Example du réglage de la téléphonie

Le système du travail de groupe TeamWox permet d'organiser la téléphonie corporative sans installation de quelque logiciel ou l'équipement supplémentaire. Notamment pour ces buts le module "Téléphonie" entre dans la composition TeamWox, ainsi que la messagerie spéciale corporativeTeamWox Communicator, étroitement intégré avec le système.

En cela une communication intracorporative entre les employés sera vous accessible déjà après l'activation du module. Elle ne demande pas l'accord avec un fournisseur de la téléphonie.

Encore un avantage de la téléphonie à la base de TeamWox c'est la possibilité de la construction de la communication extérieur par un (ou quelques) fournisseur de la téléphonie IP, dont il existe actuellement une quantité énorme. Dans ce cas, la localisation du fournisseur (dans votre pays ou à l'étranger) n'a pas d'importance.

Le réglage de la communication intracorporative (l'activation du module)

Le premier pas vers l'organisation de la communication corporative propre c'est l'activation du module "Téléphonie". Il ne faut pas télécharger le module, il est automatiquement inclu dans le système pendant l'installation ou pendantla mise à jour. Passez à l'onglet"Modules" dans le paragraphe "Administration".

L'activation du module "Téléphonie"

Si le module n'est pas activé, activez-le. Après cela il faut redémarrer TeamWox par un bouton correspondant dans la partie supérieure de l'onglet. Après le redémarrage, vous verrez que le module est activé avec succès:

Le module "Téléphonie" est activé

Immédiatement après l'activation du module sans réglages supplémentaires, tous les employés pourront faire des appelsà l'intérieur de la compagnie à l'aide deTeamWox Communicator.

Le réglage de la communication extérieur

Le réglage des appels extérieurs — c'est un procès assez simple comprenant les étapes suivantes principales:

Le réglage du fournisseur

Le réglage des règles sortantes

Le réglage du secrétaire automatique

Le réglage des règles entrantes

Le réglage des numéros intérieurs

Le réglage du fournisseur

Le premier pas c'est le choix du fournisseur de la téléphonie IP, par qui se réaliseront les appels extérieurs. Dans cet exemple nous utiliserons l'un des fournisseurs les plus populaires — VOIPcomplete.

Tout d'abord il faut signer le contrat avec le fournisseur. On peut trouver les coordonnées correspondantes dans le paragraphe "Contact" sur le site officiel du fournisseur. Après la conclusion de l'accord on vous donnera le numéro pour les appels, ainsi que le nom d'utilisateur et le mot de passe, qui seront nécessaire au réglage ultérieur de la téléphonie dans TeamWox.

Passez au paragraphe"Fournisseurs" et créez une nouvelle configuration par le bouton "Nouveau fournisseur".

Le réglage du fournisseur

Immédiatement après que vous entrez le nom du fournisseur, TeamWox sélectionne automatiquement ses paramètres - l'adresse du serveur et le port pour se connecter.

Sauf VOIPcomplete un réglage automatique pour plus de 30 fournisseurs est accessible dans le module "Téléphonie". Appuyez sur le boutonLe serveurSélectionnez le fournisseur nécessaire dans la liste.

Ensuite activer toutes les options: "Activer", "Entrants" et "Sortants". Cela permettra l'utilisation de cette configuration, ainsi que les appels entrants et sortants extérieurs.

Précisez le nombre de lignes chez votre fournisseur, qui peuvent être simultanément utilisés pour les appels entrants et partants. Ensuite indiquez cette valeur au champ "Nombre de lignes". Ce paramètre est utilisé dansrègles de routage des appels entrants. Si toutes les lignes du fournisseur sont occupées, la règle partant, qui dirige les appels par ce fournisseur, sera manquée. Ainsi, si votre compagnie utilise encore un fournisseur, l'appel sera fait par lui. Si vous laissez ce champ vide, le nombre de lignes sera ignoré pendant la vérification des règles. Et si toutes les lignes sont occupées, l'appelant ne peut pas faire l'appel.

La dernière étape du réglage du fournisseur consiste à spécifier le nom d'utilisateur et le mot de passe pour la connexion, obtenus à la conclusion du contrat avec VOIPcomplete.

Les paramètres "Numéro sortant" et "Adresse IP pour l'enregistrement" ne nécessitent pas de réglage et donc ils sont affichés par la couleur grise.

Quand tous les réglages sont sauvegardés, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Le réglage des règles sortantes

Le réglage des règles sortantes est nécessaire pour les appels aux numéros extérieurs. Passez à l'onglet "Règles sortantes".

Règles sortantes

Chaque règle est décrite simplement:

la règle avec un nom spécifié

est utilisée pour les appels des utilisateurs spécifiés

aux numéros de la longueur spécifiée

qui commencent par les chiffres et les symboles indiqués

ces chiffres ou les symboles doivent être remplacés par spécifiés

et adresser l'appel aufournisseurspécifié.

Par exemple, les règles suivantes sont configurées sur l'image ci-dessus:

1.La règle International est appliquée pour l'utilisateur John Smith et le groupe Technical Support aux appels sur les numéros plus de 11 symboles de la longueur commençant par le symbole "+". Il ne faut pas remplacer le symbole "+" (remplacer par le même symbole), et il faut diriger l'appel au fournisseur de VOIPcomplete.

2.La règle Local est appliquée pour l'utilisateur John Smith et le groupe Technical Support aux appels sur les numéros de la longueur 7 symboles. Il faut ajouter le préfixe "+7843" au numéro composé, et il faut diriger l'appel au fournisseur de VOIPcomplete.

3.La règle Par défaut, - VOIPcomplete —cette règle par défaut, créée automatiquement à l'ajout de la configurationdu fournisseur. Elle dirige tous les appels partants extérieurs par le fournisseur VOIPcomplete. Cette règle ne peut pas être supprimée. C'est fait pour que tous les appels soient traités garanti par le système.

4.La règle Par défaut, - Skype for SIP — cette règle par défaut, créée automatiquement à l'ajout de la configuration du fournisseur Skype for SIP. Si l'appel ne correspond à aucune règle de routage par le fournisseur VOIPcomplete et toutes les lignes de ce fournisseur sont occupées (c'est spécifié dans le paramètre "Nombre de lignes"), qlors l'appel sera dirigé par Skype for SIP.

La vérification des règles se passe en direction de haut en bas Si le numéro composé correspond aux conditions de la règle supérieure, il est traité conformément à cette règle, s'il ne correspond pas - se passe la vérification de la conformité aux conditions de la deuxième règle, etc.

Pour le déplacement cliquez par un bouton gauche de la souris dans la cellule avec le numéro de la règle et, en retenant le bouton, faites glisser la règle à la position nécessaire.

Autosecrétaire

L'autosecrétaire permet d'organiser les menus vocaux de n'importe quelle complexité pour les appels entrants. Par exemple, ça peut être le système automatique référentiel, la salutation ordinaire et le routage sur le téléphone commun ou à la réception etc.

Passez à l'onglet "Autosecrétaire". Pour ajouter un nouveau réglage de l'autosecrétaire, appuyez sur le bouton "Ajouter l'autosecrétaire" dans la partie supérieure de l'onglet.

Автосекретарь

Les moments clés dans le réglage sont les pas suivants:

Enregistrez un message vocal. Pour ajouter le message auparavant enregistré, appuyez sur le bouton "Sélectionnez un fichier audio" à droite du nom. On peut utiliser les fichiers audio du format *.mp3 et *.wav. pour l'autosecrétaire

La destination des actions aux touches téléphoniques. Pendant la reproduction de l'enregistrement vocal l'abonné qui appelle pourra faire les actions, en appuyant sur les touches sur l'appareil téléphonique. Il faut insérer la description du travail des touches dans l'enregistrement vocal.

Une d'importantes particularités c'est la possibilité du passage d'un autosecrétaire à l'autre. Notamment grâce à cela vous pouvez configurer les menus vocaux de plusieurs niveaux.

Рассмотрим подробно пример настройки автосекретаря:

Настройки автосекретаря

Для конфигурации Auto Attendant выбран звуковой файл autoattendant.mp3. Во время проигрывания записи вызывающий абонент сможет осуществить следующие действия:

Нажав кнопку 1, он будет соединен с отделом бухгалтерии (Accounting). Звонок будет передан одновременно всем сотрудникам, входящим в данную группу. Соединение будет осуществлено с первым пользователем, снявшим трубку.

Нажав кнопку 2, он будет соединен с отделом директоров (Directors). Звонок будет передан одновременно всем сотрудникам, входящим в данную группу. Соединение будет осуществлено с первым пользователем, снявшим трубку.

Нажав клавишу 3, вызывающий абонент сможет прослушать голосовое сообщение автосекретаря заново.

Если абонент не наберет внутренний номер и не выполнит ни одну команду голосового меню, автосекретарь заново проиграет сообщение (autoattendant.mp3).

Если никто из сотрудников не ответит на звонок, будет проиграно сообщение обработчика голосовой почты и начнется запись разговора.

В любой момент работы автосекретаря можно набрать внутренний номер абонента. Сразу после этого звонок будет перенаправлен автоматически. В связи с данной особенностью, первые цифры внутренних номеров абонентов не должны совпадать с цифровыми командами, настроенными для автоответчика. Например, внутренние номера могут начинаться с 1 (100, 1017 и т.д.), а для клавиш управления автоответчиком можно назначить все оставшиеся цифры и символы, но не 1.

Règles entrantes

Les règles entrantes sont déstinées au routage des appels entrants des numéros extérieurs. Passez à l'onglet "Règles entrantes".

Règles entrantes

Chaque règle est décrite comme ça:

l'appel, reçu d'unfournisseurspécifié

du numéro, qui commence par les symboles/chiffres indiqués

au temps indiqué

qui est terminé ou est dirigé

à l'autosecrétaire indiqué ou à l'utilisateur (le groupe des utilisateurs)

Par exemple, les règles entrantes sont configurées sur l'image ci-dessus:

1.Les appels par fournisseurs VOIPcomplete, qui commencent par n'importe quels chiffres/symboles, au temps de travail, spécifié dans le réglage "Default", se dirigent àl'autosecrétaire Auto Attendant.

2.La règle par défaut, créée automatiquement à l'ajout de la configuration du fournisseur. Elle dirige tous les appels entrants reçus par le fournisseur VOIPcomplete à l'autosecrétaire par défaut Default. Cette règle ne peut pas être supprimée. C'est fait pour que tous les appels soient traités garanti par le système.

La vérification des règles se passe en direction de haut en bas Si le numéro composé/heure de l'appel correspond aux conditions de la règle supérieure, il est traité conformément à cette règle, s'il ne correspond pas - se passe la vérification de la conformité aux conditions de la deuxième règle, etc. Pour le déplacement cliquez par un bouton gauche de la souris dans la cellule avec le numéro de la règle et, en retenant le bouton, faites glisser la règle à la position nécessaire.

Le réglage des numéros intérieurs

Les numéros intérieurs sont destinés aux appels directs du dehors aux employés. En connaissant le numéro intérieur d'un employé, l'abonné qui appelle peut manquer l'enregistrement vocal. On peut le composer à n'importe quel moment, après cela l'appel sera dirigé à l'employé correspondant.

On peut manquer cette étape si l'employé ne doit pas recevoir les appels extérieurs.

Pour configurer le numéro intérieur passez au paragraphe"Abonnés"et choisissez l'utilisateur nécessaire.

Editer l'abonné

Indiquez le numéro intérieur dans le champ correspondant et appuyez sur le bouton "Sauvegarder". Faites cette procédure pour chaque utilisateur, qui doit recevoir les appels extérieurs.

Le numéro intérieur peut être composé à n'importe quel moment, y compris le temps de travail du secrétaire automatique. En raison de cela les premiers chiffres des numéros intérieurs des abonnés ne doivent pas coïncider avec les commandes de chiffre configurées pourle répondeur. Par exemple, les numéros intérieurs peuvent commencer par 1 (100, 1017 etc.), et on peut assigner tous les autres chiffres et les symboles, mais pas 1 aux touches de la gestion du répondeur téléphonique.

Après avoir fait cette étape, le réglage de la téléphonie corporative est terminé. Maintenant, tous les employés peuvent faire des appels parTeamWox Communicator.

Le contrôle du travail dans le Journal

Tous les appels faits sont affichés dans le journal du module Téléphonie. Utilisez le journal pour vérifier l'exactitude du traitement des appels.

Journal

Consider the following example. The above figure shows details of the call with the ID "#563". It shows each stage of the call:

The first entry says that Emma Harris has dialed number 1234567890 via TeamWox Communicator.

The second entry indicates that number 1234567890 is searched for on the TeamWox server.

The third and the fourth entries show that rule "External number" has been applied for the call, and therefore the call has been converted to +1234567890 and forwarded via the SIPNET provider.

The next steps describe the following:

Connection has been established.

The server has sent subscriber 1234567890 an invitation to participate in the call.

The server has received information that the participant is available (a ringtone played at the subscriber's side indicates that he or she is available).

The call has been accepted.

The call has started, status changed to "active".

Connection established via the TeamWox Server.

The following five entries demonstrate the process of call end:

Emma Harris has initiated call end with the maximum sound delay during the conversation 330 ms.

Call is being closed.

Emma Harris has closed the call.

Subscriber 1234567890 has closed the call.

Call closed.