Tâches dans TeamWox – c'est l'outil qui permet de donner les ordres aux employés et contrôler leur exécution de n'importe quel poste de travail. Les tâches permettent aux employés de planifier les objectifs opérationnels et les objectifs à long terme, ainsi qu'échanger vite des informations. Notamment grâce à ce module les employés de la compagnie peuvent régler le travail plus effectif en groupe selon les tâches mises – en exposant l'un à l'autre les tâches, en suivant leur exécution et en les contrôlant.
Le module Tâches est un des éléments principaux du système TeamWox. Le travail principal dans la compagnie automatisée va notamment via ce module. Pour le confort du travail on peut fixer aux tâches de divers fichiers – de matériel vidéo- et audio jusqu'aux documents de texte et les tableaux électroniques. Cela permet de fixer les tâches au maximum en détail, n'ayant pas oublié aucun important détail, et éviter la perte de l'information à sa transmission. Au total les problèmes apparaissants dans le travail se décident plus vite et mieux.
Dans la compagnie non automatisée la décision de la tâche signifie les dizaines des coups de téléphone, des lettres et des messages dans le chat. Certainement, la partie de cette information se perd simplement, une autre partie reste dans de divers programmes informatiques. En cas de nécessité recueillir cette information dépareillée sera assez problématique, en plus elle sera incomplète. Tous ces problèmes élimine avec succès le module "Tâches", étant l'outil excellent pour la décision rapide des diverses tâches quotidiennes. Même la tâche fermée est facile de trouver dans les archives et savoir les détails : qui participait à la discussion, comment elle passait et sur quelle décision les participants ont convenu. On peut soulever de nouveau cette question en cas de nécessité, s'il se trouve de nouveau actuelle pour la compagnie.
Types des tâches
Les ordres, que reçoivent les employés peuvent avoir un caractère différent - ça dépend de l'urgence de la tâche, du nombre des gens occupés par sa décision, du niveau du contrôle et d'autres facteurs. Dans TeamWox on prévoit aussi la classification des tâches .
Tâches avec le contrôle
Par défaut le système créé la tâche avec le contrôle. Sa principale particularité -c'est la possibilité du contrôle de l'exécution de la tâche fixée. Les utilisateurs qui sont chargés de cette tâche ne peut pas la fermer. Il peut seulement la marquer comme "Accomplie", après quoi l'auteur de la tâche la verra dans le dossier "Accomplie" et évaluera la qualité de son exécution. Si l'exécution de la tâche arrange l'auteur - il ferme la tâche, si n'arrange pas - il la rend à la révision, en apportant les corrections nécessaires.
La tâche avec le contrôle est utilisée d'habitude dans les cas où il est nécessaire de décider l'objectif responsable avec une grande quantité d'exécuteurs. En effet, à la décision de telles tâches le contrôle de l'exécution est extrêmement actuel.
Tâche avec la notification
La tâche avec la notification est la même tâche avec le contrôle, seulement avec l'option supplémentaire. Il fixe le temps de la lecture de la tâche par les employés assignés qu'il est très utile dans les cas particuliers. Au premier examen d'une telle tâche le système crée automatiquement le commentaire de type suivant :
Tâche simple
Ce type de tâche est utilisé dans la désignation des tâches élémentaires qui ne nécessitent pas le contrôle strict. Dès que la tâche est accomplie par l'employé il peut la fermer personnellement. Le domaine d'utilisation des tâches simples n'est pas grand, cependant les tâches de telle sorte apparaissent très souvent dans le travail et il faut les décider aussi. Demander le secrétaire d'envoyer le contrat - c'est un exemple d'une telle tâche. Il est élémentaire et ne nécessite pas de discussion.
Collaboration
L'aspect donné des tâches permet à tous les employés assignés d'éditer le texte principal de la tâche à son affichage. Une autre propriété des tâches de telle sorte - le contrôle des employés assignés. Il est confortable d'utiliser "Collaboration" quand le groupe des employés travaille sur une tâche (le projet, le document) et on demande le travail au maximum rapide des participants en vue de la réception la plus rapide du résultat final
Evénements
Ce type de la tâche est prévu pour le rappel sur les événements importants, les rencontres, les réunions. Il est confortable d'utiliser les événements à la planification de l'activité - ainsi comme la sienne et des autres employés. A l'arrivée de la date, qui est indiquée à la création de l'événement, il se déplace à "Ouvertes". Maintenant le travail avec cette tâche va comme avec une tâche ordinaire.
Il y a des événements, qui se répètent dans le temps avec la périodicité définie: les réunions de chaque semaine, les anniversaires des employ"s ou les réunions des actionnaires. Pour telles tâches à TeamWox il y a son type de la tâche - l'Evénement périodique. Dès que la date de l'événement indiqué arrive, il se déplace immédiatement au paragraphe "Ouvertes" et on travaille avec lui déjà là-bas. A l'arrivée de la date suivante l'événement "fonctionne" de nouveau.
Note
Les notes sont destinées pour stocker une certaine information importante. Ce n'est pas la tâche dans la compréhension ordinaire - la note a le caractère purement informatif et ne met pas aucunes tâches devant les employés. A titre des notes on peut garder de diverses instructions ou les documents, auxquelles on s'adresse de temps en temps. Par exemple, les horaires, les ordres du passage des diverses procédures administratives ou les références utiles au sujet défini.
En utilisant de divers aspects des tâches et en les combinant, dans TeamWox on peut informer vite les employés d'un nouveau problème, coordonner leurs actions, contrôler la décision du problème et recevoir vite le résultat final. En outre les Tâches se sauvegardent dans le système et on peut les trouver facilement en cas de nécessité. C'est un nouveau moyen, plus confortable et fonctionnel de l'organisation des divers procès!
lundi 19 avril 2010
