Description du système du travail en groupe TeamWox

Le système de travail en groupe TeamWox est destiné pour l'optimisation de la gestion de l'entreprise Avec son aide vous pourrez optimiser les processus de production, les rendre plus transparentes, accélérer la prise des décisions fondées sur l'information complète et exacte.

En outre à TeamWox se trouve toute l'information sur vos clients et l'histoire des rapports avec eux, de divers documents intérieurs, les tâches et les discussions. Maintenant, toutes ces données seront concentrées dans un seul endroit et seront accessibles à vous de n'importe quel point du monde.

TeamWox a tout le nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Le système comprend:

1. Service du personnel    2. Tâches   3. Documents   4. Courrier   5. Clients et Contacts   6. Forum   7. Recherche   8. Rapports  

9. Consultant en ligne   10. Servicedesk   11. Calculs et e-Bank  

1. Service du personnel

Ce module contient toute l'information sur vos employés. Vous trouverez ici les données personnelles, les adresses, les contacts ( la messagerie, les adresses e-mail, les numéros de téléphone ) et l'information sur le travail de l'employé dans la compagnie. Pour chaque employé on peut stocker dans le système tous les documents qui lui sont associées: le contrat de travail, les copies scannées des passeports, les livrets de santé etc. Quand vous ou votre Service du personnel, vous aurez besoin de ces documents, vous les trouverez à TeamWox.

Il tient aussi ici le comptage du temps de travail de vos employés. Maintenant vous pourrez vite définir, qui des employés de votre compagnie travaille plus et qui travaille moins. Ce module affiche également la structure de votre entreprise. Souvent même l'analyse superficielle permet de définir le doublage des fonctions et l'inefficacité de la structure d'organisation. A l'aide de TeamWox vous pourrez qualifier vite votre compagnie.

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2. Tâches

Ce module permet de donner rapidement des ordres à vos employés et contrôler leur exécution. Il y a un problème ? Définissez la tâche, fixez les responsables et suivez l'exécution. Dans les tâches on peut mener des diverses discussions, publier des photos, des fichiers audio et vidéo. Tout cela permettra de résoudre le problème plus vite et mieux.A la différence des moyens de communication habituels ( le courrier électronique, le téléphone, les messageries Internet ), les tâches à TeamWox ont encore un avantage à la résolution des problèmes de production. Ayant parlé avec le collègue par téléphone et ayant décidé quelque problème, pour la restitution de tous les détails de la conversation vous pouviez compter seulement sur votre mémoire. Et vous pouviez de ne pas les rappeler. Le courrier électronique et les messageries Internet gardent l'histoire de la discussion, mais elle est très dépareillé, et sa recherche occupe beaucoup de temps.

Les tâches dans TeamWox n'ont pas ce défaut. Ayant fermé la tâche, vous pourrez la trouver toujours dans l'archive et voir tous les détails: qui participait à la discussion, comment elle passait, quelle décision était prise. Et si sera nécessaire, vous pouvez encore soulever cette question.

Le système automatique des rapports sur les tâches vous permettra d'évaluer l'efficacité de vos employés. Vous saurez toujours qui tente le plus et qui fait la plus grande contribution à l'affaire commun de la compagnie. L'analyse de l'efficacité des employés sera beaucoup plus facile et plus rapide avec le rapport sur les tâches. Maintenant vous saurez exactement les personnes qu'il faut primer et stimuler.

Vérifiez comment travaillent les tâches dans TeamWox Demo !


3. Documents

Ce paragraphe est destiné pour ranger le travail effectif avec les documents. Ici vous pouvez stocker dans l'aspect électronique absolument tous les documents: les contrats, les actes, les images scannées etc

Grâce à la possibilité de contrôler les versions du document et la procédure de signature, le travail en groupe avec les documents est possible à TeamWox. Votre employé a créé le document et vous l'a mis à la signature, et vous avez fait des corrections et lui a renvoyée ce document pour la révision. Tout cela peut être répété aussi longtemps jusqu'à ce que vous ne trouvez pas un document achevé et et ne mettrez pas sur lui « la signature électronique ». Une importante particularité du système du travail en groupe TeamWox est ce que vous travaillez toujours avec la dernière version. En même temps, toutes les version précédentes du document sont également stockées dans le système.

On peut aussi stocker tous les documents qui sont venus selon le courrier électronique, les documents mis à la tâche ou au message dans le forum dans ce module. Et vice versa, on peut tout de suite envoyer le document de ce paragraphe par la lettre, mettre à la tâche ou exposer sur le forum. En outre, les documents peuvent être associées au client ou à la personne de contact. Et à l'avenir, vous trouverez toujours le document et pourrez le voir. La circulation des documents à TeamWox c'est une possibilité de se délivrer des liasses, du monceau des versions différentes des documents sur des ordinateurs divers et la bureaucratie dans votre compagnie.

Apprenez comment la circulation des documents dans TeamWox Demo est organisée!


4. Courrier électronique

Le courrier électronique est devenu si populaire que nous ne pouvons pas déjà présenter la vie corporative sans elle. Probablement, c'est le moyen le plus préférable de la communication avec des clients et des fournisseurs. Vous trouverez le module du courrier dans TeamWox mais maintenant il est lié avec tout le système! C'est la propriété pas du tout superflue au travail de groupe.

Comme avec n'importe quel agent de messagerie ( par exemple, MS Outlook Express ), dans un système de travail en groupe TeamWox vous pouvez créer des accounts et recevoir le courrier aux plusieurs adresses. Ici vous pouvez définir des filtres qui vous permettront de trier automatiquement les lettres. Mais ce n'est pas essentiel.

Dans TeamWox chaque utilisateur du système a aussi une boîte de service, qui s'appelle « Assignés ». Dans cette boîte il reçoit les lettres, que lui ont assigné les autres employés. Par exemple pour résoudre le problème du client vous avez besoin de la consultation d'un employé concret. Maintenant vous ne lui renvoyez pas la lettre, mais l'assignez, comme la Tâche. Et vous avez la possibilité de voir que sous quelle forme votre spécialiste a répondu au client. Ou vous pouvez discuter avec le spécialiste et seulement ensuite envoyer la lettre au client. Selon la nécessité vous pourrez assigner cette lettre aux autres employés ou même aux services de votre compagnie. Mais tout cela se trouvera dans un seul endroit - dans TeamWox et non sur des ordinateurs différents.

La combinaison de l'agent de messagerie et du système du travail en groupe donne encore un avantage. Vous pouvez mettre dans la lettre n'importe quel fichier qui se trouve dans la section « les Documents » directement du système. De plus, grâce au système avancé de la circulation des documents, vous pouvez oublier le problème populaire sous le nom « ce n'est pas la dernière version ».

Et enfin le plus important - toute la correspondance avec un client est automatiquement placée dans les sections « Les clients » et « Les contacts ». Rappelez-vous, vous avez assigné la lettre de client à votre spécialiste ? Ayant passé à la section «Les clients», vous trouverez vite cette correspondance avec le client concret et vous pourrez mesurer le travail de vos employés. Le courrier à TeamWox est une nouvelle étape dans le développement de vos relations avec les clients et les collègues.

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5. Clients et Contacts

La base des données de tous les clients et les personnes de contact est important bien sûr. Il est toujours confortable d'avoir sous la main les données concrètes de contact : les téléphones, les adresses, les fax etc. Mais aussi n'empêcherait pas encore d'avoir tous les documents liés au contractant, et une autre information explicative. Et vous avez tout ça avec TeamWox !

Dans cette section, vous pouvez maintenir une base de données détaillée de tous les clients et les fournisseurs: les adresses, les numéros de téléphone, les personnes de contact. Vous pouvez également stocker ici tous les documents, les lettres électroniques et les discussions liées au client concret. A TeamWox vous pourrez à n'importe quel moment trouver toute l'histoire de vos relations avec le client.

Bien sûr, la base des clients a des paramètres d'accès. Par exemple, vous pourrez assigner au travail avec les VIP-clients seulement les managers expérimentés. En même temps les autres employés ne connaissent même pas que les clients importants existent. Si vous avez le système du travail en groupe TeamWox, vous pouvez ne pas craindre qu'avec le renvoi de quelqu'un des employés vous perdrez le contact avec le client. En plus toute l'histoire selon tous les clients restera chez vous.

Et le plus important - toute votre compagnie travaillera avec la base commune des clients. Comment vous gérez les affaires avec vos clients aujourd'hui ? Un département est responsable de contrats avec des clients, un autre est responsable de service, un troisième département est responsable de ventes ? Et chaque département a la base de données des clients, l'histoire des relations avec eux et ses rapports ? La main gauche de votre compagnie ne connaît pas que fait la main droite ? Oubliez cela.

Le système du travail en groupe TeamWox c'est la possibilité de concentrer l'information sur les clients dans une seule place et améliorer le travail de la compagnie. Il n'y aura pas quelques bases des données et la politique incohérente par rapport au client. Maintenant vous pouvez recevoir des rapports uniques et plus complets sur la base de clientèle. Avec TeamWox vous avez toujours cette information sous la main.

Les rapports automatiques selon les clients vous permettent de connaître tout de suite l'état actuel des choses. Vous saurez immédiatement combien de nouveaux clients vous avez dans ce mois et qui de vos managers a amené la plupart des clients, quels clients ont décidé de refuser de vos services et qui de vos employés a laissé de faire ça. Pour la collecte d'une telle information il ne faut plus s'adresser aux départements, supporter les retards et le sabotage des employés. Tout cela se passe automatiquement et apparaît instantanément sur votre écran!

Vérifiez l' information de clients sur le serveur de démonstration TeamWox!


6. Forum

La politique intérieure est faible souvent dans les compagnies. Les employés savent pas toujours que fait leur administration et pourquoi, comment et dans quelle direction avance la compagnie. Le Forum du système du travail en groupe TeamWox est un endroit le plus confortable pour le PR intérieur, qui permettra de porter les nouvelles et la politique de la compagnie jusqu'à chaque employé.

Il est important de savoir ce que vos employés pensent, comment ils vivent et pour quoi ils se passionnent. Sur le forum vous trouverez cette information et recevrez « le retour d'information ». C'est ici vous pourrez savoir mieux votre collectif, révéler à temps les problèmes potentiels et les liquider.

Le forum TeamWox peut aussi devenir un bon remplacement des réunions traditionnelles de plusieurs heures. Vous pourrez créer le paragraphe isolé et arranger dans lui les discussions seulement parmi les employés qui sont nécessaires en effet pour la décision de la question. Les autres employés ne seront pas au courant de ces réunions secrètes A l'aide de TeamWox Forum vous pouvez trouver la solution optimale, mais vous ne détournerez pas les gens de leur travail quotidien pour les plusieurs heures.

Communiquez sur le Forum du serveur de démonstration TeamWox!


7. Système de recherche

Le stockage, la recherche rapide et l'accès à l'information - une des tâches les plus importantes des compagnies modernes. Imaginez combien de temps perdent vos employés maintenant pour trouver des contrats et des accords supplémentaires avec votre client au cours des trois dernières années. Ce problème a amené à l'apparition des systèmes coûteux corporatifs de recherche. Le système pareil est inséré à TeamWox, et elle est livrée tout à fait gratuitement.

La recherche de l'information dans le système s'effectue à la fois selon toutes les bases de données. A l'aide de la recherche insérée TeamWox vous pourrez vite rechercher le document demandé, la lettre, la tâche, le client ou la discussion sur le Forum. Ce système a une fonction de recherche morphologique. C'est-à-dire vous entrez le mot, mais le système lui-même cherche toutes ses versions. Par exemple, par le mot « le marché » le système réalisera aussi la recherche par les mots « de marché », « les marchés » etc.

Certainement il y a aussi la recherche élargie. Vous pouvez spécifier de diverses limites de temps pour la recherche, chercher selon l'auteur du document ou le message, ainsi que selon les employés assignés. Ce système de la filtration réduira considérablement le champ de recherche et vous permettra de gagner le temps.

Avec TeamWox vous pourrez trouver vite l'information qui est nécessaire à vous. Vous n'aurez pas besoin de détourner du travail ses collègues et ses employés.

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8. Système des rapports

La gestion de chaque compagnie est impossible sans données précises sur l'état actuel des choses. Cette information se présente à la direction sous la forme des rapports. D'habitude pour recevoir le rapport, vous donnez l'ordre et votre employé perd un certain temps pour sa préparation. Son collègue d'un département voisin perd aussi le temps pour préparer un autre rapport. Et il arrive souvent que les rapports des différents départements sont simplement incomparables et ne permettent pas de présenter l'image totale facilement.

Heureusement, cela ne s'applique pas aux rapports dans TeamWox. Premièrement, ils sont automatiques, et pour les recevoir vous ne détournerez pas votre employé de son travail. Deuxièmement, en étant la partie d'un système, ils sont bien liés Troisièmement, ayant concentré toute l'information dans un système, vous pourrez recevoir le rapport total sur toute la compagnie. Quatrièmement, en raison de l'automatisation le rapport à TeamWox est toujours actuel. Lorsque vous ouvrez un rapport, il montrera l' information la plus récente et plus précise.

Dans le système du travail en groupe TeamWox vous trouverez une grande variété des rapports, à partir de la fréquentation des employés et en finissant par leur productivité pendant le travail avec les clients. En outre il y a des rapports sur la base de client, qu'on peut utiliser dans les buts de marketing et de la planification. Le système de rapport TeamWox – c'est une nouvelle façon de travailler avec l'information réelle, la façon plus rapide, confortable et automatique.

En savoir plus sur les rapports sur le serveur de démonstration TeamWox!


9. Consultant en ligne

Dans plusieurs compagnies l'accès vers les messageries-Internet extérieures est interdit aux employés. Tant pour des raisons de la sécurité, que de l'intention d'administration de diriger l'énergie du personnel à l'activité nécessaire. En effet, se sont les arguments très sérieux – on peut par hasard dénoncer «le secret de la compagnie» par ICQ et encore les employés dépensent beaucoup de temps pour les conversations aux sujets qui ne concernent pas le travail.

Dans le système du travail en groupe TeamWox il y a le chat pour résoudre ces problèmes. A son aide les employés de la compagnie pourront communiquer entre eux-mêmes en toute sécurité. Vous serez sûr que l'information confidentielle ne quittera pas les limites de la compagnie, parce que tous les messages sont cryptés. En plus le chat dans le système TeamWox peut exercer les fonctions du consultant en ligne. C'est-à-dire à son aide les employés de la compagnie pourront communiquer avec des clients et des organisations extérieures. Puisque tous les messages s'inscrivent aux fichiers de la conduite de l'histoire, l'information est enregistrée automatiquement dans l'histoire des relations avec le contact. On pourra la rechercher par la suite et se rappeler les détails de la conversation.

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10. Servicedesk

C'est l'outil de l'organisation, de la planification et du contrôle des tâches. Le travail dans Servicedesk se réalise selon les groupes du service spécialement créés, où sont inclus les employés responsables pour tel ou tel autre projet ( le produit ). De diverses catégories des demandes d'après le type, l'importance etc., ainsi que de divers produits, dont le service est fait peuvent être créés dans chaque groupe.

Le servicedesk ( ou le service d'assistance ) se distingue du module « Les tâches » en premier lieu par la réglementation plus rigide de l'exécution des tâches. Le travail sous la forme libre est tout à fait admissible dans « Les tâches », ici a lieu le contrôle plus formalisé sur le procès. Si « Les tâches » sont destinés à la rotation rapide de l'information au sein de la compagnie, le Servicedesk est orienté à éliminer toutes sortes de problèmes et résoudre des problèmes importants. Tout cela se passe sous le contrôle strict des modérateurs. Et en outre un tel contrôle sur le procès donne la possibilité de décider vite et qualitativement les problèmes apparaissant à l'intérieur de la compagnie, et les problèmes des organisations/des clients extérieures. Le dernier est atteint grâce à l'intégration avec les sites Web extérieurs.

Les enregistrements de toutes les conversations au service d'assistance se mettent dans le système TeamWox et sont ajoutés aux tels ou tels clients/organisations. Les clients eux-mêmes ont la possibilité de participer directement au dialogue avec le service d'assistance et surveiller le progrès de sa demande dans ce service Grâce à ces possibilités le module « Servicedesk » est l'outil irremplaçable pour le service d'assistance des clients dans chaque compagnie.

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11. Calculs et e-Bank

Très souvent le directeur veut prendre couramment connaissance des flux monétaires de l'entreprise, sans entrer dans l'hermétisme financier et au service de comptabilité trop détaillé. Le module « Les calculs » est créée notamment pour cela. Le système de la facturation et l'enregistrement de leur paiement est l'assistant fidèle du directeur dans le domaine financier. Il peut être appelé le comptage avec un visage humain. Elle est destinée à la gestion de l'information selon toutes les opérations monétaires de la compagnie. Pour chaque projet il y a un livre, dans lequel se passe la distribution des opérations monétaires. Ainsi, le directeur peut rapidement recevoir l'information sur l'état des comptes avec les contractants. Il y a une possibilité de visualiser les rapports pour les organisations, les clients et les produits. C'est facile grâce à ce que « les Calculs » sont intégrés au module « Les Organisation »,Il y a encore une particularité utile dans le module « Les Calculs » – une soi-disante « la périodicité ». Presque chaque compagnie a des factures lesquelles il faut régulièrement établir aux clients - chaque jour, chaque mois, tous les trois mois ou chaque année. Maintenant il suffit d'indiquer la périodicité nécessaire dans la partie détaillée de la facture et à l'arrivée « de l'heure X » elle changera. Au lieu de créer chaque fois une nouvelle facture, faites une facture, définissez la périodicité nécessaire et oubliez cela.

Afin d'automatiser les procesus de comptabilité,  le nouveau module “Banque” a été développé. Sa tâche est d'organiser l'interaction avec les différents services bancaires et les systèmes de paiement. Il communique avec une ou plusieurs banques et systèmes de paiement virtuelle (WebMoney, PayPal, etc ), télécharge les données de tous les paiements de ces comptes et les détecte automatiquement.  Fonctionnellement,  “Banque” est étroitement liée au module “Calculs” et vous permet de personnaliser les règles de routage des transactions reçues. Ceci conduit au fait que les transactions sont liées de façon automatique aux paiements et aux organisations necessaries.

Pour la comptabilité cela signifie qu’il n’y a plus de besoin d’effectuer la visite quotidienne à la banque pour les relevés de comptes, de suivre les mouvements du compte courant et de vérifier régulièrement la banque-client. Les empolyées qui travaillent avec des clients auront toujours à portée de main des informations mises à jour sur la facturation et les paiements de leur clientèle.

Avec le système du travail en groupe TeamWox le contrôle des flux monétaires est plus facile !

Testez «Les Calculs » à TeamWox