Créer un document

Le module "Documents" permet d'y créer les différents types des documents. Pour procéder à la création, il est nécessaire d'appuyer sur le bouton "Créer" dans la partie supérieure de l'onglet:

Créer

Dans le menu ouvert vous pouvez passer à la création des types suivants des documents:

Texte — passer à la création d'un document de texte.

MindMap — créer mind map.

Graphique — créer un graphique.

Diagramme — créer un diagramme.

Les cartes, les graphiques et les diagrammes se sauvegardent dans le dossier actuel après la création dans les éditeurs. Après cela vous pouvez les assigner pour lire ou signer dans la fenêtre de la vue de l'information. A la création d'un document de texte vous pouvez faire cela tout de suite.

Le document sera créé dans le dossier dans lequel vous êtes actuellement.

La fenêtre de la création d'un document de texte contient deux onglets:

Information

Information

Cette fenêtre ressemble beaucoup à la fenêtre de l'ajout d'un document. Vous pouvez entrer le nom d'un document créé dans le champ "Nom". Dans le champ "Description", vous pouvez entrer une description brève d'un document, qui sera affichée ensuite comme une infobulle émergente lorsque le curseur de la souris passe sur ce document dans la liste.

Une principale différence c'est la possibilité d'écrire le texte du document à l'aide de l'éditeur des messages, inséré à TeamWox.

Les documents créés dans le système peuvent être téléchargés sur un ordinateur comme un archive web *.MHT.

A la création du fichier avec le nom analogique au fichier déjà existant dans le module "Documents" le nouveau fichier sera ajouté comme la version du fichier existant. Vous pouvez voir les versions du fichier dans la fenêtre Information sur le document .

Assigner

Sur cet ongle vous pouvez choisir les utilisateurs ou les groupes des utilisateurs qui doivent lire ou signer le document. Cette fonction permet de suivre la prise de connaissance des employés avec les documents, ainsi que signer les documents intérieurs de la compagnie ce qu'exclut les déplacements supplémentaires des employés entre les bureaux. Vous pouvez contrôler le statut de la prise de connaissance ou de la signature dans la fenêtre d'information sur le document.

create_document_assign

Prise de connaissance /Signature — la liste d'utilisateurs/groupes qui sont assignés pour lire ou signer le document. Ce document s'affichera sur l'onglet "Au travail" chez les utilisateurs et les groupes ajoutés, où ils pourront confirmer la lecture ou le signer. Vous pouvez ajouter un utilisateur ou un groupe à l'aide du bouton Ajouter Ajouter. La liste d'utilisateurs/groupes qui ont l'accès à ce document sera ouverte aussitôt que vous y appuyez. Le travail avec cette liste est décrit dans le paragraphe "Description de l'interface-> Listes des assignés". Bouton Supprimer touspermet de supprimer tous les groupes sélectionnés et tous les utilisateurs de la catégorie correspondante.

Responsable - vous pouvez assigner un employé responsable pour ce document dans ce champ. La liste des employés qui ont l'accès à ce document sera ouverte aussitôt que vous appuyez sur le bouton "Sélectionner".

Organisation - dans ce champ vous pouvez attacher le document à l'une des organisations ajoutées au module correspondant du système. Les documents attachés à l'organisation sont affichés sur un onglet spécial à son vue. Pour choisir une organisation, il faut cliquer sur le bouton "Sélectionner".

Si un document est assigné pour la signature/prise de connaissance à l'employé qui n'a pas l'accès au dossier où il se trouve, l'employé pourra l'examiner sur l'onglet "Au travail" ainsi que dans le widget sur la page "Accueil".

Quand l' information nécessaire a été entrée il faut appuyer sur le bouton "Ajouter" pour ajouter un document . Lorsque vous cliquez sur le bouton "Annulation" vous retournez à la fenêtre précédente.