在TeamWox Groupware系统中的电子文件流

介绍

在 TeamWox groupware 系统中,针对电子文档的处理和过渡,使用 "文件"模块,该模块可应用于解决以下任务:

  • 以电子格式存储文件
  • 存储各种版本和更改的历史记录
  • 批准文件
  • 设置访问权限
  • 为文档创建工作报告

本文将非常详细的结合实例描述在TeamWox 系统中如果处理文档, 如何连接到文件并创建报告.

使用文件流工作

在 TeamWox 群件系统中所有文档以加密形式存储,它提供了一个高水平的信息安全。您可以使用标准的网络接口或 WebDAV 协议去访问它们。在后一种情况下,文件和文件夹显示为正常的文件和操作系统的网络驱动器的文件夹.

在TeamWox Groupware系统中的电子文件流

在网络界面想要快速的获得您想要的文件,您可以使用搜索系统.

目录结构

在TeamWox系统中,文件只规定了流动系统目录的访问权限。这是目录层次结构中的一个文档流系统的重要环节,因为它允许在一个系统中存储的文件结构清晰,以及他们的权利划分。例如,该目录“合同”提供了有关该公司与客户的合同数据。这个目录可以访问由营销部门和主管人员共同访问

您应该预先建立您的目录结构,这是今后在TeamWox系统中使用文件流的基础。正确的目录结构保证您公司的文件流有效的工作.

Sample Structure of Directories in TeamWox

使用文档工作

一旦您已经配置目录的层次结构,您就可以开始添加或创建文件。为此,您必须使用本页面菜单上相应的命令:

Start Working with Documents

您可以添加常规文件格式的文件,以及内置在TeamWox系统中的各种对象,如组织结构图、图表、图像、文本文件等,让我们创造一个图,并起名diagram.twv保存它:

Creating a Diagram in TeamWox

一旦您创建一个新的文档,您可以改变它。对于这些对象,在TeamWox系统中点击一般的文件清单会出现内置的图片编辑菜单,点击它会打开一个TeamWox 编辑器,您可以用它来改变对象:

Edit the Document

您可以在TeamWox系统中根据需要添加文件版本。通过"版本"一节从文件的"文档信息" 动作. 所有的修改都会记录在单一文件内(除了删除) 建立一个新版本的文档为原有文件。您可以随时查看相应部分文件的版本链:

Adding a New Version of a Document

文档分类

通常,一个文档资料为了让您可以更多的了解它,您可以为它设置更多的参数。在"信息"一节的特殊文档设置,这些参数是:

  • 方向:文件可以进入,发出,内部专用等
  • 类型: 文件可以是一个合同、票据等
  • 索引: 每个文件可以被分配一个数字串,这个数字串不单单包含数字,还可以包含字母和符号
  • 截止日期: 每个文件都有自己的有效期限,在此期间,它是有效的

如果您设置这些参数,它们可以被用于排序和搜索,这是该文件将其调协看待描述等.

Setup of Document Viewing

文档批注

当使用一个工作中的文档,有时候需要确认并调整它。在TeamWox系统中有两种类型的批注:

  • 阅读:当需要某些人或某些群体需要从TeamWox中分享熟悉这个文件本身
  • 签名:一个特定的文档需要另一个人签署,可以让另一个人进行签署,当然他也可以拒绝签署该文件

一个文档可以引进或在有关的文件"文档信息" 一节中进行电子签字,这些信息和文件进一步背书记载在其属性和历史中。为了工作方便和效率,通知文件目的将被使用.

如果文件被修改,所有的背书、原先商定将被作废.

如果我们任命了由负责人签名的文件,A线将立即出现在文档和属性,通知我们现阶段正处于批准状态:


随着文件的任命,将出现在用户"总导演"的处理中。用户服务可以签署或者拒绝签名 :

Sign or Refuse to Sign a Document


文件报告

通过文件往往需要工作的质量和工作人员的工作量评估,并作为基础数据使用。生成报告的能力,有助于实现这一目标. 报告对各种参数分析可以得到:

  • 根据文件的类型。这种类型的报告显示,文件数量和规模,按类型分组他们,这使得它可以评估不同类型的文件并存放在TeamWox中使用

    Number of Documents by Types

  • 根据用户的认可,这份报告显示了该系统的用户创建的一些文件以及对文件的审批阶段.

    Number of Documents Created by the System Users

  • 根据一项增加的数量和大小的文件,这份报告使他们的数量和体积增大的文件。该报告是根据文件得出的,这些文件是在当前文件夹中运行

    Increase of the Documents Number and Size

结论

与文件工作是每个公司的重要组成部分。该文件流系统的有效性直接影响到整个公司的活动成效。TeamWox中的"文件"模块将帮助您恢复您的公司的文件流系统秩序,使处理日常工作文书工作变得简单而有效.

2010年6月8日

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