Ενσωματωμένα εργαλεία για την εργασία με γραφικά στο Σύστημα TeamWox

Εισαγωγή

Κατά την παροχή πληροφοριών, παρουσιάζετε συχνά η ανάγκη για παροχή πληροφοριών όχι μόνο σε μορφή κειμένου, αλλά και σε γραφική μορφή. Για αυτό το σκοπό, χρησιμοποιούνται συνήθως προγράμματα επεξεργασίας εικόνας ή διαγραμμάτων που είναι εγκατεστημένα στον υπολογιστή. Μόλις οι εικόνες αυτές είναι έτοιμες, αποθηκεύονται σε μορφή αρχείου. Στη συνέχεια, προστίθενται στο ηλεκτρονικό μήνυμα, χρησιμοποιώντας την εντολή επισύναψης εικόνας. Ωστόσο, με το σύστημα TeamWox μπορείτε να βρείτε ενσωματωμένα εργαλεία για την επεξεργασία και την προβολή διαφόρων γραφικών, τα οποία επιτρέπουν την διεκπεραίωση αυτού του στόχου χωρίς τη χρήση οποιουδήποτε άλλου πρόσθετου λογισμικού.

Τύποι Γραφικών Πληροφοριών

Υπάρχουν διαφορετικά είδη δεδομένων, των οποίων η παρουσίαση με επιτυχία απαιτεί την σαφή περιγραφή τους με ολοκληρωμένο τρόπο. Μπορεί να πρέπει να παρουσιάσετε σημαντικές πληροφορίες που να αποτελούνται από αριθμούς, λέξεις, δομή των σχέσεων ή κάτι άλλο. Ως εκ τούτου, για να δοθούν σαφείς πληροφορίες σε μορφή εικόνας, πρέπει να ξέρετε ποια είναι τα σημαντικότερα στοιχεία και τι πρέπει να τονίσετε.

Τα ενσωματωμένα γραφικά στο σύστημα TeamWox χωρίζονται ανάλογα με το είδος των πληροφοριών που μπορούν να περιγράψουν με σαφήνεια:

• Δομικά – οι εικόνες που παρουσιάζουν την πλήρη δομή
• Στατιστικά – αυτές που παρουσιάζουν αριθμούς
• Ελεύθερα - για όλους τους άλλους τύπους.

Τώρα ας δούμε πώς αυτοί οι γραφικοί τύποι παρουσιάζονται στο TeamWox.

MindMap

Για την παρουσιάσετε κάποια δομημένη πληροφορία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα γραφικά από το MindMap.

Το MindMap μεταφράζεται ως " χάρτης των ιδεών". Οι εν λόγω χάρτες έχουν ως σκοπό να παρουσιάσουν το σύστημα της ανθρώπινης σκέψης. Παρουσιάζονται στη μορφή δέντρου: υπάρχει ένα κεντρικό αντικείμενο ("η ιδέα"), το οποίο γεννά μια σειρά κλαδιών ("η ανάπτυξη της ιδέας").

Είναι βολικό να αποθηκεύετε στη μορφή χαρτών τις πληροφορίες που συλλέγονται επί μεγάλου χρονικού διαστήματος.

Δεδομένου ότι οι χάρτες έχουν μια δενδροειδή μορφή παρουσίασης, είναι ιδανικές για να μπορέσετε να φανταστείτε την δομής των πληροφοριών. Χρησιμοποιούνται πολύ καλά ακόμα και ως ένα συλλογικό όργανο για την δομή διάσπαρτων πληροφοριών. Τα αντικείμενα MindMap εφαρμόζονται αποτελεσματικά για:

• Τον σχεδιασμό και ανάπτυξη εργασιών
• Την περίληψη των βασικών εννοιών
• Τον προγραμματισμό προσωπικών υποθέσεων
• Συλλογισμό (brainstorm)
• Εκπαίδευση

Γραφικέ παραστάσεις

Για την απεικόνιση στατιστικών πληροφοριών στο TeamWox μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γραφικές παραστάσεις, ιστογράμματα, περιοχές, γραμμικά και κυκλικά διαγράμματα, τα οποία είναι ενσωματωμένα εργαλεία του συστήματος Τα διαγράμματα βοηθούν στην οπτική απεικόνιση των σχέσεων που μπορεί να υπάρχουν σε διάφορους δείχτες. Έχουν επίσης στόχο την απεικόνιση πληροφοριών, με κύριο συστατικά τους να είναι οι αριθμοί. Για παράδειγμα, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να παρουσιάσετε την δυναμική ανάπτυξης ή την σύγκριση διαφόρων δεικτών.

Το πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου απεικόνισης, είναι η συλλογή μεγάλου αριθμού ακριβή πληροφοριών σε μια μικρή εικόνα. Είναι πολύ πιο εύκολη η ανάλυση και η αξιολόγηση μίας καμπύλης, παρά ένα πίνακα με εκατοντάδες γραμμές, αναλύοντας στο μυαλό σας την έννοια κάθε γραμμής.

Εφαρμογές των διαγραμμάτων:

• Σε Εκθέσεις
• Σε Αναλυτικές Αναφορές
• Στην Παρακολούθηση
• Εμπορία (προώθηση αγαθών)

Διαγράμματα

Για την απεικόνιση ελεύθερων γραφικών στο TeamWox χρησιμοποιούνται διαγράμματα παρόμοια με το Microsoft Visio.

Στην περίπτωση αυτού του διαγράμματος, η εικόνα περιέχει πολλά διαφορετικά γραφικά στοιχεία, που συνδέονται με μία συγκεκριμένη ιδέα. Τέτοια διαγράμματα μοιάζουν με σχέδια με υπογεγραμμένα στοιχεία που συνδέονται με γραμμές αναμεταξύ τους. Αυτά επιτρέπουν την συγκέντρωση στοιχείων σε μια ενιαία εικόνα.

Τέτοια διαγράμματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως οπτική εξήγηση μιας διαδικασίας ή ως σημειωματάριο για τη γρήγορη δομή των συστημάτων. Ο καθορισμός του είδους των πληροφοριών στα πλαίσια της οποίας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα διαγράμματα, είναι αδύνατος, γι 'αυτό το συγκαταλέγουμε ως ελεύθερο είδος απεικόνισης.

Η εφαρμογή των διαγραμμάτων μπορεί χρησιμοποιηθεί για:

• Προγραμματισμό
• Εκπαίδευση
• Έγγραφα
• Εφοδιασμό και διακίνηση
• Σχεδιασμός

Εισαγωγή και δημιουργία αντικειμένων

Αντικείμενα μπορούν να εισαχθούν στο σώμα του μηνύματος (όπως και οι εικόνες)

καθώς και στη μορφή αρχείου συνημμένου σε μηνύματα,

ή σε έγγραφα.

Μετά το πάτημα του κουμπιού "Δημιουργήστε" (Create), θα ανοίξει ένα παράθυρο για την επεξεργασία των αντίστοιχων αντικειμένων. Για κάθε τύπο αντικειμένου χρησιμοποιείται ξεχωριστό πρόγραμμα επεξεργασίας. Δε θα περιγράψουμε τη διασύνδεση των τριών συντακτών, επειδή αυτή η πληροφορία είναι πλήρως διαθέσιμη στη «Βοήθεια» του συστήματος TeamWox: MindMap, Γραφικές παραστάσεις και διαγράμματα.

Σημειώνουμε μόνο τις βασικές λειτουργίες. 

MindMap

In the MindMap editor, much attention is paid to working with the keyboard. You can easily and quickly edit maps using your keyboard only, as if you were typing a simple text. All you need to do is select the central object of the map:

Τότε θα έχετε τα εξής πλήκτρα με τις εντολές:

• Insert – Προσθήκη κλαδιού,
• Enter - Προσθήκη στο κάτω μέρος (για όλα εκτός από το κεντρικό αντικείμενο),
• Shift + Enter - Προσθήκη στο πάνω μέρος (για όλα εκτός από το κεντρικό αντικείμενο),
• F2 – Επεξεργασία
• F3 - Επεξεργασία πολλών γραμμών σε ξεχωριστό παράθυρο,
• Delete – Διαγραφή,
• F4 - Ιδιότητες (Properties)

Μια άλλη σημαντική λεπτομέρεια του συντάχτη MindMap είναι το «Auto style». Μόλις προσθέσετε τουλάχιστον ένα κλαδί, ο χάρτης σας θα χρωματιστεί. Όλα τα κλαδιά του κεντρικού αντικείμενου θα έχουν διαφορετικό χρώμα. 

Αυτό συμβαίνει επειδή η επιλογή «Auto style» έχει τεθεί σε λειτουργία. Αυτή η επιλογή είναι εξαιρετικά σημαντική κατά την κατασκευή μεγάλων χαρτών, προκειμένου να επιλεχτούν διαφορετικές κατευθύνσεις. Εάν απενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία, το πρόγραμμα δεν θα χρωματίζει τα κλαδιά. Μπορείτε επίσης να χρωματίζετε τα κλαδιά και αλλιώς – επιλέγοντας τις ιδιότητες των κλαδιών.

Γραφικές παραστάσεις

Την κύρια περιοχή εργασίας αυτού του συντάχτη αποτελεί ο πίνακας με τα στοιχεία, παρόμοιο με το λογισμικό πρόγραμμα Microsoft Excel. Όταν αλλάξετε τα δεδομένα του πινάκα, θα αλλάξει και η παράσταση. Για την ευκολότερη διαχείριση των δεδομένων χρησιμοποιήστε πρόσθετες λειτουργίες.

Μπορείτε να διαμορφώσετε σειρές από τις γραμμές και από τις στήλες που μπορείτε να τις επιλέξετε από το άνοιγμα προς τα κάτω του μενού (drop-down).

Για τον τίτλο της συγκεκριμένης σειράς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πρώτη στήλη ή τη γραμμή, ανάλογα με από τι αποτελείται η σειρά. Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε την πρώτη σειρά στους τίτλους των αξόνων.

Διαγράμματα

Το βασικό εργαλείο στο πρόγραμμα επεξεργασίας διαγραμμάτων αποτελεί η βιβλιοθήκη έτοιμων σχημάτων, που βρίσκεται στο αριστερό τμήμα του παραθύρου. Τα σχήματα χωρίζονται σε κατηγορίες. Για να δείτε ολόκληρη τη λίστα των κατηγοριών πατήστε στο αντίστοιχο κουμπί.

Μετά το πάτημα θα ανοίξει ένα παράθυρο με τη πλήρη λίστα σχημάτων. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε κατηγορίες που απαιτούνται για την εργασία σας και να κρύψετε τα υπόλοιπα.

Η αυτόματη ισοστάθμιση των σχημάτων είναι πάντα ενεργοποιημένη, για να παρουσιάσετε την κίνηση των αντικειμένων στο σχέδιο με μεγαλύτερη ακρίβεια. Εάν μετακινήσετε ένα σχήμα σε άλλο, θα δείτε ότι αυτό θα προσπαθεί να καλύψει τη διαφορά με τα άκρα του. Η ευθυγράμμιση γίνεται, επίσης σε σχέση με το κέντρο κάθε σχήματος.

Κάθε εικόνα έχει ένα περιγραφικό κείμενο. Για να επεξεργαστείτε αυτό, απλά πατήστε πάνω στην εικόνα δύο φορές. Αν υπάρχει περιγραφή μέσα σε σχήμα, το μέγεθος του θα αλλάξει ανάλογα με το μέγεθος του κειμένου όταν τελειώσει η επεξεργασία.

Όλα τα σχήματα μπορούν να συνδεθούν μεταξύ τους με γραμμές: ευθείες γραμμές , καμπύλες και σπασμένες γραμμές . Αν μετακινήσουμε ακόμα το σχήμα στο οποίο επισυνάπτεται η γραμμή, η γραμμή θα αλλάξει επίσης τη θέση της αυτόματα.

Όλα τα γραφικά αντικείμενα αποθηκεύονται σε διαφορετικά αρχεία, έτσι ώστε όταν πατήσετε στο κουμπί "Αποθήκευση" (Save), θα σας ζητηθεί να καταχωρίσετε ένα όνομα για το αρχείο.

Για να μετονομάσετε ένα αρχείο, πρέπει να ξανά χρησιμοποιήσετε την ίδια εντολή.

Επεξεργασία Αντικειμένων

Τα αντικείμενα που έχουν δημιουργηθεί, μπορείτε να τα επεξεργαστείτε ανά πάσα στιγμή πατώντας το αντίστοιχο κουμπί.

Προβολή Αντικειμένων

Όλα τα γραφικά αντικείμενα εμφανίζονται στο ενσωματωμένο πρόγραμμα προβολής αρχείων. Εάν ένα αντικείμενο βρίσκεται στο σώμα του μηνύματος, αυτό θα παρουσιαστή ως εικόνα. Αν βρίσκεται στο επισυναπτόμενο αρχείο, τότε θα ανοίξει σε διαφορετικό παράθυρο.

Η προβολή των γραφικών αντικείμενων, διαθέτει διαδραστική λειτουργία. Στον συντάχτη MindMap μπορείτε να ανοίγετε και να κλείνετε τα κλαδιά πατώντας σε αυτά. Αν ο χάρτης είναι μεγάλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναζήτηση με τη βοήθεια του «substring». Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε τον χάρτη και να τον μεγεθύνετε . Όλα τα αντικείμενα μπορούν να εμφανιστούν με «Pop-up tips» - μικρά παράθυρα με συμβουλές. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε το αντικείμενο , να το εξάγετε σαν εικόνα , να το λάβετε στον υπολογιστή σας και να το προβάλετε σε λειτουργία σε μεγέθυνση οθόνης .

Όλα τα αντικείμενα γραφικών αποθηκεύονται ως αρχεία, και για να τα μοιραστείτε με άλλους υπάρχει το κουμπί "Share". Όταν πατήσετε σε αυτό τότε εμφανίζεται ο ακόλουθος πίνακας.

Μπορείτε εδώ να καθορίσετε το μέγεθος, και μετά να αντιγράψετε πρόχειρα (clipboard), τον κωδικό html για την εισαγωγή του αντικείμενου σε ηλεκτρονικό μήνυμα εντός του συστήματος TeamWox.

Επιπλέον Δυνατότητες

Ένα σημαντικό πλεονέκτημα των ενσωματωμένων γραφικών αντικειμένων στο TeamWox αποτελεί η συμβατότητά τους με λογισμικά άλλων κατασκευαστών.

Τα αντικείμενα MindMap υποστηρίζονται από τη εφαρμογή «FreeMind». Με αυτή τη βοήθεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα χάρτη στον υπολογιστή σας, να τον φορτώσετε στο σύστημα TeamWox, και χωρίς να το εξάγετε, να εργαστείτε με αυτό άμεσα από τον λογισμικό πλοήγησης σας. Ή αντίθετα: να δημιουργήσετε ένα χάρτη στο σύστημα TeamWox, και μετά να εργαστείτε με αυτό στον υπολογιστή σας.

Μπορείτε να εξάγετε διαγράμματα στο Microsoft Excel 2007. Και αν χρειάζεστε να δημιουργήσετε διαγράμματα με έτοιμα στοιχεία, υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής από τα αρχεία CSV. Συνήθως, τα περισσότερα στατιστικά συστήματα παρέχουν δεδομένα σε μορφή CSV.

Όλα τα γραφικά αντικείμενα μπορούν να εξαχθούν σε εικόνα μορφής PNG. Αυτό μπορεί να γίνει κατά την επεξεργασία ενός αντικειμένου και κατά την προβολή του:

Σύναψη

Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε εύκολα να εργαστείτε αποτελεσματικά με γραφικά χωρίς λογισμικά τρίτων. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε πολλά προσωρινά αρχεία εικόνων, αποθηκεύοντας τα στον υπολογιστή σας, και στη συνέχεια να τα επισυνάψετε ένα-ένα σε ηλεκτρονικά μηνύματα. Δεν χρειάζεται να εναλλάσσετε μεταξύ του λογισμικού πλοήγησης και των διάφορων λογισμικών του υπολογιστή σας. Τώρα όλα αυτά μπορούν να γίνουν στο σύστημα TeamWox.

Οι ενσωματωμένοι συντάχτες του συστήματος TeamWox είναι αρκετοί για να κάνουν την εργασία σας με γραφικά πιο αποτελεσματική. Μερικοί από αυτούς μπορούν ακόμη και να αντικαταστήσουν το πληρωμένο λογισμικό σας.

Δευτέρα, 17 Μαΐου 2010