Information sur le document

Pour examiner l'information sur un document ou un dossier, il faut cliquer sur le bouton Information, qui apparaît lorsque le curseur de la souris passe sur la ligne avec le nom. En cliquant sur ce bouton sur le dossier apparaît la fenêtre "Information sur le dossier", analogique à la fenêtre décrite au paragraphe "Création du dossier". En cliquant sur un même bouton sur le fichier vous passerez à la vue de l'information sur lui. Dans la fenêtre de la vue de l'information il y a trois onglets: "Information", "Versions" et "Histoire".

Dans la partie supérieure de chaque onglet il y a des commandes suivantes:

A la liste - retourner à la vue de la liste des documents.

Télécharger - télécharger une dernière version du document sur votre ordinateur.

Ci-dessous est affiché le nom du document et le bouton Imprimer pour son impression. Ensuite est affichée l'icône # et l'identificateur du document. Ils sont le lien permanent au document. A l'aide du menu contextuel vous pouvez le copier et utiliser dans l'éditeur des messages.

The documents linked to a project are marked with the icon project_icon and a link to the project. The link name is the same as the project name.

Information

Les données sur le document sur cet onglet sont divisées en quelques blocs:

Données générales

Dans la partie supérieure s'affiche l'information générale sur le document:

Information générale

Nom - le nom du document, sa taille et sa version.

Auteur - le nom de l'employé, qui a créé ou ajouté le document. Ce champ affiche également le nom de l'employé qui a fait des changements récents au document ou qui a ajouté sa dernière version.

Responsable - l'employé qui est responsable de ce document.

Organisation - si le document est attaché à l'organisation, son nom est affiché dans ce champ. En cliquant sur l'organisation vous passerez à sa vue dans le module correspondant.

Les deux boutons sont affichés au-dessous:

Destination

En cliquant sur ce bouton seront ouverts les champs d'information supplémentaires sur le document:

Destination

Dans le premier champ vous pouvez définir la direction du document (par exemple, entrant ou sortant), au deuxième - son type (par exemple, le contrat ou la note), après le numéro du document peut être indiqué. Pour sauvegarder tous les changements, il faut cliquer sur le bouton "Sauvegarder".

Dans le système TeamWox il y a la possibilité du numérotage automatique des documents créés et chargés.

Les valeurs introduites des champs de la direction et du type du document sont stockés dans le système et peuvent être sélectionnés dans la liste déroulante. Les valeurs mémorisées peuvent être supprimées à l'aide du bouton Supprimer. Lorsque vous supprimez un point de la liste, les valeurs correspondantes déjà attribuées aux documents ne seront pas supprimés.

Validité

En cliquant sur ce bouton les champs d'information supplémentaires sur le document seront ouverts:

Validité

Dans ce bloc, vous pouvez spécifier la validité du document. Pour le choix des dates initiales et finales est utilisé le calendrier interactif, qui s'ouvre en cliquant sur le bouton Calendrier. Pour sauvegarder tous les changements, il faut cliquer sur le bouton "Sauvegarder".

Si l'utilisateur possède des droits suffisants, lorsqu'il place le curseur de la souris sur les champs "Nom", "Responsable", "Organisation" et "Description" à droite apparaît le bouton Editer, à l'aide de qui vous pouvez changer cette information.

If a document is linked to a project, its duration cannot be changed from the project.

Etat

Cet onglet affiche l'état de l'examen du document et sa signature par les utilisateurs, si le document a été assigné. Cette fonction donne la possibilité du contrôler l'examen et la signature des documents par les employés. Aussi cela peut éliminer les dépenses supplémentaires du temps de travail sur la circulation des documents quand il faut signer des papiers intérieurs (par exemple, une demande du congé).

Etat

Dans les colonnes "Examen" et "Signature" est affiché l'état de l'utilisateur assigné pour l'action correspondante. L'icône Attente dans un tel ou tel champ signifie que l'utilisateur assigné n'a pas encore lu ou n'a pas signé le document. L'icône Fait montre que l'action demandée est faite. L'icône  On a refusé de signer dans le champ "Signature" signifie que l'utilisateur a refusé de signer le document.

Si on a des droits suffisants, à droite des colonnes "Examen" et "Signature" apparaît le bouton Editer à son aide vous pouvez éditer la liste des employés/groupe assignés aux actions correspondantes avec le document.

Si le document est assigné à une personne qui l'examine pour lire ou pour signer, les boutons "Signer", "Refus de la signature" et "Examiner" apparaissent dans la partie supérieure de l'onglet.

Histoire (les derniers messages)

Ce bloc affiche les dix derniers messages de l'histoire du document.

Histoire (les derniers messages)

A l'aide du bouton Ajouter vous pouvez commencer à ajouter rapidement le message dans l'histoire. La fenêtre suivante apparaîtra aussitôt que vous cliquez sur ce bouton

Ajout d'un nouveau commentaire au document

Quand vous avez créé le texte du commentaire, cliquez sur le bouton "OK" pour le sauvegarder.

Droits d'accès

Dans les champs correspondants s'affichent les listes des utilisateurs/groupes ayant les droits au travail avec le dossier, où se trouve le fichier examiné.

Droits d'accès

L'attribution et le changement des droits d'accès se passe sur l'onglet "Droits d'accès" à la création ou l'édition du dossier.

Le bloc de l'information sur les droits d'accès est affiché seulement si pour le dossier, où se trouve le document, sont réglés les droits spéciaux différents de ceux du dossier parent.

Versions

Cet onglet affiche les versions du document. Avec le temps vous pouvez faire les correctifs à n'importe quel document. Pour éviter toute confusion lors de l'édition du document par les utilisateurs différents il est prévu la possibilité de sauvegarder les différentes versions des documents. Cette fonction peut également être utile s'il faut restaurer une version précédente du document dans le cas de l'endommagement de la dernière version.

Versions

Ici est affichée l'information suivante sur le document:

Nom - le nom du document.

Version - la version du document et la date de son chargement.

A changé - le nom d'un employé qui a créé la version du document.

Taille - la taille du document.

Lorsque le curseur de la souris passe sur la ligne avec le nom du document apparaissent les boutons suivants:

Télécharger - télécharger sur votre ordinateur la version sélectionnée du document;

Supprimer - supprimer la version sélectionnée du document.

Au-dessous de la liste des versions d'un document il y a le bouton Ajouter Ajouter, à son aide vous pouvez ajouter une nouvelle version du document. Quand vous cliquez sur ce bouton apparaît le champ où à l'aide du bouton "Aperçu" vous pouvez sélectionner le fichier qui est nécessaire à ajouter.

Histoire

Cet onglet affiche l'histoire du travail avec le document qui se forme des commentaires ajoutés par tel ou tel employé.

Histoire

Vous pouvez ajouter votre commentaire à l'aide de bouton "Nouveau commentaire", situé à droite de la liste ou au-dessus de la liste. La fenêtre de l'éditeur des messages s'ouvrira aussitôt que vous appuyez sur ce bouton. L'icône # est affichée à droite de la date de l'ajout des commentaires. C'est le lien permanent aux commentaires. Vous pouvez copier ce lien par le menu contextuel, et puis l'insérer dans vos messages.

Au changement du document (le chargement d'une nouvelle version, l'assignation pour la signature etc.) les commentaires de systéme sur les actions faites sont automatiquement ajoutés à l'histoire.

Si le message de l'histoire contient les fichier joints, vous pouvez les copier au module "Documents" à l'aide du bouton Copier le fichier joint, qui apparaît à droite du nom du fichier joint quand vous y mettez le curseur de la souris.

Pour ajouter rapidement un message dans l'histoire, utilisez le bouton Nouveau commentaire  dans la liste des documents.