إدارة الوثائق الإلكترونية (Docflow) في نظام مجاميع البرامجيات TeamWox

مقدمة

يتم الإنتقال والعمل بتدفق الوثائق الإلكترونية في مؤسسة في نظام TeamWox إدارة الأعمال على شبكة الإنترنت، وذلك باستخدام الوحدة النمطية "وثائق". هذه الوحدة النمطية، دعنا نقول حل للوثيقة، يمكن أن تستخدم في حل مهام docflow التالية:

  • وثائق الشركة الآمنة تخزين (الملفات والبيانات) في شكل إلكتروني
  • أرشيف لمختلف الإصدارات وتاريخ تغييرات الوثيقة، وإدارة السجلات
  • الموافقة على التوثيق
  • العديد من حقوق الوصول ومشاركة الملفات
  • إنشاء تقارير على العمل مع الوثائق

هذه المقالة سوف تصف، بقدر كبير من التفصيل ومع أمثلة، كيفية العمل كفريق مع الوثائق في نظام التعاون TeamWox، بدءاً من كيفية الإتصال بالوثائق وتنتهي مع إنشاء التقرير.

العمل مع تدفقات الوثيقة (Docflow)

نظام مجاميع البرامجيات TeamWox يخزن جميع الوثائق (الملفات والسجلات) في شكل مشفر، والذي يوفر مستوى عال من أمن المعلومات. يمكنك إستخدام واجهة الويب القياسية وبروتوكول WEBDAV للوصول إليها. في الحالة الأخيرة، تظهر المستندات كملفات ومجلدات من محرك أقراص الشبكة في نظام التشغيل العادي.

تدفق الوثائق الإلكترونية وإدارة السجلات في TeamWox

للحصول على المستندات المطلوبة بسرعة في واجهة الويب يمكنك استخدام نظام محرك بحث الشركات.

إدارة الوثائق: الهندسة المعمارية لتخزين الوثائق

نظام تدفق الوثيقة في TeamWox برنامج التعاون يؤسس فقط حقوق الوصول للدلائل. التسلسل الهرمي من الدلائل هو حلقة وصل هامة في نظام تخزين الوثائق الآمن لأنه يسمح بهيكل واضح من الوثائق المخزنة في نظام التعاون، وتحديد حقوقهم. على سبيل المثال، الدليل "العقود" يوفر بيانات عن عقود الشركة مع عملائها. هذا الدليل يمكن الوصول إليه من قبل موظفي قسم التسويق والمدير.

يجب عليك قبل بناء هيكل دلائل الوثائق الخاص بك، الإعتماد على العمل الجماعي في المستقبل مع نظام إدارة الوثائق TeamWox. وهناك نظام منظم بشكل سليم من الدلائل يضمن العمل الجماعي الفعال مع الوثائق الخاصة بالشركة وتخزين ملفات الشركة.

عينة من هيكل الدلائل في  TeamWox

إدارة الوثائق: العمل مع المستندات

وبمجرد الإنتهاء من تكوين التسلسل الهرمي للدليل، يمكنك أن تبدأ في إضافة أو إنشاء مستندات في برنامج إدارة الأعمال الخاص بك. للقيام بذلك يجب عليك إستخدام الأوامر المناسبة في القائمة من الصفحة:

ابدأ العمل مع الوثائق

يمكنك إضافة الوثائق في صيغة ملفات عادية، وكذلك في شكل أهداف TeamWox مدمجة، مثل MindMap، المخططات والرسوم البيانية والوثائق والنصوص، إلخ دعنا ننشيء رسم تخطيطي وحفظه تحت اسم diagram.twv:

إنشاء رسم تخطيطي في TeamWox

بمجرد إنشاء وثيقة جديدة، يمكنك تغييرها. لتلك الأهداف، المدمجة في TeamWox مجاميع البرامجيات، تظهر قائمة تحرير الصور في القائمة العامة للوثائق. بالنقر عليها سوف تفتح محرر مجاميع البرامجيات، والذي يمكنك إستخدامه لتغيير الهدف:

تحرير الوثيقة

لتغيير الملفات العادية تحتاج إلى إضافة نسخة جديدة من الملف في نظام التعاون TeamWox من قسم "النسخة" إلى قسم "معلومات الوثيقة" يتم تنفيذ جميع التغييرات التي أدخلت على وثيقة (باستثناء الحذف) عن طريق إنشاء نسخة جديدة من المستند في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. يمكنك دائماً عرض سلسلة الإصدارات من الوثيقة في القسم المناسب:

إضافة إصدار جديد من وثيقة

إدارة الوثائق: تصنيف الوثيقة

بشكل نموذجي، الوثيقة لديها معلمات إضافية تسمح لك بفهم الغرض منها. هناك إعدادات خاصة للوثيقة في قسم "المعلومات". هذه المعلمات هي:

  • الإتجاه: يمكن أن تكون الوثيقة واردة، أو صادرة، أو داخلية، إلخ
  • النوع: قد تكون هذه الوثيقة عقد، مذكرة، إلخ
  • المسألة: يمكن تعيين عدد للوثيقةً. هذا الرقم قد لا يكون بالضرورة الرقمية، أي أنه يمكن أن يحتوي على حروف ورموز.
  • تاريخ اإتهاء الصلاحية: كل وثيقة لها فترة زمنية خاصة بها، وتكون خلالها سارية المفعول.

إذا قمت بتعيين هذه المعلمات، سوف يصبحوا متاحين للفرز والبحث. هذا هو ما سوف تبدو عليه الوثيقة مع إعداداتها مصورة.

إعداد عرض الوثيقة

إدارة الوثائق: دقة الوثيقة ومشاركة الملفات

عند العمل على وثيقة، تنشأ حاجة لتأكيدها وتوفيقها. هناك نوعان من العمل الجماعي في نظام التعاون TeamWox:

  • القراءة: يستخدم عند بعض الأشخاص أو المجموعات من نظام التعاون TeamWox بحاجة إلى التعرف على هذه الوثيقة.
  • التوقيع: يستخدم عندما تحتاج وثيقة محددة أن تكون موقعة. قد يرفض الشخص التوقيع على الوثيقة إذا رغب.

يمكن تقديم وثيقة أو تخصيصها للتوقيع في قسم "معلومات حول الوثيقة". ويتم تسجيل الإعتمادات والإقرار التالية للوثيقة في خصائصها والتاريخ. لغرض تيسير وكفاءة العمل، تستخدم الإخطارات و أدوات الوثيقة

إذا تم تغيير الوثيقة، كل الإقرارات، التي تمت الموافقة عليها سابقاً، ستكون باطلة.

دعنا نعين وثيقتنا للتوقيع من قبل المدير. سيظهر خط على الفور في خصائص الوثيقة، يبلغنا عن المرحلة الحالية من الموافقة عليها:

مثال على تعيين وثيقة للتوقيع

بعد تعيين الوثيقة، سوف تبدو وكأنها في يد المستخدم "المدير الرئيسي". يمكن للمستخدم إما التوقيع عليها، أو رفض التوقيع:

التوقيع أو رفض التوقيع على وثيقة

إدارة الوثائق: تقارير عن تدفق الوثيقة

العمل مع الوثائق غالباً ما يتطلب تقييم نوعية وكمية عبء العمل على الموظفين، فضلاً عن إستخدام تخزين الوثائق. القدرة على توليد التقارير يساعد على تحقيق ذلك. ويمكن الحصول على تقارير عن مختلف المعايير:

  • وفقاً لأنواع الوثائق. هذا النوع من التقرير يوضح عدد وحجم الوثائق وتجميعها من قبل نوعها. وهذا يجعل من الممكن تقييم إستخدام أنواع مختلفة من الوثائق وإشغال تخزين الوثائق في نظام التعاون TeamWox.

    عدد الوثائق حسب الأنواع

  • وفقاً للمستخدمين والإقرار أثناء العمل الجماعي. ويبين هذا التقرير عدد من الوثائق التي تم إنشاؤها من قبل مستخدمي النظام، فضلاً عن مراحل الموافقة على الوثيقة.

    عدد من الوثائق التي تم إنشاؤها من قبل مستخدمي النظام

  • حدوث زيادة وفقاً لكمية وأحجام الوثائق. يسمح هذا التقرير بتراكم الوثائق حسب عددها وحجمها. ويستند التقرير على الوثائق، والتي تقع في المجلد الذي يعمل حالياً.

    زيادة عدد وحجم الوثائق

تلخيص

العمل مع الوثائق هو جزء أساسي من كل شركة. فعالية برنامج حل الوثائق يؤثر بشكل مباشر على فعالية نشاط الشركة العام. فإن الوحدة النمطية "وثائق" في TeamWox برنامج التعاون تساعدك على إستعادة النظام في نظام تدفق الوثائق في شركتك وستحول العمال الورقية الروتينية إلى عملية بسيطة وفعالة.

نظام إدارة الوثائق TeamWox لديه أيضاً البرمجيات كخدمة (SaaS)أو نسخة عبر الإنترنت، مستضافة، سحابية. أنه يوفر الإتصال عن بعد بتخزين معلومات الشركة والعمل الجماعي - من خلال واجهة الويب. أطلب نسخة مجاناً لمدة شهرين من TeamWox البرمجيات كخدمة 2.0.

مقالات ذات صلة:

  1. وصف TeamWox مجاميع البرامجيات (برنامج التعاون لفريق العمل)
  2. نظام التعاون TeamWox بمثابة محطة واحدة لتخزين معلومات العمل
  3. قم بشراء TeamWox البرمجيات كخدمة حلول إدارة الأعمال مع نظام الهاتف IP PBX!
  4. ما هي البرمجيات كخدمة (SaaS) وما هي مميزاتها؟
  5. البرمجيات كخدمة (عبر الإنترنت، السحابة، الظاهرية) إصدار نظام التعاون TeamWox ومزاياه
  6. مدير المهام (المهام) في نظام التعاون TeamWox
  7. الآراء والملاحظات

26 حزيران, 2014

لإضافة التعليقات، الرجاء Log in or register