Liste des documents

Tous les documents qui se trouvent dans le système TeamWox s'affichent comme la liste des dossiers et des fichiers.

Liste des documents

Vous pouvez entrer au dossier défini en cliquant par le bouton gauche de la souris. Pour revenir sur un niveau plus haut, il faut cliquer sur la ligne Monter pour un dossier plus haut ou sur le dossier nécessaire dans la ligne de l'indication du chemin Chemin vers les fichiers, disposé au-dessus de la liste. Quand vous cliquez sur le bouton Retourner vers le dossier racine vous serez déplacés dans le répertoire de racine de la liste des dossiers.

Les dossiers vides dans la liste sont marquées par l'icône documents_folder_empty, les dossier avec les fichiers sont marquées par l'icône Dossier avec des fichiers. L'icône Est disponible seulement pour l'auteur signifie que ce dossier est disponible seulement pour l'utilisateur qui l'a créé.

Pour ouvrir le fichier, il faut cliquer par le bouton gauche de la souris sur son titre.

Si le nom d'un document est sélectionné par les caractères gras, cela signifie que le document vous est assigné pour lire ou signer.

Passage rapide

Pour passer rapidement à tel ou tel dossier, il faut cliquer sur le bouton Passage rapide, qui se trouve à droite du chemin actuel. La fenêtre suivante apparaîtra aussitôt que vous cliquez sur ce bouton

Passage rapide

L'arbre de tous les dossiers disponibles dans le module est affiché dans cette fenêtre. Pour passer au dossier, il est nécessaire de le choisir et appuyer sur le bouton "Passer". A l'aide du bouton Mes documents vous pouvez sélectionner rapidement le dossier correspondant.

Réglage de la liste

Sauf l'application des filtres, il y a la possibilité de faire le tri des documents et des dossiers dans le module "Documents". Pour trier les documents par tel ou tel champ, il faut cliquer une fois par le bouton gauche de la souris sur le nom nécessaire de la colonne. A l'aide du bouton Choix des colonnes vous pouvez sélectionner les colonnes à afficher dans la liste:

Choix des colonnes

Dans la liste apparue il faut cocher les colonnes nécessaires de l'information sur le document et appuyer sur le bouton "Appliquer".

Actions générales avec les fichiers

Lorsque le curseur de la souris passe sur un document ou un dossier à la fin de la ligne apparaissent les boutons avec les actions possibles:

Information Information

A l'aide de ce bouton vous pouvez examiner l'information sur le dossier ou le document. Ce bouton apparaît si vous avez les droits seulement à la lecture du document (ou du dossier). Si vous avez les droits de l'édition ou de l'administration, dans le cas avec des dossiers ce bouton est remplacé au bouton "Editer" et dans le cas avec des fichiers il y a deux boutons.

Télécharger Télécharger

Le bouton est destiné pour télécharger le fichier sur votre ordinateur. Au clic apparaît la fenêtre du navigateur standard avec la proposition des actions possibles: "Ouvrir", "Sauvegarder" ou "Annulation". Vous pouvez télécharger seulement les fichiers séparés, le téléchargement des dossiers n'est pas possible.

Les documents créés dans le système peuvent être téléchargés sur un ordinateur comme un archive web *.MHT.

Déplacer Déplacer

Ce bouton est destiné pour déplacer les fichiers entre les dossiers. Lorsque vous appuyez sur ce bouton s'ouvre la fenêtre de l'indication de l'endroit, où le fichier sera déplacé:

Déplacer

Dans cette fenêtre il faut sélectionner le dossier nécessaire et cliquer sur le bouton "Déplacer". En cliquant sur le bouton "Annulation" vous serez déplacés à la fenêtre précédente.

Au déplacement tous les droits d'accès au dossier sont remis à zéro, et l'option de l'héritage des droits du dossier parental (final) est activée.

Si vous appuyez sur le bouton Créer un dossier, disposé dans la partie supérieure de la fenêtre, sera crée un nouveau dossier dans le dossier actuel sélectionné:

Nouveau dossier

Il est nécessaire d'entrer un nom pour un nouveau dossier. Pour terminer la création, il faut cliquer par le bouton gauche de la souris sur n'importe quelle partie de la fenêtre.

Quand vous cliquez sur le bouton Mes documents dans la fenêtre sera choisi automatiquement votre dossier personnel créé pour chaque utilisateur à sa création dans le système TeamWox.

Aussi vous pouvez éditer les noms des dossier (si vous avez des droits d'accès suffisants). Pour cela il faut faire un double clic par le bouton gauche de la souris sur le nom du dossier. Après cela il faut entrer le nom d'un nouveau dossierEditer le nom du dossieret cliquer par le bouton gauche de la souris à n'importe quelle place de la fenêtre pour terminer l'édition.

Nouveau commentaire Nouveau commentaire

A l'aide de ce bouton vous pouvez ajouter vite l'enregistrement à l'histoire du document. En y cliquant sera ouverte une fenêtre suivante:

Ajout d'un nouveau commentaire au document

Quand vous avez créé le texte du commentaire, cliquez sur le bouton "OK" pour le sauvegarder.

Editer Editer

A l'aide de ce bouton vous pouvez éditer les paramètres du dossier ou du document. Ce bouton apparaît seulement si vous avez les droits de l'édition ou de l'administration de ce document (ou de ce dossier).

recycle_button Déplacer dans la corbeille

A l'aide de ce bouton, vous pouvez déplacer le dossier ou le document dans la corbeille. Ce bouton apparaît seulement si vous avez les droits d'administrer ce document ou du dossier.

Au dossier Au dossier

A l'aide de ce bouton vous pouvez passer du filtre au dossier contenant ce document. Il est disponible de tous les filtres sauf le filtre "Tous".

Travail de groupe avec des fichiers

Le travail de groupe avec les fichiers et les dossiers est réalisé dans le module "Documents". Pour sélectionner quelques fichiers, il est nécessaire de cliquer sur leurs lignes par le bouton gauche de la souris, en retenant la touche "Ctrl". Pour sélectionner simultanément quelques documents, il est nécessaire de sélectionner le premier de ceux-ci, appuyer sur la touche "Shift", et puis cliquer sur le dernier document nécessaire. Ainsi tous les documents qui se trouvent entre eux dans la liste seront sélectionnés.

Les icônes des fichiers et des dossiers sélectionnés ont la forme Fichier sélectionné et Dossier sélectionné respectivement. Les lignes des éléments sélectionnés auront le fond bleu:

Travail de groupe

Quand les éléments nécessaires sont sélectionnés, il faut placer le curseur sur la ligne avec le nom d'un d'eux et à la fin du champ "Nom" apparaissent des actions possibles de groupe avec les éléments:

DéplacerDéplacer

Le bouton est destiné au déplacement des fichiers sélectionnés entre les dossiers. Le schéma du déplacement est analogique au schéma décrit un peu plus haut.

Au déplacement tous les droits d'accès au dossier sont remis à zéro, et l'option de l'héritage des droits du dossier parental (final) est activée.

Déplacer dans la corbeille Déplacer dans la corbeille

A l'aide de ce bouton vous pouvez déplacer les éléments sélectionnés dans la corbeille. En cliquant apparaît la fenêtre qui demande la confirmation de la suppression:

Confirmer la suppression

Pour supprimer il faut cliquer sur la bouton "OK", pour annuler l'opération il faut cliquer sur le bouton "Annulation".

Actions avec les fichiers dans le filtre "Au travail"

Dans le paragraphe "Au travail" sont affichés les documents assignés à l'utilisateur pour lire ou signer.

Examiner Examiner

A l'aide de ce bouton vous pouvez confirmer que vous avez lu le document. En cela l'utilisateur qui vous a assigné ce document pourra voir que vous êtes informés. La fenêtre avec la question : "Avez-vous lu le document ?" apparaît, aussitôt que vous appuyez sur ce bouton. Si vous confirmez que vous avez lu le document, il faut cliquer sur "OK", sinon cliquez sur le bouton "Annulation".

Signer Signer

Vous pouvez signer un document en appuyant sur ce bouton. La fenêtre avec la question: "Signez le document ?" apparaît, aussitôt que vous appuyez sur ce bouton. Si vous confirmez que vous avez lu le document, il faut cliquer sur le bouton "OK", sinon cliquez sur le bouton "Annulation".

Refus de signer Refus de signer

Vous pouvez refuser de signer le document en appuyant sur ce bouton. La fenêtre où vous pouvez écrire la raison du refus apparaîtra aussitôt que vous y appuyez:

Raison du refus de la signature

Dès que vous appuyez sur le bouton "OK" le commentaire indiqué sera ajouté à l'histoire du document. Dans le paragraphe "Etat" de l'information sur le document apparaîtra la note correspondante que vous avez refusé à signer.

Les boutons "Examiner", "Signer" et "Refus de la signature" apparaissent, si le document est assigné à vous ou à votre département à l'examen ou à la signature et si vous vous trouvez dans le filtre "Derniers" ou "Au travail". Ayant cliqué sur le bouton "Examiner" ou "Signer" le document passe au filtre "Examinés". Si vous appuyez sur le bouton "Refus de la signature" le document reste dans le filtrer "Au travail". Ces boutons ne sont pas affichés dans le filtre "Tous".

Le statut de la signature et de l'examen des documents est disponible sur l'onglet "Etat" de la vue de l'information sur le document.

Reconnaissance des fichiers

Si l'option de la reconnaissance automatique des images est activée pour le dossier actuel, lorsque le curseur de la souris passe sur le fichier des images apparaîtra un bouton supplémentaire Reconnaître. A son aide vous pouvez démarrer manuellement le processus de la reconnaissance du fichier. Le système le mettra au tour, et après un certain temps dans le dossier apparaîtra un document reconnu avec le même nom.

Actions avec des fichiers dans la "Corbeille"

La fonction du déplacement des fichiers/dossiers dans la corbeille est prévue pour la prévention de la suppression accidentelle des données.

Restaurer Restaurer

A l'aide de ce bouton vous pouvez restaurer le fichier/dossier de la corbeille à son endroit précédent.

Supprimer Supprimer

A l'aide de ce bouton le fichier ou le dossier peuvent définitivement être supprimés du système. La restauration ultérieure sera impossible.

Vous pouvez examiner certains types des fichiers de texte et audio-vidéo et des images à l'aide des moyens de la vue des fichiers intégrés dans le système TeamWox. En conséquence, la vue de ces fichiers se passera à l'intérieur de la fenêtre du système TeamWox sans utilisation des programmes étrangers.