نعيش الان في عصر المعلومات, فهي تحيط بنا من كل جانب وفي كل مكان, وقد توصّل المتخصصين إلى أن كمية المعلومات تتضاعف كل عام ونصف. فلدينا هذه الأيام التلفاز والمذياع والإنترنت والاتصالات بأنواعها والهواتف النقالة. وبمضي الوقت، نحصل على المزيد من القنوات التلفازية والإذاعية والمواقع الإلكترونية الجديدة وبرامج الإنترنت والهواتف النقالة التي بدأت تتحول إلى حاسوب يمكن حمله بالجيب. فكل هذه الوسائل توفر لنا كمّاً هائلاً ومتزايداً من المعلومات.
تتأثر شركات هذه الأيام، -وبغض النظر عن طبيعة عملها-، بهذا التدفق المعلوماتي المتزايد, فتستلم الشركة كميات هائلة من المعلومات خلال المكالمات الهاتفية والمراسلات البريدية والبريد الإلكتروني والرسائل القصيرة ومراسلات الفاكس. وتعد بمثابة اتفاقيات مع العملاء والموردين والخبراء والمفاوضات.
كلما طالت مدة تعاون الشركة مع عملائها او مورديها, تزداد كمية المعلومات المتبادلة. والى جانب ذلك فأن نمو الشركة من حيث عدد العملاء والموردين يزداد ايضا, ونتيجة لذلك ، فإن كمية المعلومات التي تنمو بمعدل غير مسبوق قد تؤدي للفوضى اذا لم يتم تنظيمها.
ومن جانب اخر، قد يكون من الصعب ضمان جدية وحرفية الموظفين في العمل, وفي أغلب الأحوال تكون هناك حاجة للسيطرة على جودة أعمالهم والجداول الزمنية لأعمالهم, وفي حالة وجود فوضى معلوماتية، تصبح هناك حاجة ملحة ومعقدة بنفس الوقت كما وتصبح عملية إعداد التقارير المتنوعة مستهلكة للجهد والوقت.
وفي حال كان للشركة فروع في مدن او دول أخرى، سيكون من الضروري متابعة مهام العمل فيها. فكيف يمكن استلام زمام السيطرة على الأعمال فيها؟ وكيف يمكن جمع كافة المعلومات المتبادلة مع الفروع لحفظها في نظام أرشيفي؟
في هذه الأيام، يدرك معظمنا أننا لا نستطيع متابعة العمل بسهولة كما في الماضي. فنظرا لعدم كفاءة التعاون داخل الشركات وظهور البيروقراطية نتيجة لذلك وازدياد النفقات الغير الصناعية, فتصبح الشركة أقل فعالية حيث يقضي الموظفون وقتاً أطول في العمليات البيروقراطية, و بالتالي فأن تكاليف كل عميل تصبح كبيرة, في حين تشكل كل ساعة عمل للموظفين استثماراً أقل في إنتاجية الشركة.
لكن هناك طريقة للخروج من هذا الوضع الصعب, ففي السنوات السابقة تم إيجاد أنظمة إدارية متخصصة مثل جروب وير Groupware، وهي برمجيات مصممة لتنظيم وإيجاد تعاون كفؤ ما بين الموظفين داخل الشركة.
إن أهم ما يميز مثل هذه الأنظمة هو خلق بيئة معلوماتية واحدة في داخل الشركة، حيث يستخدم جميع الموظفين ذلك النظام ويتواصلون من خلاله. يساعد ذلك في تحديد مهام العمل بصورة أسرع والسيطرة على إنجازها. ويتم تنظيم معلومات خاصة بكافة العملاء والموردين في النظام تلقائياً.
كما تتمتع هذه الأنظمة بإمكانية الاحتفاظ بأرشيف أوتوماتيكي لتسهيل عملية العثور على البيانات والوثائق الضرورية بسرعة، إضافة إلى أن عملية إعداد التقارير تصبح عملية أوتوماتيكية. ويساعد ذلك على تقييم كفاءة عمل الموظفين بصورة فورية وتقييم جودة عملهم وتطبيق أهداف المبيعات وغير ذلك من الأعمال.
يساعدك استخدام نظام Groupware في الحد من المشاكل البيروقراطية ورفع مستوى كفاءة عمل الموظفين والحد من النفقات. فالنظام هو أداة توفر للشركة مستوى أعلى من التنافسية وتجعل من عملها أكثر كفاءة وفاعلية .
إلقي نظرة على كيفية عمل Groupware في نظام TeamWox
30 تموز, 2010
