Ajouter un document

Pour ajouter un document il faut cliquer sur le bouton "Ajouter un document".

Vous pouvez ajouter ou créer un document seulement dans un dossier. La création d'un document dans le répertoire de racine est impossible. Pour l'ajout et la création des documents il est nécessaire de posséder les droits d'accès suffisants au dossier, qui sont définis par le créateur du dossier. Les droits communs à la création des dossiers dans le répertoire de racine sont définis par votre administrateur du système TeamWox.

La fenêtre "Ajouter un document" apparaît, si vous appuyez sur ce bouton. Cette fenêtre contient deux onglets:

Liste des documents

Sur cet onglet vous pouvez choisir les fichiers à ajouter. Pour cela il est nécessaire d'appuyer sur le bouton "Aperçu" disposé à droite du champ de l'indication du nom du fichier. Quand vous appuyez sur ce bouton, apparaît la fenêtre standard du choix du fichier, où il est nécessaire de sélectionner un fichier nécessaire et appuyer sur le bouton "Ouvrir".

A droite du nom du fichier sélectionné il y a le bouton Supprimer, en y appuyant vous pouvez le supprimer. Quand vous cliquez sur le bouton Description s'ouvrira la fenêtre de l'ajout du commentaire au fichier, qui s'affichera comme l'infobulle émergeante quand le curseur passe sur le fichier donné. Après vous pouvez ajouter un autre document de la même façon.

Liste des documents

  • Il y a deux variantes d'ajouter des documents dans le système TeamWox: par l'interface flash et sans lui (décrit au-dessus).
  • Si vous ajoutez un document avec le même nom que déjà existant dans le module "Documents", un nouveau fichier sera ajouté comme la version du fichier déjà existant. Vous pouvez voir les versions du fichier dans la fenêtre Information sur le document .

Assigner

Sur cet ongle vous pouvez choisir les utilisateurs ou les groupes des utilisateurs qui doivent lire ou signer le document. Cette fonction permet de suivre la prise de connaissance des employés avec les documents, ainsi que signer les documents intérieurs de la compagnie ce qu'exclut les déplacements supplémentaires des employés entre les bureaux. Vous pouvez contrôler le statut de la prise de connaissance ou de la signature dans la fenêtre d'information sur le document.

Assigner

  • Prise de connaissance /Signature — la liste d'utilisateurs/groupes qui sont assignés pour lire ou signer le document. Ce document s'affichera sur l'onglet "Au travail" chez les utilisateurs et les groupes ajoutés, où ils pourront confirmer la lecture ou le signer. Vous pouvez ajouter un utilisateur ou un groupe à l'aide du bouton Ajouter Ajouter. La liste d'utilisateurs/groupes qui ont l'accès à ce document sera ouverte aussitôt que vous y appuyez. Le travail avec cette liste est décrit dans le paragraphe "Description de l'interface-> Listes des assignés". Bouton Supprimer touspermet de supprimer tous les groupes sélectionnés et tous les utilisateurs de la catégorie correspondante.
  • Responsable - vous pouvez assigner un employé responsable pour ce document dans ce champ. La liste des employés qui ont l'accès à ce document sera ouverte aussitôt que vous appuyez sur le bouton "Sélectionner".
  • Organisation - dans ce champ vous pouvez attacher le document à l'une des organisations ajoutées au module correspondant du système. Les documents attachés à l'organisation sont affichés sur un onglet spécial à son vue. Pour choisir une organisation, il faut cliquer sur le bouton "Sélectionner".

Si un document est assigné pour la signature/prise de connaissance à l'employé qui n'a pas l'accès au dossier où il se trouve, l'employé pourra l'examiner sur l'onglet "Au travail" ainsi que dans le widget sur la page "Accueil".

Quand l' information nécessaire a été entrée il faut appuyer sur le bouton "Ajouter" pour ajouter un document . Lorsque vous cliquez sur le bouton "Annulation" vous retournez à la fenêtre précédente.


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