Создать документ

Модуль "Документы" позволяет создавать в нем различные типы документов. Чтобы приступить к созданию, необходимо нажать кнопку "Создать" в верхней части вкладки:

Создать

В открывшемся меню можно перейти к созданию следующих типов документов:

Текстовый — перейти к созданию текстового документа.

MindMap — создать mind map.

График — создать график.

Диаграмму — создать диаграмму.

После создания в редакторах, карты, графики и диаграммы сохраняются в текущей папке. После этого вы можете назначить их на ознакомление и подписание через окно просмотра информации о них. При создании текстового документа это можно сделать сразу.

Документ будет создан в той папке, в которой вы в данный момент находитесь.

Окно создания текстового документа содержит две вкладки:

Информация

Информация

Данное окно во много схоже с окном добавления документа. В поле "Название" вводится название создаваемого документа. В поле "Описание" вводится краткое описание документа, которое впоследствии будет отображаться в виде всплывающей подсказки при наведении курсора мыши на данный документ в списке.

Главным же отличием является возможность написания текста документа при помощи редактора сообщений, встроенного в TeamWox.

Документы, созданные в системе, могут быть скачаны на компьютер в формате веб-архива *.MHT.

При создании файла с названием аналогичным с уже имеющимся в модуле "Документы" новый файл будет добавлен как версия имеющегося файла. Просмотреть версии файла можно в окне Информация о документе.

Назначить

На данной вкладке выбираются пользователи или группы пользователей, которые должны ознакомиться или подписать документ. Данная функция позволяет в последующем отслеживать ознакомление сотрудников с документами, а также подписывать внутренние документы компании, что исключает дополнительные перемещения сотрудников между офисами. Проследить статус ознакомление или подписанности можно через окно просмотра информации о документе.

create_document_assign

Ознакомление/Подпись — список пользователей/групп, назначенных на ознакомление с документом или на его подписание. У добавленных пользователей и групп данный документ будет отображаться на вкладке "В работе", где они смогут подтвердить прочтение или подписать его. Добавить пользователя или группу можно с помощью кнопки Добавить Добавить. После нажатия будет открыт список всех пользователей/групп, имеющих доступ к данному документу. Работа с ним описана в разделе "Описание интерфейса -> Списки назначенных". Кнопка Удалить всех позволяет удалить все выбранные группы и всех пользователей из соответствующей категории.

Ответственный — в данном поле можно назначить сотрудника, ответственного за документ. При нажатии кнопки "Выбрать", будет открыт список всех сотрудников, имеющих доступ к данному документу.

Организация — в данном поле можно указать привязку документа к одной из организаций, добавленных в соответствующий модуль системы. Документы, привязанные к организации, отображаются на специальной вкладке при ее просмотре. Чтобы указать организацию, необходимо нажать кнопку "Выбрать".

Если документ назначен на подписание/ознакомление сотруднику, не имеющему доступ к папке, где он расположен, сотрудник сможет его просмотреть на вкладке "В работе", а также в виджете на странице "Главная".

После внесения всей необходимой информации для добавления документа нужно нажать кнопку "Добавить". При нажатии кнопки "Отмена" вы будете возвращены в предыдущее окно.