Autosecrétaire

Le module "Téléphonie" permet de configurer le secrétaire automatique pour l'accueil des appels entrants et leur acheminement ultérieur. Vous pouvez enregistrer votre propre message vocal pour la salutation polie de vos clients ou utiliser le message standard. On peut configurer aussi la gestion des touches du téléphone pour l'autosecrétaire. Par exemple, à la pression du bouton "1" l'abonné qui appelle sera joint à l'opérateur, et à la pression du bouton "2" avec le département concret.

Les réglages de l'autosecrétaire sont très flexibles et permettent de configurer les menus vocaux de n'importe quelle complexité.  Также в данном разделе можно настроить голосовую почту.

Автосекретарь

List of Digital Receptionists

The list of auto attendants in the "Digital Receptionist" section contains a summery of settings of each digital receptionist:

Name — the name of the auto attendant or voice mail.

Message — an audio file of the message.

Menu — configured buttons of the voice menu.

Actions — what actions the auto attendant takes in one of the following cases:

pause_icon — A pause after the file playback .

rec_icon — Call recording started.

action_no_number_icon — The client did not enter the extension number or voice menu command.

action_no_answer_icon — No employee answered the call.

When you hover the mouse cursor at the end of the line with he configuration description, available actions are shown:

play_button Playback —  listen to the auto attendant message on the web page.

test_autoattendant_button Test — test the auto attendant via TeamWox Communicator. Clink on it to make a test call, and the selected auto attendant will answer the call.

Удалить Delete — delete an auto attendant configuration.

Настройка автосекретаря

Чтобы добавить новую настройку автосекретаря, нажмите кнопку "Добавить автосекретаря" в верхней части вкладки. Чтобы отредактировать настройки существующего автосекретаря, наведите на него курсор и нажмите кнопку Редактировать, которая появится в конце строки.  Чтобы удалить настройку автосекретаря, нажмите Удалить.

В разделе "Пример настройки" подробно рассмотрен пример создания многоуровневого секретаря.

Настройки автосекретаря открываются в отдельном окне:

Настройки автосекретаря

Для автосекретаря задаются следующие параметры:

Имя настройки автосекретаря.

Звуковой файл, который будет проигрываться при приеме звонка автосекретарем. Чтобы указать звуковой файл, нажмите кнопку "Выбрать". Допускаются любые файлы в формате WAV и MP3.

Далее задаются опции:

Ждать 10 секунд после воспроизведения приветственного голосового сообщения — при включении данной опции после проигрывания голосового сообщения будет выдерживаться 10-секундная пауза перед тем, как автосекретарь выполнит заданное действие. Паузу можно отключить, например, если автосекретарь проигрывает сообщение с предупреждением о записи разговора перед соединением с кем-то из сотрудников.

Записывать разговор между клиентом и ответившим сотрудником — при включении данной опции все разговоры между клиентами и сотрудниками будут записываться. Эта функция позволяет контролировать качество работы сотрудников технической поддержки. Запись разговора начинается, как только клиент начнет разговор с любым из сотрудников, и завершатся только по окончании общения. Записанные звонки можно прослушать в разделе "Звонки" профиля сотрудника

Далее следуют настройки голосового меню.

Чтобы создать команду, нажмите кнопку "Добавить новый пункт меню Добавить новый пункт меню". В первом поле необходимо указать клавишу (от 1 до 9, * или #), при нажатии которой будет выполняться указанное действие. Например, можно установить, что нажатие клавиши 1 будет переключать звонок на конкретный отдел или абонента. Описание работы клавиш следует включить в голосовой ответ автосекретаря.

Далее выбирается одно из возможных действий:

Соединить с пользователями — переключить на пользователей, указанных в поле справа. При выборе данного действия справа появится список пользователей. Звонок будет направлен одновременно всем выбранным пользователям. Соединение будет установлено с первым пользователем, ответившим на звонок.

Перенаправить на номер — перевести звонок на номер, указанный в поле справа.

Переключить на автосекретаря — переключить на другую настройку автосекретаря. Данная функция может применяться, например, при нехватке клавиш телефона для программирования всех необходимых действий.

Начать запись — данное действие начинает запись разговора. Данное действие можно использовать, чтобы оставлять голосовые сообщения. Прослушать и загрузить записи можно в журнале.

Повтор — повторить голосовую запись данного автосекретаря.

Перенаправить на номер — перевести звонок на номер, указанный в поле справа.

Завершить/Возврат — завершить работу текущей настройки автосекретаря и вернуться к предыдущей, если такая сконфигурирована. Последняя ситуация возможна, если данный автосекретарь был включен действием "Переключить на автосекретаря" из другой настройки.

End call — close the connection by pressing a key configured in the voice menu.

После голосового меню можно настроить действие автосекретаря в определенных ситуациях:

Действие на случай, если клиент не ввел внутренний номер абонента или команду голосового меню. Если клиент не произвел указанных действий, то по истечении 10 секунд (если задержка не отключена), автосекретарь выполнит указанное действие. В качестве действия может быть выбрано любое из описанных выше для голосового меню.

Действие на случай, если никто из сотрудников не ответил на звонок. Если автосекретарь перенаправил звонок на сотрудников, но никто из них не поднял трубку, будет выполнено указанное действие. В качестве действия может быть выбрано любое из описанных выше для голосового меню.

Для того чтобы удалить ту или иную настройку автосекретаря, нажмите кнопку Удалить внизу списка действий. При помощи кнопки Проверить можно проверить автосекретаря через TeamWox Communicator. При ее нажатии будет осуществлен тестовый звонок с ответом выбранного автоответчика.

В любой момент работы автосекретаря можно набрать внутренний номер абонента. Сразу после этого звонок будет перенаправлен автоматически. В связи с данной особенностью, первые цифры внутренних номеров абонентов не должны совпадать с цифровыми командами, настроенными для автоответчика. Например, внутренние номера могут начинаться с 1 (100, 1017 и т.д.), а для клавиш управления автоответчиком можно назначить все оставшиеся цифры и символы, но не 1.

Настройка обработчиков голосовой почты

Чтобы создать новый обработчик голосовой почты, нажмите соответствующую кнопку в верхней части вкладки. Редактирование и удаление обработчиков происходит аналогично автосекретарям — при помощи кнопок Редактировать и Удалить.

Обработчик голосовой почты

Для обработчика голосовой почты можно настроить только звуковой файл, который будет проигрываться перед началом записи. Допускаются любые файлы в формате WAV и MP3.

После конфигурации обработчика необходимо настроить его в автосекретаре. Проигрывание сообщения и последующая запись разговора могут быть включены в любой из ситуаций:

При нажатии клиентом определенной клавиши.

Если клиент не ввел внутренний номер абонента или команду голосового меню.

Если никто из сотрудников не ответил на звонок.

Откройте настройки автосекретаря и для соответствующей ситуации выберите действие "Переключить на автосекретарь":

Настройка голосовой почты

В качестве автосекретаря необходимо выбрать обработчик голосовой почты. Теперь, если ни один из сотрудников не ответит на звонок, будет проиграно сообщение обработчика голосовой почты, а затем начнется запись.

Прослушать записи, оставленные клиентами, можно в TeamWox Communicator. В строке пропущенного звонка, в котором было оставлено голосовое сообщение, будет отображаться иконка Голосовая почта:

Голосовая почта

Если звонок был направлен нескольким сотрудникам, все они смогут прослушать оставленное голосовое сообщение.

Голосовые сообщения также можно прослушать в разделе "Звонки"  своего профиля:

Звонки

Если при звонке было оставлено голосовое сообщение, оно помечается иконкой Голосовая почта. Чтобы прослушать сообщение, наведите курсор на строку звонка и нажмите кнопку Прослушать. При помощи кнопки Скачать можно сохранить на компьютер звуковой файл сообщения.

Для прослушивания загруженного файла используйте проигрыватель, который поддерживает кодек Speex. Например, VLC или Windows Media Player с установленным плагином.

Голосовые сообщения также можно прослушать в журнале модуля "Телефония".

Прослушивание голосовых сообщений в журнале

Если при звонке было оставлено голосовое сообщение, оно помечается иконкой Голосовая почта. Чтобы прослушать сообщение, наведите курсор на строку звонка и нажмите кнопку Прослушать. При помощи кнопки Скачать можно сохранить на компьютер звуковой файл сообщения.

Для прослушивания записей других сотрудников, администратор должен обладать правом "Прослушивание записей".