Работа в компании с множеством отделений по всему миру и управление ею требуют особых инструментов. И они у нас есть. Встречайте - система управления предприятием TeamWox!
Понятная финансовая отчетность по всем региональным офисам, совместные задачи сотрудников из различных подразделений, групповая работа с документами, единая база клиентов, а также защищенная IP-телефония - это и есть TeamWox. С таким инструментарием можно оперативно координировать действия десятков и сотен людей для достижения задач вашей организации.
География? Нет, не слышал
Во-первых, имея полный список всех сотрудников со всеми обязанностями
можно быстро определить, кто чем занимается и кто вам нужен для решения
задачи. Даже если вы связываетесь с человеком в первый раз, так как он
работает на другом конце света, вы безошибочно найдете того сотрудника, который разберется с вашей задачей.
Во-вторых, всегда известно, кто на рабочем месте, а кто – отсутствует. С кем можно работать прямо сейчас, а кто придет позже или находится в отпуске.
Далее, ставим задачу сотрудникам из различных офисов - и она появляется у них мгновенно. С этого момента выбранные сотрудники начали работать над ней и можно поискать людей для другой задачи, которая должна выполняться параллельно. Для новой задачи нужны сотрудники из 5 офисов? Не важно, пусть хоть из 10 - TeamWox позволит с той же эффективностью организовать групповую работу.
Когда все задачи розданы исполнителям, наступает приятный момент контроля и корректировки. Без проблем, заходим в заведенные задания и анализируем промежуточные результаты, которые отписали ваши исполнители. Если надо, вносим поправки, если не надо и все идет по плану, анализируем результаты другой группы и придумываем новые задачи.
Таким образом, появляется инструмент, позволяющий оперативно раздавать задания и планировать деятельность персонала из других офисов. Вы всегда знаете, кто чем занимается сейчас и чем будет заниматься после выполнения текущей задачи. С TeamWox географическое местоположение людей перестает играть какую бы то ни было роль.
Кроме того, TeamWox - это еще и превосходный инструмент оперативного управления. Происходит срыв в выполнении задачи, исполнители из одного офиса не выдерживают сроки? Не беда, можно оперативно вмешаться и внести коррективы.
Телефон – гениальное изобретение… 19 века
Помимо Задач в TeamWox появилась важная функция – собственная IP-телефония. Теперь сотрудникам можно не только написать, но и сказать, что именно вы хотите от них. Номера рабочих и мобильных телефонов каждого сотрудника, конечно же, хранятся в TeamWox, но больше не нужны. Выбираем требуемого исполнителя из списка в TeamWox Communicator’е и вуаля – пошел звонок.
Помимо разговоров внутри компании, TeamWox можно подключить к
провайдерам IP-телефонии, получить внешний номер и разговаривать со всем
миром. Да, да, те самые поставщики, заказчики и клиенты – с ними можно
разговаривать прямо из системы управления предприятием.
Причем, можно подключиться как к своему провайдеру телефонии, так и выбрать оператора IP-телефонии из внушительного перечня провайдеров в TeamWox. Отметим, что к телефонии TeamWox можно подключить практически любого поставщика VoIP-услуг! При желании можно работать даже через нескольких операторов телефонии.
К чему вам обычный телефон? Его изобрели более 100 лет назад, берите на вооружения новые средства. IP-телефония TeamWox – то, что нужно!
Просто представьте, что у вас есть мощная система телефонии, которая позволяет мгновенно объединить весь офис. Более того, эта же система позволяет разговаривать с внешним миром. А теперь представьте, что для этого ничего делать не надо и она работает с абсолютно любого компьютера. На дворе уже 21 век, привыкайте.
Наглядность ненаглядных клиентов
Объединяя всю компанию, TeamWox концентрирует информацию обо всех клиентах ваших подразделений в одном месте. У вас в Москве 5 000 клиентов? В Лондоне еще 6 000? Поздравляем! Теперь, находясь даже в Берлине, вы будете знать о каждом из них все, что знают ваши менеджеры вместе взятые.
За счет использования единой базы данных по клиентам и контактам все клиенты ваших подразделений будут как на ладони. Когда появился клиент, кто его нашел, кто работает с ним после подписания договора, как оказывается техническая поддержка, какие платежи от него поступили – все это представлено в TeamWox в наглядном виде.
С момента появления клиента в базе вашей компании он постоянно обрастает деталями. Вот он еще только потенциал, но переписка с ним уже идет. Ее эффективность легко оценить, так как все письма сохраняются в системе. Затем – он перешел в разряд клиентов, обзавелся документами, курирующим менеджером, платежами и прочими атрибутами. И опять все это наглядно и четко видно в системе TeamWox.
Достаточно лишь найти клиента, например, по имени, чтобы узнать, насколько он важен вашей компании и как с ним обращаются. Менеджер Николай нашел VIP-клиента – молодец, а сотрудник поддержки Виктор несвоевременно ответил на вопросы – плохо, депремируем. И это делается в течение минуты, потраченной на поиск и анализ записей в личном деле вашего клиента из далекого Мадрида.
Для анализа всей этой обширной информации используются отчеты, которые быстро и наглядно показывают реальное положение дел в вашей компании. Сколько денег пришло за последний месяц, какое из подразделений больше всего отличилось в поиске новых клиентов, а кто – потерял клиентов и требует вашего вмешательства.
Прозрачные платежи
К слову, о платежах. Благодаря модулю Банк система TeamWox способна самостоятельно получать и сортировать платежи со счетов вашей компании. Помимо того, что это облегчает работу ваших бухгалтеров, это дает наглядную и всегда актуальную картину финансовых потоков. Если у вас транснациональная компания, такое свойство системы становится незаменимым.
Представьте, сидя в головном офисе в Сиднее (или даже у себя дома), вы видите все последние платежи по всем своим подразделениям. И чтобы все это узнать, вам достаточно сделать лишь пару кликов в TeamWox и не надо заставлять аналитиков составлять быстро стареющие отчеты.
В TeamWox финансовая информация со счетов компании выкачивается каждый час. Следовательно, и отчеты будут всегда актуальны, так как используют самые последние данные.
Еще одной важной особенностью TeamWox является поддержка не только банковских счетов, но и электронных платежных систем. Интегрировав все это в систему, вы получите полную и исчерпывающую информацию по всем финансам в вашей компании. Ни один цент и ни одна копейка не уйдут от вашего внимания.
Перейдем на уровень ниже. Оперативное получение финансовой информации также важно для ваших менеджеров. Один клиент заплатил час назад, а второй – задерживает платежи уже второй день? Значит надо принимать меры, но для этого не надо дергать бухгалтеров и спрашивать о последних поступлениях. Клик – и готово.
Осведомленная компания
Диалог сотрудников и руководителей необходимая составляющая любой компании, а транснациональной – и подавно. Знать, что думают ваши подчиненные о компании в целом, текущих успехах, а особенно – о постигших неудачах крайне важно. Держать руку на пульсе и оперативно реагировать на различные позитивные и негативные события, касающиеся компании – вот для чего используется Форум в TeamWox.
Ребята из Токио сделали рекордную прибыль и добились внушительных результатов? Это непременно стоит сообщить всей компании, чтобы воздать должное отличившимся сотрудникам и простимулировать их коллег из других подразделений. Но вот наступили тяжелые времена и руководство должно как-то объяснить непопулярные меры по экономии средств. В каждом из этих случаев Форум TeamWox придет на помощь.
Рупор начальства – это не единственная функция Форума. Здесь ваши сотрудники имеют возможность высказать свое мнение и могут свободно обсуждать различные вопросы. В транснациональной компании с множеством совершенно различных по образованию и мировоззрению людей это особенно важно.
Знать, о чем думают сотрудники, не допустить «разрухи в головах» и вовремя простимулировать своих людей – основная функция Форума в TeamWox. Используя этот инструмент, вы наладите эффективные информационные каналы между всеми сотрудниками вашей компании и сможете контролировать настроения людей.
Синергия TeamWox
Эффект от использования TeamWox для компаний с распределенной по миру структурой очевиден:
- Групповая работа и координация людей из любых подразделений для решения единой задачи
- IP-телефония для объединения сотрудников и связи с внешним миром
- Качественная работа с клиентами на любом уровне
- Прозрачная финансовая система организации
- Контроль внутренней PR-политики компании
Соединение всех этих составляющих вместе дает дополнительный синергетический эффект. Помимо положительных результатов в каждой отдельной области, компания получает общий «оздоровительный» эффект. С TeamWox движение информации и средств в компании становится прозрачным и контролируемым, а у вас появляется возможность быстро координировать усилия множества людей для достижения своих целей.
Не верите? Пожалуйста, потратьте пару минут и проверьте это сами в TeamWox!
Статьи по теме:
- Описание системы групповой работы TeamWox
- Работа с Заданиями в TeamWox
- Электронный документооборот и делопроизводство в TeamWox
- CRM-элементы в TeamWox
- Преимущества TeamWox для менеджера
- Отчеты в TeamWox и их практическая польза
2012.09.03