Créer/éditer la boîte aux lettres

Création d'une boîte aux lettres

Pour créer un compte d'une nouvelle boîte aux lettres dans le système TeamWox, il faut cliquer sur le bouton Nouvelle boîte disposé au-dessous de toutes les boîtes aux lettres existantes dans une gauche partie de la fenêtre.

Edition d'une boîte aux lettres

Pour commencer à éditer une boîte aux lettres, il faut cliquer sur le bouton qui apparaît à droite du nom de la boîte aux lettres lorsque le curseur de la souris passe sur lui, comme c'est montré sur le dessin:

En cliquant apparaît la fenêtre "Editer la boîte aux lettres". Cette fenêtre est identique à la fenêtre de la création de la boîte aux lettres. L'exception c'est le bouton Supprimer la boîte aux lettres situé dans un angle inférieur gauche de la fenêtre. La procédure de la suppression de la boîte aux lettres est décrite au paragraphe  correspondant.

Les fenêtres de la création et de l'édition du compte de la boîte aux lettres ont presque la même forme. Elles contiennent cinq onglets:

• Information
• Filtres
• Droits d'accès
• Signature
• Autorépondeur

Information

Sur cet onglet il faut remplir les champs suivants:

• Nom — le nom d'une nouvelle boîte aux lettres qui sera affiché sur le côté gauche du module "E-mail".
• Propriétaire — le propriétaire de cette boîte aux lettres. En cliquant sur le nom actuel du propriétaire apparaîtra la liste des employés, où vous pouvez choisir un nouveau propriétaire de la boîte. Le travail avec cette liste des contacts est décrite dans le paragraphe correspondant.
• Auteur — le nom qui sera utilisé comme le nom de l'expéditeur des messages envoyées par la boîte aux lettres.
• E-mail - l'adresse électronique de votre boîte aux lettres.
• Activer/désactiver — le bouton "Activer" est destiné à activer/désactiver votre boîte aux lettres. Lorsque vous y cliquez une fois la boîte est désactivée (le bouton devient gris) lorsque vous cliquez encore une fois la boîte est activée (le bouton devient vert).
• Serveur — sélectionnez le type du serveur de courrier entrant (POP3 ou IMAP) et l'adresse (par exemple, pop.mail.ru). A droite du champ "Serveur" se trouve le bouton de l'activation/désactivation SSL (Secure Sockets Layer — le protocole cryptographique assurant la transmission sûre des données à l'internet, la connexion protégée entre le client et le serveur est créé à son utilisation). Lorsque vous cliquez une fois le protocole SSL est désactivé (le bouton devient gris) lorsque vous cliquez encore une fois SSL est activée (le bouton devient doré).
• Nom d'utilisateur — le nom d'utilisateur pour le serveur du courrier entrant.
• Mot de passe — le mot de passe pour le serveur du courrier entrant.
• Serveur SMTP — l'adresse du serveur du courrier sortant (par exemple, smtp.mail.ru). A la fin de ce champ se trouve aussi le bouton de l'activation/désactivation de SSL.
• Nom d'utilisateur — le nom d'utilisateur pour le serveur du courrier sortant.
• Mot de passe — le mot de passe pour le serveur du courrier sortant.
• Supprimer les lettres du serveur — si vous cochez ce champ, tous les messages seront supprimées du serveur de messagerie (pour les serveurs "POP") après qu'ils ont été reçus par le client de messagerie du système TeamWox.
• Ne pas indexer pour la recherche — à l'activation de cette option, l'information entrante à la boîte aux lettres, ne sera pas indexée par le système de recherche intérieur, elle ne participera à l'indexation complète réitérée de l'information. L'activation de cette option est recommandée pour les boîtes aux lettres de service, et pour les boîtes aux lettres, où entre l'information qui n'est pas importante (par exemple, la diffusion différentes des sites web). Cela permet d'économiser les ressources du système.
• Désactiver les événements et l'affichage des lettres dans un widget — cette fonction permet de désactiver des notifications (y compris des notifications sonores ) de l'arrivée de nouveaux messages à cette adresse. A l'activation de cette option, les messages de cette boîte aux lettres ne seront pas affichées dans le widget "Derniers messages". Il est recommandé d'activer cette option pour les boîtes aux lettres corporatives avec un grand flux des lettres.
• Déplacer les messages de la catégorie "Spam" au dossier IMAP — ce champ est destiné au travail avec des messages spam. Le nom du dossier IMAP (de la boîte) sur le serveur de messagerie est indiqué au champ à droite, où seront envoyées tous les messages du dossier "Spam" pour faire apprendre automatiquement le serveur. Ce champ est visible seulement quand le type du serveur IMAPest choisi.

Filtres

Les filtres à votre boîte aux lettres sont spécifiés sur cet onglet. Pour ajouter un filtre il faut cliquer sur le bouton Nouveau filtre. Aussitôt que ce bouton est appuyé, la fenêtre de la création du filtre suivante apparaît:

Dans cette fenêtre il est nécessaire de faire les actions suivantes:

• indiquer le nom du filtre dans le champ "Nom";
• à droite du champ "Nom" il faut choisir les actions à la conformité du message aux conditions du filtre: déplacer au filtre - au dossier spécial, déplacer dans la corbeille — dans "Supprimés". Au choix du point "Label" sera créé un dossier séparé, où on pourra déplacer manuellement tous les messages. En cela les conditions du filtre ne sont pas spécifiées.
• Au champ "Chercher dans" de la liste déroulante il faut choisir, selon quels champs des messages fonctionnera le filtre (de qui, à qui, un sujet, une organisation, un contact, un utilisateur, un titre);

• à droite du champ "Chercher dans" il faut entrer le critère du filtre (par exemple, l'adresse du courrier électronique).

Pour ajouter le filtre dans la fenêtre apparue, il faut cliquer sur le bouton "Ajouter". Si vous cliquez sur le bouton "Annulation", la fenêtre de l'ajout du filtre sera fermée. Quand le filtre a été ajouté, apparaît la ligne qui montre le nom du filtre et des conditions de son application, comme c'est montré sur le dessin:

A l'aide des boutons et qui apparaissent lorsque le curseur de la souris passe sur le nom du filtre, vous pouvez éditer ou supprimer un filtre.

A l'aide du bouton un nouveau filtre qui se déplace plus bas à chaque fois quand vous créez un filtre, vous pouvez créer leur nombre suffisant.

Pour créer une condition supplémentaire d'un filtre existant, il faut créer un autre filtre avec le même nom:

Dans ce cas, les messages de deux boîtes aux lettres seront déplacées dans le filtre "Mon filtre".

Si dans votre boîte aux lettres il y a quelques filtres, la filtration des messages sera faite du haut en bas, c'est-à-dire au traitement des messages tout d'abord seront vérifiées les conditions du premier filtre, puis - du deuxième filtre, si les conditions précédentes ne se sont pas convenues. Pour changer l'ordre de la filtration des messages, il est nécessaire de déplacer les filtres en ordre souhaité. Pour cela il est nécessaire d'appuyer sur le filtre par le bouton gauche de la souris et, en retenant le bouton appuyé, le glisser à la position nécessaire (Drag'n'Drop):

Droits d'accès

Sur cet onglet vous pouvez spécifier les droits des utilisateurs pour voir, éditer et administrer la boîte aux lettres:

L'assignation et la suppression des utilisateurs de la liste se passe à l'aide des boutons Ajouter et . Lorsque vous cliquez sur le bouton "Ajouter" apparaît la fenêtre de l'assignation des utilisateurs dont le travail est décrit dans le paragraphe Description de l'interface -> Listes des assignés. Pour supprimer toute la liste des utilisateurs déjà assignés il faut utiliser le bouton . Si vous souhaitez supprimer un seul utilisateur à partir d'une liste des déjà assignés, il faut cliquer sur le bouton , à droite de chaque utilisateur sélectionné.

Les droits sont divisés en catégories suivantes:

• Vue — les utilisateurs (les groupes) pourront seulement lire des messages dans la boîte aux lettres.
• Edition — les utilisateurs (les groupes) pourront répondre supplémentairement aux messages, créer des nouveaux messages, éditer et supprimer les messages existants.
• Administration — les utilisateurs (les groupes) pourront supplémentairement modifier les réglages de la boîte aux lettres et la supprimer.

Signature

Sur cet onglet vous pouvez configurer la signature qui sera automatiquement placée à la fin de chaque message sortant.

Pour la création de la signature on utilise l'éditeur des messages. La particularité de la création de la signature c'est qu'au lieu de spécifier l'information de soi-même vous pouvez utiliser les macros, qui mettent les données personnelles et de contact de l'utilisateur actuel:

• #name# — le prénom d'un employé.
• #user.name# — le prénom d'un employé.
• #surname# — le nom d'un employé.
• #user.surname# — le nom d'un employé.
• #user.patronymic# — le patronyme d'un employé
• #fullname# — le nom complet d'un employé.
• #company# — le nom de la compagnie.
• #department# — le nom du département.
• #user.location# — l'endroit d'un employé.
• #user.email# — l'adresse e-mail.
• #user.phone_work# — le téléphone de bureau.
• #user.phone_fax# — le fax.
• #user.phone_mobile# — le téléphone portable.
• #user.messenger_icq# — ICQ.
• #user.messenger_msn# — MSN.
• #user.messenger_skype# — Skype.
• #user.messenger_yahoo# — Yahoo messenger.

Signatures hasardées

Dans la boîte aux lettres il y a la possibilité de la création de quelques variantes des signatures pour les messages, qui seront utilisées en ordre accidentel. Pour faire ça il est nécessaire de séparer chaque signature créée sur l'onglet correspondant, de la signature suivante par la ligne horizontale (la balise <hr>), qui peut être insérée par le bouton de l'éditeur des messages.

Autorépondeur

Sur cet onglet un répondeur automatique pour la boîte aux lettres peut être configuré. Si le répondeur est activé, la réponse sera automatiquement générée et envoyée à tous les messages qui arrivent dans cette boîte.

Pour activer le répondeur il faut cliquer sur le bouton après quoi il prend la forme suivante: . Le sujet automatiquement généré de la réponse pour chaque message est spécifié au champ "Sujet". Au champ "Adresse de l'expéditeur" est spécifiée l'adresse, à laquelle la personne qui a reçue le message peut envoyer la réponse. Dans ce champ est écrite par défaut l'adresse de cette boîte aux lettres. Plus bas à l'aide de l'éditeur des messages vous pouvez créer le texte pour les messages automatiques.

Dans le sujet d'un message et dans le texte de la réponse automatiquement générée seront utilisés les macros comme dans les signatures aux lettres. Les macros suivants sont utilisés ici:

• #subject# — le sujet d'un message reçu se met automatiquement;
• ###id# — ID se met automatiquement, l'identificateur unique d'un message, qui est automatiquement assigné au message;
• #from# — se met automatiquement l'adresse de l'expéditeur d'un message;
• #to# — se met automatiquement l'adresse du destinataire d'un message;
• #datetime# — se met automatiquement la date actuelle et l'heure;
• #company# — se met automatiquement le nom de votre compagnie.

Pour sauvegarder des réglages de la boîte aux lettres il est nécessaire d'appuyer sur le bouton "Ajouter"/ "Sauvegarder", disposé dans la partie inférieure de chacun des onglets énumérées au-dessus. Si vous souhaitez annuler vos modifications, il faut appuyer sur le bouton "Fermer".