TeamWox网络协作办公系统——功能广泛的OA系统

TeamWox是专为优化公司管理和生产流程而设计的基于网络的OA系统,是一款功能全面,使用便捷的企业管理系统。TeamWox可以组织公司内部的管理生产,使其更具透明度,并基于完整可靠的信息迅速做出决策。此外,您公司客户的所有信息以及与其的合作历史、各种文档、任务和讨论都可以存储在TeamWox里。现在,公司日常工作所有信息都集中在TeamWox中,并且在世界任何可以接入因特网的角落呈现在您面前。

TeamWox包含了提供您公司有效运作的一切功能。该系统包括以下模块:

1. 人力资源部

此模块针对HR部门,包含了您员工的所有信息: 个人详细信息、地址、联系人(即时消息、 电子邮件、 电话号码)和员工在公司工作的相关信息。所有与个人相关的文档(例如:劳动协议,扫描的副本护照、 医疗纪录等)都被正确保存在系统中。


员工的时间表也将保留在这里。现在您可以很容易看到在您公司工作多于其他人的员工以及那些工作少于其他人的员工。此模块也反映了您公司的结构。很多时候甚至一个随意的分析都有助于检测功能重迭及低效率的组织结构。

 

在TeamWox演示中测试人事部门!

2. 任务

此模块用于迅速将任务分配给您的员工和控制其执行。出现了问题吗?设置任务、分配责任人、观察任务如何被执行。在任务中您可以进行各种讨论,发布图像,音频文件和视频文件。这将帮助您更快、更有效地解决出现的问题。

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有别于一般的通讯手段(电子邮件、电话、即时消息),TeamWox中的任务拥有更多优势来解决业务问题。当您与同事电话交流之后,您不能只依赖您的记忆来回忆交谈的详细内容。电子邮件和即时消息虽然保存了通讯记录,但是这非常不协调并且寻找它需要很多时间。

TeamWox中的任务模块避免了这个劣势。关闭任务后,您将能够在档案中找到它,看到它的所有详细信息:谁参与了讨论、如何举行、做出了什么决策。如有需要,您将能够再一次提出问题。

自动任务报告系统可以帮助您评估您的员工的劳动生产力。您随时都可以知道哪一位员工将大部分精力投入这项工作、谁对公司业务做出了最大贡献。通过TeamWox中的任务报表,分析您员工的效率将会更容易、更快。

 

 

 

在TeamWox 演示中观看任务模块如何工作!

3. 文档管理

此模块是为了建立一个有效的文档管理而设计。在这里您可以存储几乎任何电子形式的文档:协议、声明、扫描的图像和其他文档。

 

TeamWox提供的版本支持系统使文档的小组工作变成可能。您的员工创建一个文档,并将它分配给您请求您的签名。您作出一些修订,并返回到请求您修改的员工手中。这项过程可以不断重复直到您决定该文档已准备就绪并签署了“电子签名”。TeamWox的重要特征就是您始终使用的是最新版本的文档。同时亦在系统中存储所有以前的版本。

所有电子邮件文档、任务的附件或者讨论版中的评论都可以保存到此组件中。反之亦然-组件中的文档可以通过电子邮件发送,附加到任务中或者发表在讨论版的评论中。此外,文档可以与任何机构或联系人相关联。所以将来您可以轻松找到任何文档并进行研究

 

尝试 TeamWox 中的演示文档管理!

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4. 电子邮件                                                                       

电子邮件变得如此受欢迎以至于我们无法想象没有它的企业生活。它可能是最受欢迎的与客户和供应商进行通信的工具。TeamWox包含电子邮件模块,但现在它已绑定到整个系统中!在小组工作中,此功能是非常有用的。



就像任何邮件代理一样(例如MS Outlook Express),TeamWox可以创建任何帐户并在同一时间从几个ip地址接收电子邮件。在这里您还可以设置筛选器,帮助您自动排序电子邮件。但这不是主要的事情。

在TeamWox系统的每个用户有一个所谓的"分配"邮箱。在那里获取从其他员工分配到的电子邮件。例如,解决客户的问题需要某些员工的意见。现在您不用转发电子邮件给他或她,只需分配成任务就可以。您可以看到专家给您客户的回复。您也可以先与专家讨论主题,然后发送答复。如果需要,可以将电子邮件分配给其它员工或您公司的其他部门。

邮件代理与小组工作系统的结合给与了更多的优势。在系统中,您可以直接附加存储在文档组件中的任何文件。此外,先进的文档共享系统帮助您忘记了这种受欢迎的“它不是最新版本”的问题。

最后,最重要的优势是所有的客户答复信件会自动保存在机构和联系人组件中。还记得您分配给专家的电子邮件吗?在机构组件中,您可以轻松地找到与某些客户的通信,并估计您员工的工作。

 

在 TeamWox 演示服务器中创建电子邮件账户!

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5. 组织机构和联系人

所有客户和联系人数据库是非常重要的。手头拥有所有联系人信息包括电话号码、地址、传真号码和其他联系信息总是很方便。拥有合作伙伴的相关文档和其他有用信息将会更加便捷。所有的这些都能在TeamWox得到实现!


在此模块中,您可以保留关于您客户和供应商的详细数据库:地址、联系人。您还可以在此存储所有文档、电子邮件和与相关客户的讨论信息。在TeamWox中,您始终可以找到您与客户合作的所有完整历史记录!

当然,您可以设置不同客户的访问权限。例如,你可以委托经验丰富的管理人员服务VIP 客户。同时您其他的员工是不知道这样一个小组的存在。在TeamWox的员工被解雇的情况下,系统会加强对保持客户联系信息安全性的措施。

更重要的是您公司的所有成员都将使用相同的数据库。很显然这取决于您与客户的业务经营方式,但在许多公司都有一个部门负责协议,另一个部门负责支持和第三部门负责销售。每一个部门必须拥有他们自己的客户数据库、客户的通信历史记录以及相关报告。但是这些设置太过复杂,TeamWox很好得解决了这个问题。

TeamWox 将您客户的信息巩固在一个地方从而改善整个公司的工作。没有多余的数据库或针对客户不精确的方针政策。现在您可以获取一份完整的客户数据报告。使用TeamWox使您时时都可以获取这些信息。

客户情况的自动实时报告显示当前事物的状态。您可以看到本月新增多少客户,哪位经理拥有最多的客户,哪位客户决定拒绝您公司的服务和相关负责人员。现在为了得到相关信息您无需参考各部门的信息,不用受员工延误和蓄意破坏。所有您想要的信息都已自动实时地出现在您的计算机屏幕上!

 

体验 TeamWox 演示中的客户和联系人!

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6. 讨论版

很多时候公司并不重视"总部政策",导致这方面出现困难。员工不知道管理层做了什么,为什么做和公司动向。对于内部公共关系来说,TeamWox讨论版是最方便的地方,通过它可以将公司的所有新闻和政策传递给每个员工。对到顶部

了解员工的喜好对于公司来说也是非常重要的。在讨论版中您可以发现所谓的反馈信息。在这里您可以了解您同事的更多信息,及时发现可能出现的问题并加以解决。

此外,TeamWox讨论版可以替代传统的长时间会议。你可以组织团队会议或创建一个单独的部分,只召集相关人员进行问题讨论并加以解决。其他员工对此秘密会议一无所知。使用讨论版可轻松地找到最佳的解决方案而且无需浪费员工长达几个小时的时间。

 

 

在 TeamWox 演示讨论版中交流!

7. 搜索系统

数据存储、快速搜索和信息访问是现代公司最重要的任务。试想寻找您与客户三年前签署的协议要花费您员工多少时间。此问题导致了公司的昂贵搜索系统。但是这种系统已经内置在TeamWox中并且完全免费。回到顶部

在系统中,搜索是基于所有模块和所有数据库进行的。使用TeamWox可以快速找到所需文档、电子邮件、任务、客户或讨论主题。此外,该系统还可以实现形态搜索。当您输入一个单词,系统会搜索所有关联变异。例如您已经输入了"市场"一词。该系统将搜索"市场等"、"市场营销"等。


当然,也可以使用高级搜索。您可以设置一定的时间限制,标明文档或信息的作者,或者是分配的员工。这样一个过滤系统有助于限定搜索,节省您的宝贵时间。

TeamWox合作软件可以很快找到所需的任何信息,而无需将您的员工从他们的工作中抽调出来。

使用 TeamWox 搜索引擎!

8. 报告系统

没有关于公司事务当前状态的准确和真实数据是无法管理任何公司的,所有这些信息都是以报告的形式交付给公司管理层的。通常,获取一份报告,您设置任务给您的员工,而您的员工将会浪费一段时间来为您准备这份报告。他或她的其他部门的同事也同样在花费时间准备报告。因为它经常发生,不可能比较不同部门的报告,因此很难看到整个情况。


 

幸运的是,在TeamWox不会出现同样的情况。首先,TeamWox能够自动获得报告,您无需抽调您的员工。其次,系统报告的各个部分相互协调协调。第三,所有信息都集中在一个系统中使您可以获取关于整个公司的报告。第四,由于自动化,每一个时间段TeamWox中的报告都会更新。

TeamWox报告系统中,你可以找到员工的出勤情况,与客户合作的工作效率等各种工作报告。此外,客户报告还可用于策划营销目的。TeamWox是一种全新的信息处理方式-自动、更快更便捷。

 

在 TeamWox 演示服务器中更多报告相关的信息!

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9. 在线助手

基于安全的需要并且为了防止在非工作活动中的时间浪费,许多公司禁止员工访问即时信息。确实,通过ICQ员工可能泄漏严格保密的信息。至于第二个原因就是员工浪费大量时间在非工作性质的聊天中。


 

TeamWox为您提供了一个内置的聊天系统,可帮助您解决这些问题。这个聊天系统向员工提供绝对安全的通信手段,同时您可以确保所有机密信息都将保存在公司内部,因为所有通讯信息都进行了加密。除此之外,TeamWox的聊天系统可以像在线助手功能一样进行操作,使您可以与客户以及不同的组织进行通信。所有的聊天信息都被记录,所有信息会自动保存在客户的通讯历史记录中。因此,当您需要它们时您将能够轻松地找到所需资料。

 

在 TeamWox 中使用在线助手!

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10. 服务台

这是一个分配、规划和控制任务的工具。工作被分成特别创建的服务小组,包括对某些项目(或产品)负责任的员工。根据类型、重要性等每组可以包含不同的请求类别,还有就是在此组中处理的不同的产品。回到顶部

服务台与任务模块的最主要区别是服务台是严格的问题处理管理工具。服务台的过程控制相对于任务模块更加规范化。任务模块的主要目的是公司内部数据交换的迅速处理,而服务台旨在解决各种问题和完成重要任务。而对这些进程的严格控制能够迅速解决公司和客户的问题。后一项是通过与外部网站的模块结合完成的。

所有的服务台的通信都存储在系统中并将其绑定到特定的组织。这样一个整合的客户系统可以积极参与您的支持团队沟通并按照其请求状态处理。基于这些可能性,服务台是任何公司的技术支持团队的完美工具。

 

在 TeamWox 中体验服务台!

11. 会计 和 e-Bank

通常公司上层都希望掌握该公司的资金流动而无需具体财务资料。在TeamWox中此信息可从会计模块获取。对于财务方面的发票签发和支付注册来说具有很大的帮助。该系统是为了保持公司的所有财务操作的信息而设计。对于每个项目都会创建单独的账簿,所有的财务操作都被分配到单独的账簿中。会计模块可以快速获取您的订阅人的付款信息。TeamWox会自动生成报告反映组织的数据、客户和产品。会计模块与公司组织相结合,更加便捷!
 


会计模块的另一个有用的功能是所谓的"周期"。几乎每个公司需要定期处理发票-每日、每周、每季或每年发出的发票。在TeamWox中您所要做的就是设定发票详细信息的周期,当这个时间来临时将自动更改发票。取代每个时间点创建一个新账户,您只需创建一个单独的时间,设定周期就可以了。

对于自动会计处理,我们已经开发了电子银行模块。它自动地连接到一个或多个银行以及虚拟支付系统(WebMoney、PayPal,等等),从指定 账户下载所有的付款数据并自动侦测它们。“电子银行”模块与“会计”模块紧密相连并允许调整接收交易的路由代码。这导致的事实就是交易自动与正确的付款和 机构配对。

对于记账部门,这意味着它不再需要对银行发票进行日常跟踪, 通过核对账户监控资金流,以及定期检查银行客户。并且销售经理也将会时常接触到有关他们合约人发票和付款的最新信息。

通过TeamWox,公司财政的控制将变得前所未有的简单!

 

在 TeamWox 演示中使用财务模块!

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