Vivimos en el siglo de la información. La información nos rodea por todas partes. Los especialistas han calculado que la cantidad de información aumenta doble cada año y medio. Mira a tu alrededor - ahora tenemos la televisión, radio, Internet y comunicación móvil. En el curso del tiempo, obtenemos más canales de TV y radio, sitios web y aplicaciones de Internet, los teléfonos móviles se convierten en ordenadores de bolsillo. Todos estos medios nos proporcionan cada vez más información.
Las empresas hoy día, cualquiera sea su negocio, también sienten la influencia del flujo de información mayor. Tu empresa recibe constantemente toneladas de información a través de teléfonos, mensajes, correos electrónicos, mensajeros en línea, faxes. Se trata de acuerdos con sus clientes y proveedores, consultas de especialistas y las negociaciones.
Cuanto más larga tu cooperación con un cliente o proveedor, más información habéis intercambiado. Además, con el crecimiento de la empresa, aumenta también el número de clientes y proveedores. Como resultado, la cantidad de información crece a un ritmo sin precedentes. Si no se sistematiza todos estos datos, nos amenaza un gran caos.
Además ¿estás seguro de que todos tus empleados trabajan duro? Muy a menudo es necesario el control de calidad y horas de su trabajo. En la situación de caos de información, esta tarea es muy complicada. Preparación de diversos informes también se convierte en un trabajo que consume mucho tiempo y trabajo.
¿Y si tienes sucursales en otras ciudades o incluso países? ¿Cómo puedes ponerles rápidamente las tareas a ellos? ¿Cómo puedes controlar su trabajo? ¿Cómo puedes obtener toda la información intercambiada con sus sucursales y almacenarla conveniente en un archivo?
Hoy día, muchos de nosotros entendemos que ya no podemos trabajar como antes. Debido a la cooperación dentro de una empresa ineficiente, aparece la burocracia, la eficiencia del trabajo de tus empleados disminuye, los gastos generales aumentan. Tu empresa se vuelve menos eficiente, mientras que tus empleados dedican más y más tiempo a las operaciones burocráticas. En consecuencia, cada cliente cuesta más y cada hora de trabajo de tus empleados hace menos inversiones en la productividad de tu empresa.
Pero hay una manera de salir de la situación actual. En los últimos
años se han aparecido los sistemas de gestión especializados – los
sistemas de Groupware. Groupware es un software para la organización de
una cooperación eficaz de los empleados dentro de una empresa.
La ventaja principal de utilizar estos sistemas es la creación de un entorno de información dentro de una empresa. Todos los empleados trabajan con el sistema y se comunican en el mismo. Esto te ayuda a asignar las tareas más rápido y controlar su cumplimiento. Toda la información sobre clientes y proveedores es sistematizada automáticamente.
Además, estos sistemas pueden mantener un archivo de forma automática y encontrar rápidamente los datos o documentos necesarios. Junto con eso, la creación de informes es también automática. Esto ayuda estimar al instante la eficiencia de trabajo de los empleados, la calidad de su trabajo, etc.
El uso de GroupWare te ayuda reducir problemas burocráticos, aumentar la eficiencia de trabajo de tus empleados, y cortar los gastos. Esta es una herramienta para hacer el trabajo de tu empresa más eficiente y competitivo.
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viernes, 30 de julio de 2010
