Circulation des documents électronique dans le système du travail en groupe TeamWox

Introduction

Le mouvement des documents électroniques à l'organisation et le travail avec ces documents se réalisent dans le système du travail en groupe TeamWox à l'aide du module "Documents". Le module donné permet de décider les tâches suivantes :

  • Stockage des documents dans le format électronique
  • Stockage des versions et l'histoire des changements
  • Coordination des documents
  • Restriction de l'accès aux documents selon les droits
  • Formation des rapports selon le travail avec les documents

Dans l'article on examine plus en détail le travail avec les documents dans le système TeamWox, à l'aide des exemples, à partir de la connexion aux documents et en finissant par la formation des rapports.

Travail avec le système de la circulation des documents

Dans le système du travail en groupe TeamWox tous les documents se trouvent dans l'aspect chiffré qu'assure un haut degré de la protection de l'information. Pour les accéder vous pouvez utiliser l'interface web standard et le protocole WebDAV. Dans le deuxième cas les documents et les répertoires se présentent en forme des fichiers ordinaires et des dossiers du disque de réseau du système d'exploitation.

Circulation des documents électronique dans TeamWox

Pour la réception rapide du document nécessaire dans l'interface Web on peut se servir du système de la recherche.

Structure des répertoires

Dans le système de la circulation des documents TeamWox les droits d'accès s'établissent seulement pour les répertoires. La hiérarchie des répertoires est un élément important dans le système de la circulation des documents et permet de structurer et délimiter nettement les droits aux documents stockés dans le système. Par exemple, le répertoire "Contrats" contient les données sur les contrats avec les clients de la compagnie. Les employés du service du marketing et les directeurs ont l'accès à ce répertoire.

Il faut bâtir d'avance la structure de vos répertoires à partir du travail ultérieur avec le système de la circulation des documents TeamWox. La structure correctement bâtie des répertoires permettra d'obtenir le travail effectif avec les documents dans votre compagnie.

Structure possible des répertoires dans le système TeamWox

Travail avec les documents

Après que vous avez configuré la hiérarchie des répertoires, vous pouvez commencer à ajouter ou créer des documents. Pour cela il faut se servir des commandes correspondantes dans le menu de la page:

Commencez de travailler avec des documents

On peut ajouter les documents en forme des fichiers ordinaires, ainsi qu'en forme des objets insérés TeamWox (les objets MindMap, les diagrammes, les graphiques, les documents de texte). Nous créerons le diagramme et nous la sauvegarderons sous le nom diagram.twv:

Création du diagramme dans TeamWox

Quand vous créerez un nouveau document, on pourra le changer. Il y aura l'image-menu de l'édition dans la liste totale des documents pour les objets insérés TeamWox . En cliquant sur elle s'ouvrira l'editeur TeamWox, qui permet de changer l'objet:

Modifier le document

Pour le changement des fichiers ordinaires il est nécessaire d'ajouter une nouvelle version du fichier au système TeamWox du paragraphe "Version" dans le paragraphe "Information du document". Tous les changements du document (à l'exception de la suppression) sont produits à l'aide de la création de la nouvelle version. Vous pouvez regarder toujours la chaîne des versions du document dans le paragraphe correspondant:

Ajout d'une nouvelle version du document

Classification des documents

D'habitude le document a les paramètres supplémentaires, permettant de comprendre sa destination On prévoit pour cela les réglages spéciaux du document dans le paragraphe "Information". Ces paramètres sont:

  • Direction. Le document peut être entrant, sortant, intérieur etc.
  • Type. Le document peut être le contrat, la note, etc
  • Numéro. Le numéro peut être attribué au document . En cela le numéro n'est pas absolument en chiffre, c'est-à-dire il peut contenir les lettres et les symboles.
  • Durée. Chaque document peut avoir la période, pendant laquelle il est valable.

Si établir les paramètres donnés, ils seront accessibles pour le tri et la recherche. Voilà à quoi ressemblera le document avec les réglages faits:

Réglage de l'aperçu pour le document

Coordination du document

En train du travail avec le document apparaît la nécessité de sa coordination. Dans le système du travail en groupe TeamWox existe deux types de la coordination:

  • Lecture. Est utilisée quand des certains gens ou des groupes du système TeamWox ont besoin de faire connaissance avec ce document.
  • Signature. Est utilisée quand il est nécessaire de signer le document défini. La personne peut refuser de signer s'il veut

On peut mettre le document à la signature dans le paragraphe "Information sur le document". L'appropriation et la coordination ultérieure du document est fixée dans ses propriétés et dans l'histoire. Pour la commodité et l'efficacité du travail se sont utilisés les avis et le widget des documents.

Si le document change, toutes les coordinations accomplies se sont annulées.

Assignerons notre document à la signature au directeur de la compagnie. Dans les propriétés du document s'affichera tout de suite la ligne qui informe de l'étape courante de la coordination:

Exemple de l'assignation du document à la signature

Après l'assignation le document est apparu dans le travail chez l'utilisateur "Main Director". L'utilisateur peut le signer, et refuser de signer:

Possibilité de signer ou refuser de la signature du document

Rapports sur les documents

Lorsque on travaille avec les documents souvent apparaît la nécessité d'évaluer la qualité et le volume du travail des employés et l'utilisation de l'entrepôt. Pour cela il y a la possibilité de la formation des rapports. Les rapports peuvent être reçus selon de divers paramètres:

D'après les types des documents. Ce rapport montre la quantité et la taille des documents, en les regroupant d'après les types. Cela permet d'évaluer l'utilisation de différents types de documents et la charge de l'entrepôt des documents dans TeamWox.
  • Nombre de documents d'après les types

  • Selon les utilisateurs et la coordination. Le rapport montre le nombre de documents créés par les utilisateurs du système, ainsi que les étapes de la coordination des documents.

    Nombre de documents créés par les utilisateurs du système

  • L'accroissement selon le nombre et la taille des documents. Ce rapport permet l'accroissement des documents sur leur nombre et leur volume. Le rapport est basé sur des documents dans le dossier courant.

    Accroissement selon le nombre et la taille des documents

Conclusion

Le travail avec les documents - c'est la partie obligatoire du fonctionnement de chaque compagnie. De l'efficacité du système de la circulation des documents dépend l'efficacité de l'activité totale de la compagnie. Le module "Documents" dans TeamWox vous aidera à mettre l'ordre dans la circulation des documents et transformera la bureaucratie paperassière routinière en procès simple et clair.

jeudi 23 septembre 2010

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