Créer/éditer la boîte aux lettres

Création d'une boîte aux lettres

Pour créer un compte d'une nouvelle boîte aux lettres dans le système TeamWox, il faut cliquer sur le bouton Nouvelle boîte Nouvelle boîte disposé au-dessous de toutes les boîtes aux lettres existantes dans une gauche partie de la fenêtre.

Edition d'une boîte aux lettres

Pour commencer à éditer une boîte aux lettres, il faut cliquer sur le bouton Editerqui apparaît à droite du nom de la boîte aux lettres lorsque le curseur de la souris passe sur lui, comme c'est montré sur le dessin:

mailbox_edit

En cliquant apparaît la fenêtre "Editer la boîte aux lettres". Cette fenêtre est identique à la fenêtre de la création de la boîte aux lettres. L'exception c'est le bouton Supprimer la boîte aux lettres situé dans un angle inférieur gauche de la fenêtre. La procédure de la suppression de la boîte aux lettres est décrite au paragraphe correspondant.

Les fenêtres de la création et de l'édition du compte de la boîte aux lettres ont presque la même forme. Elles contiennent cinq onglets:

Information

Filtres

Droits d'accès

Signature

Autorépondeur

Information

Information

Sur cet onglet il faut remplir les champs suivants:

Nom — le nom d'une nouvelle boîte aux lettres qui sera affiché sur le côté gauche du module "E-mail".

Propriétaire — le propriétaire de cette boîte aux lettres. En cliquant sur le nom actuel du propriétaire apparaîtra la liste des employés, où vous pouvez choisir un nouveau propriétaire de la boîte. Le travail avec cette liste des contacts est décrite dans le paragraphe correspondant.

Auteur — le nom qui sera utilisé comme le nom de l'expéditeur des messages envoyées par la boîte aux lettres.

E-mail l'adresse électronique de votre boîte aux lettres.

Activer/désactiver — le bouton "Activer" est destiné à activer/désactiver votre boîte aux lettres. Lorsque vous y cliquez une fois la boîte est désactivée (le bouton Désactivés devient gris) lorsque vous cliquez encore une fois la boîte est activée (le bouton devient vert).

Serveur — sélectionnez le type du serveur de courrier entrant (POP3 ou IMAP) et l'adresse (par exemple, pop.mail.ru). A droite du champ "Serveur" se trouve le bouton de l'activation/désactivation SSL (Secure Sockets Layer — le protocole cryptographique assurant la transmission sûre des données à l'internet, la connexion protégée entre le client et le serveur est créé à son utilisation). Lorsque vous cliquez une fois le protocole SSL est désactivé (le bouton devient gris) lorsque vous cliquez encore une fois SSL est activée (le bouton devient doré).

Nom d'utilisateur — le nom d'utilisateur pour le serveur du courrier entrant.

Mot de passe — le mot de passe pour le serveur du courrier entrant.

Serveur SMTP — l'adresse du serveur du courrier sortant (par exemple, smtp.mail.ru). A la fin de ce champ se trouve aussi le bouton de l'activation/désactivation de SSL.

Nom d'utilisateur — le nom d'utilisateur pour le serveur du courrier sortant.

Mot de passe — le mot de passe pour le serveur du courrier sortant.

Supprimer les lettres du serveur — si vous cochez ce champ, tous les messages seront supprimées du serveur de messagerie (pour les serveurs "POP") après qu'ils ont été reçus par le client de messagerie du système TeamWox.

Ne pas indexer pour la recherche — à l'activation de cette option, l'information entrante à la boîte aux lettres, ne sera pas indexée par le système de recherche intérieur, elle ne participera à l'indexation complète réitérée de l'information. L'activation de cette option est recommandée pour les boîtes aux lettres de service, et pour les boîtes aux lettres, où entre l'information qui n'est pas importante (par exemple, la diffusion différentes des sites web). Cela permet d'économiser les ressources du système.

Désactiver les événements et l'affichage des lettres dans un widget — cette fonction permet de désactiver des notifications (y compris des notifications sonores ) de l'arrivée de nouveaux messages à cette adresse. A l'activation de cette option, les messages de cette boîte aux lettres ne seront pas affichées dans le widget "Derniers messages". Il est recommandé d'activer cette option pour les boîtes aux lettres corporatives avec un grand flux des lettres.

Déplacer les messages de la catégorie "Spam" au dossier IMAP — ce champ est destiné au travail avec des messages spam. Le nom du dossier IMAP (de la boîte) sur le serveur de messagerie est indiqué au champ à droite, où seront envoyées tous les messages du dossier "Spam" pour faire apprendre automatiquement le serveur. Ce champ est visible seulement quand le type du serveur IMAPest choisi.

Si vous assignez un autre employé d'être le propriétaire de votre boîte aux lettres, il deviendra inaccessible pour vous, si seulement on n'a pas assigné à vous les autres droits sur l'onglet correspondant.

S'il est nécessaire de spécifier les ports de connexion pour les serveurs du courrier entrant et sortant, après leurs adresses il est nécessaire de mettre les deux-points et entrer les numéros des ports. Par exemple: imap.googlemail.com:993 et smtp.googlemail.com:587

Filtres

Les filtres pour la boîte aux lettres sont définies sur cet onglet Pour ajouter un filtre, il faut cliquer sur le boutonAjouter Un nouveau filtre. A la pression apparaît un nouveau champ pour le filtre, comme c'est indiqué sur le dessin:

Filtres

Il faut spécifier pour le filtre:

Nom — le nom du filtre;

Action — dans ce champ il est nécessaire de choisir l'action à la conformité de la lettre aux conditions du filtre:

Déplacer dans le filtre — déplacer la lettre dans ce filtre

Déplacer à la corbeille — déplacer la lettre dans "Les supprimées".

Déplacer au spam — déplacer les lettres au spam.

Label — lorsque vous sélectionnez cette action sera créé un dossier séparé où vous pouvez déplacer manuellement les lettres Dans ce cas, les conditions du filtre ne sont pas spécifiées.

Règles — dans ce champ il faut choisir de la liste déroulante, selon quels champs des lettres fonctionnera le filtre (de qui, à qui, le sujet, l'organisation, le contact, l'utilisateur, le titre). Plus droit de ce champ il est nécessaire d'introduire le critère du filtre (par exemple, l'adresse du courrier électronique).

Au choix de la règle "Organisation" ou "Contact", le paramètre ci-dessous disparaît. Dans ce cas le filtrage se passera selon le fait de la présence d'une organisation ou du contact dans un module correspondant du système TeamWox.

A l'indication du critère du filtre on peut utiliser le symbole "*", qui signifit n'importe quelle variante. Par exemple, si vous spécifiez *@mail.com tous les messages du domaine mail.com se trouveront dans le filtre.

Quand le filtre est ajouté, apparaît une ligne avec l'indication du nom du filtre et les conditions de son application, comme c'est indiqué sur le dessin :

Filtre créé

Si vous mettez le curseur de la souris sur la ligne du filtre les boutons suivants apparaissent

Déplacer en haut — déplacer le filtre en haut. Si dans la boîte aux lettres il y a quelques filtres, le filtrage des lettres se passera de haut en bas, c'est-à-dire au traitement de la lettre tout d'abord seront vérifiées les conditions du premier filtre, puis du deuxième filtre, si les précédents ne sont pas convenus. Pour changer l'ordre de filtrage des lettres, il faut déplacer les filtres dans l'ordre souhaité.

Déplacer en bas— déplacer le filtre en bas.

Supprimer— supprimer le filtre.

A l'aide du boutonAjouter Un nouveau filtre, qui s'éloigne ci-dessous à chaque création du filtre, on peut créer leur nombre nécessaire.

Pour créer une condition supplémentaire pour le filtre existant il faut créer un autre filtre avec le même nom:

Condition supplémentaire

Dans ce cas les lettres des deux boîtes aux lettres se déplaceront au filtre "ABC Company".

Les exemples de la création des filtres et le travail avec eux sont décrits dans le paragraphe "Filtres".

Droits d'accès

Sur cet onglet vous pouvez spécifier les droits des utilisateurs pour voir, éditer et administrer la boîte aux lettres:

Droits d'accès

L'assignation et la suppression des utilisateurs de la liste se passe à l'aide des boutons Ajouter Ajouter et Supprimer tous. Lorsque vous cliquez sur le bouton "Ajouter" apparaît la fenêtre de l'assignation des utilisateurs dont le travail est décrit dans le paragraphe Description de l'interface -> Listes des assignés. Pour supprimer toute la liste des utilisateurs déjà assignés il faut utiliser le bouton Supprimer tous. Si vous souhaitez supprimer un seul utilisateur à partir d'une liste des déjà assignés, il faut cliquer sur le bouton Supprimer, à droite de chaque utilisateur sélectionné.

Les droits sont divisés en catégories suivantes:

Vue — les utilisateurs (les groupes) pourront seulement lire des messages dans la boîte aux lettres.

Edition — les utilisateurs (les groupes) pourront répondre supplémentairement aux messages, créer des nouveaux messages, éditer et supprimer les messages existants.

Administration — les utilisateurs (les groupes) pourront supplémentairement modifier les réglages de la boîte aux lettres et la supprimer.

Signature

Sur cet onglet vous pouvez configurer la signature qui sera automatiquement placée à la fin de chaque message sortant.

Signature

Pour la création de la signature on utilise l'éditeur des messages. La particularité de la création de la signature c'est qu'au lieu de spécifier l'information de soi-même vous pouvez utiliser les macros, qui mettent les données personnelles et de contact de l'utilisateur actuel:

#name# — le prénom d'un employé.

#user.name# — le prénom d'un employé.

#surname# — le nom d'un employé.

#user.surname# — le nom d'un employé.

#user.patronymic# — le patronyme d'un employé

#fullname# — le nom complet d'un employé.

#company# — le nom de la compagnie.

#department# — le nom du département.

#user.location# — l'endroit d'un employé.

#user.email# — l'adresse e-mail.

#user.phone_work# — le téléphone de bureau.

#user.phone_fax# — le fax.

#user.phone_mobile# — le téléphone portable.

#user.messenger_icq# — ICQ.

#user.messenger_msn# — MSN.

#user.messenger_skype# — Skype.

#user.messenger_yahoo# — Yahoo messenger.

Signatures hasardées

Dans la boîte aux lettres il y a la possibilité de la création de quelques variantes des signatures pour les messages, qui seront utilisées en ordre accidentel. Pour faire ça il est nécessaire de séparer chaque signature créée sur l'onglet correspondant, de la signature suivante par la ligne horizontale (la balise <hr>), qui peut être insérée par le bouton Ligne horizontale de l'éditeur des messages.

Autorépondeur

Sur cet onglet un répondeur automatique pour la boîte aux lettres peut être configuré. Si le répondeur est activé, la réponse sera automatiquement générée et envoyée à tous les messages qui arrivent dans cette boîte.

Autorépondeur

Pour activer le répondeur il faut cliquer sur le bouton Répondeur est désactivé après quoi il prend la forme suivante: Répondeur est activé. Le sujet automatiquement généré de la réponse pour chaque message est spécifié au champ "Sujet". Au champ "Adresse de l'expéditeur" est spécifiée l'adresse, à laquelle la personne qui a reçue le message peut envoyer la réponse. Dans ce champ est écrite par défaut l'adresse de cette boîte aux lettres. Plus bas à l'aide de l'éditeur des messages vous pouvez créer le texte pour les messages automatiques.

Dans le sujet d'un message et dans le texte de la réponse automatiquement générée seront utilisés les macros comme dans les signatures aux lettres. Les macros suivants sont utilisés ici:

#subject# — le sujet d'un message reçu se met automatiquement;

###id# — ID se met automatiquement, l'identificateur unique d'un message, qui est automatiquement assigné au message;

#from# — se met automatiquement l'adresse de l'expéditeur d'un message;

#to# — se met automatiquement l'adresse du destinataire d'un message;

#datetime# — se met automatiquement la date actuelle et l'heure;

#company# — se met automatiquement le nom de votre compagnie.

Pour sauvegarder des réglages de la boîte aux lettres il est nécessaire d'appuyer sur le bouton "Ajouter"/ "Sauvegarder", disposé dans la partie inférieure de chacun des onglets énumérées au-dessus. Si vous souhaitez annuler vos modifications, il faut appuyer sur le bouton "Fermer".