado la llamada.

Llamada terminada.