Créer un dossier

Pour créer un dossier, il faut cliquer sur le bouton "Créer un dossier". La fenêtre "Créer un dossier" apparaît aussitôt que vous y appuyez. Cette fenêtre contient trois onglets:

Information

Les paramètres principaux du dossier sont configurés sur cet onglet.

Information

Il contient les champs suivants:

Nom - le nom d'un dossier.

Modèle du numérotage automatique des documents - dans ce champ vous pouvez spécifier le macro spécial, pour que le numéro sera attribué automatiquement 'à chacun document créé/ajouté dans ce dossier. Le numéro est spécifie au format suivant: Le texte # 00...00 # Le texte. Entre les symboles "#" à l'aide des zéros il faut spécifier le nombre des catégories du numéro (00 - les numéros de deux chiffres, 000 - les numéros de trois chiffres, etc.), à gauche et à droite peut être spécifié n'importe quel texte permanent. Par exemple, les numéros 2010-001, 2010-002 etc. seront attribués aux documents à l'indication du macro "2010-#000"

Numéro suivant — dans ce champ vous pouvez spécifier le numéro initial pour la partie changeante des numéros générés automatiquement. Par exemple, si à titre d'un modèle on utilise le macro "2010-#000#", et si dans ce champ est spécifié 15, les numéros aux documents seront attribués successivement, à partir de 2010-015.

Description - un commentaire au dossier qui sera affiché comme une infobulle émergente lorsque vous y placez le curseur de la souris.

Dans le modèle du numérotage automatique vous pouvez spécifier seulement un macro comme #00..00#. Si plusieurs macros sont spécifiées, seulement le dernier fonctionnera.

Si l'intervalle des numéros spécifié dans le macro, est finie, le numérotage automatique s'arrête et les documents sont créés sans numéro.

Droits d'accès

Les droits d'accès différents au dossier sont assignés sur cet onglet :

Droits d'accès

Les droits sont attribués et retirés à l'aide des boutons Ajouter Ajouter et Supprimer tous. En cliquant sur le bouton "Ajouter" apparaît la fenêtre du choix des utilisateurs, dont le travail est décrit dans le paragraphe "Description de l'interface-> Listes des assignés". Pour supprimer toute la liste des utilisateurs déjà assignés il faut utiliser le bouton Supprimer tous. Si vous souhaitez supprimer un seul utilisateur à partir d'une liste des déjà assignés, il faut cliquer sur le bouton Supprimer, à droite de chaque utilisateur sélectionné.

L'attribution des droits est divisé en catégories: "Interdits" - la liste des utilisateurs, qui ne pourront pas examiner le dossier, "Lecture" - la liste des utilisateurs, qui pourront examiner le dossier, "Edition" - la liste des utilisateurs, qui pourront changer les paramètres du dossier et ajouter les documents, "Administration" - la liste des utilisateurs, qui pourront faire des actions avec le dossier, y compris son suppression.

Le propriétaire du document est spécifié dans le champ "Propriétaire". Par défaut on met à ce champ l'utilisateur, sous le nom duquel est réalisé l'entrée au système TeamWox pendant cette session du travail. En cas de la nécessité vous pouvez changer ce paramètre à l'aide du bouton "Changer" disposé à la fin de la ligne. Après le clic apparaît la fenêtre du choix des utilisateurs, qui est analogique à celle mentionnée au-dessus. La seule différence c'est que dans ce champ vous ne pouvez pas sélectionner un groupe, seulement un seul utilisateur peut être spécifié (C'est pourquoi le bouton "Sélectionner tout" manque).

Le champ "Organisation" est destiné pour attacher un dossier à l'une des organisations ajoutées au module correspondant . Au rattachement du dossier à l'organisation, elle s'affichera sur l'onglet spécial pendant sa vue.

Si vous cochez le champ "Hériter des droits d'accès du dossier parental", les droits d'accès à ce dossier seront les mêmes, comme au dossier, où il se trouve. En conséquence, cette fonction n'est pas disponible pour les dossiers créés dans le répertoire de racine.

La catégorie "Interdits" domine tous les autres. Si un utilisateur ou un groupe y est inscrit, indépendamment de la destination des autres catégories des droits, ce dossier leur sera inaccessible.

Reconnaissance

Reconnaissance

Dans le système TeamWox il y a la possibilité de reconnaissance automatique des images, chargées au module "Documents". L'image est envoyée au serveur spécial ABBBY, est reconnue et sauvegardée au format du texte sélectionné dans TeamWox.

Pour que cette fonction soit disponible dans le module "Administration" il faut faire les réglages correspondants.

Cet onglet contient les réglages suivants:

Reconnaître automatiquement toutes les images à l'ajout dans ce dossier — pour activer la reconnaissance automatique des images, chargées dans ce dossier, il est nécessaire de cocher cette option.

Supprimer les originaux des images après leur reconnaissance réussie — à l'activation de cette option les fichiers originaux des images seront supprimées du dossier après la reconnaissance.

Format de la reconnaissance — dans ce champ il est nécessaire de sélectionner le format, dans lequel le texte reconnu sera sauvegardé.

Après l'ajout de l'image au format JPG/JPEG, PNG, TIF/TIFF ou PDF au dossier, le système le mettra automatiquement au tour sur la reconnaissance. Après un certain temps le document reconnu du type sélectionné apparaît dans le dossier.

Pour faire manuellement la reconnaissance d'un fichier auparavant ajouté au dossier, il est nécessaire d'appuyer sur le bouton recognize_button sur lui dans la liste des documents.

Quand toute l'information sur le document est remplie et les droits sont assignés, il est nécessaire d'appuyer sur le bouton "Créer" pour l'ajout du dossier. S'il faut annuler la création d'un dossier, il faut cliquer sur le bouton "Annulation".