Rapports

Dans le module "Documents" il y a la possibilité de la vue des différents rapports sur le travail avec des fichiers. Pour passer à leur vue, il est nécessaire d'appuyer sur le bouton "Rapports" disposé dans la partie supérieure de l'onglet. Après cela dans une partie gauche de la fenêtre apparaîtront des onglets des rapports disponibles:

Liste des rapports

Для перехода к просмотру отчета, необходимо нажать левой кнопкой мыши на его названии в списке.

С помощью контекстного меню любой отчет может быть распечатан или экспортирован в формате *.XLSX, *.XML, *.CSV и *.PNG.

В отчетах присутствует возможность удаления старых версий документов, что позволяет снизить размер файлового хранилища и уменьшить время создания резервных копий.

Choix du dossier

Par défaut les rapports sont basés selon le dossier où l'utilisateur se trouve à ce moment. Pour sélectionner un autre dossier, il faut cliquer sur le bouton Choix du dossier, disposé dans la partie supérieure du rapport:

Choix du dossier

Après cela la fenêtre suivante sera ouverte:

Choix du dossier

Dans la liste d'arbre il est nécessaire de sélectionner l'un des dossiers et appuyer sur le bouton "Passer". Après tout cela les rapports seront reconstruits selon le dossier sélectionné.

Utilisateurs

Ce rapport montre trois diagrammes. Le premier diagramme montre le nombre des documents ajoutés par chaque utilisateur:

Nombre des documents par les auteurs

Deux modes de l'affichage sont prévus pour ce diagramme. Vous pouvez basculer entre eux à l'aide d'un menu déroulant disposé dans l'angle droit supérieur du rapport :

Type de rapport

Au choix du point 'Tous", tous les documents dans un dossier actuel participeront dans la construction du rapport. Le mode "Cacher les insignifiants" permet de cacher les utilisateurs qui ont ajouté au dossier moins de 10 % des documents de toute leur nombre mais en cela pas plus de cinq documents. Les documents de tels utilisateurs seront montrés par une colonne, intitulée comme "Les autres".

Dans le deuxième diagramme les colonnes bleues représentent le nombre des documents, signés par les utilisateurs. Les colonnes rouges représentent le nombre des documents qui doivent être signé par les utilisateurs. Les documents, qu'on a refusé de signer ne s'affichent pas dans ce diagramme.

Nombre de documents à signer

Le troisième diagramme est semblable au précédent, cependant il affiche le nombre des documents, qui ont été lu par l'utilisateur, et le nombre des documents en attente de l'examen:

Nombre de documents à examiner

Lorsque le curseur de la souris passe sur les colonnes des diagrammes apparaît l'infobulle déroulante, contenante l'information correspondante.

Types

Le premier diagramme de ce rapport affiche la statistique selon le type des fichiers, ajoutés à l'entrepôt du module "Documents":

Nombre de documents d'après les types

Le deuxième diagramme du rapport affiche le montant total des documents ajoutés d'après les types:

Montant total des documents d'après les types

Lorsque le curseur de la souris passe sur la colonne du diagramme, l'infobulle avec l'information du type des fichiers et leur nombre/taille apparaîtra.

Accroissement

Dans ce rapport se montre la dynamique du remplissage de l'entrepôt de fichier du module "Documents". Les colonnes rouges affichent le nombre/taille des fichiers ajoutés dans la période actuelle, et les colonnes jaunes affichent le nombre des fichiers ajoutés à la période précédente:

Accroissement

Dans l'angle droit supérieur du rapport dans la liste déroulante l'utilisateur peut sélectionner quelle information sera affichée dans le rapport - le nombre des documents ou leur taille.

Histoire

Ce rapport affiche l'activité de l'écriture des commentaires dans l'histoire des documents par utilisateurs du système:

Histoire

Lorsque le curseur de la souris passe sur la colonne du diagramme, l'infobulle sur le nombre des commentaires ajoutés par l'utilisateur sélectionné sera montrée.

Dans ce rapport vous pouvez spécifier la période de sa formation. Pour cela il faut cliquer sur le bouton Choisir la période, disposé dans l'angle droit supérieur du rapport. Dans le menu ouvert vous pouvez choisir l'une des périodes prédéterminées. Ayant choisi le point "la période...", vous pouvez spécifier votre propre période. Après cela apparaissent des champs supplémentaires ou à l'aide d'un calendrier interactif qui s'ouvre lorsque vous cliquez sur le bouton Calendrier, il faut spécifier ses propres dates.

Размер по пользователям

В данном отчете отображается размер файлов, загруженных в модуль "Документы" каждым из пользователей:

Размер по пользователям

Синими столбцами отображается суммарный размер последних версий документов, а красными — размер всех предыдущих версий этих документов.

Размер по папкам

В данном отчете отображается размер файлов в каждой из папок в модуле "Документы":

Размер по папкам

Синими столбцами отображается суммарный размер последних версий документов, а красными — размер всех предыдущих версий этих документов.

Очистка версий

Данный раздел позволяет произвести очистку старых версий документов.

Настоятельно рекомендуется сделать резервную копию перед глобальной очисткой файлового хранилища модуля.

Очистка версий документов

Очистка позволяет уменьшить размер файлового хранилища модуля "Документы", удалив старые, неактуальные версии документов. Уменьшив размер дискового пространства, занимаемого файловым хранилищем, вы уменьшите как объем резервных копий, так и время резервного копирования.

Очистка производится относительно текущей папки. Для очистки всего модуля "Документы" перейдите в корневую папку.

Очистка версий документов осуществляется по следующим правилам:

Самая ранняя версия документа не удаляется.

Версии документа, созданные за последние 2 недели, не удаляются.

Для версий старше 2 недель и младше 9 недель от текущей даты остаются самые первые версии для каждой недели.

Для версий старше 9 недель и младше 8 месяцев от текущей даты остаются самые первые версии для каждого месяца.

Для версий старше 8 месяцев остаются самые первые версии для каждого года.